導入事例 | 株式会社ベネフィット・ワン 様

株式会社ベネフィット・ワン 様

入金消込にかかる作業時間を半分以下に削減、資料作成も迅速化

Benefit-one社員「サービスの流通創造」を経営ビジョンに掲げるベネフィット・ワン様(以下、ベネフィット・ワン)。同社では、業務の多角化に伴い事業部ごとにシステムを構築・運用していますが、
これまで各事業部の経理担当者は入金処理を手作業で行っており、その作業負荷が問題となっていました。こうした状況を改善するため同社はアール・アンド・エー・シー(以下R&AC)の入金・回収業務特化型ソリューションパッケージ「Victory-ONE」を導入。入金消込の8割以上が自動で照合されるようになったことで、作業時間も半分以下に減少しました。また、日次によるデータ照合が可能になったことで、各種の資料作成も迅速化。顧客へのアプローチがスピードアップするなど、業務効率の改善にも貢献しています。

ベネフィット・ワンについて

福利厚生アウトソーシングサービスの分野で
業界最大手

小寺 暁子 氏

経営企画室
  小寺 暁子 氏

2016年3月に創業20周年を迎えたベネフィット・ワンは、「サービスの流通創造」を経営ビジョンにユーザー課金型のマッチングサイト「ベネフィット・ステーション」を運営しており、福利厚生アウトソーシングサービスの分野では業界最大手の企業です。同社は2006年から事業の多角化を図っており、2014年からはBtoB市場の深掘りとBtoC市場への本格参入を進めています。
現在、同社は福利厚生事業を中心に、個人会員向け優待サービスのパーソナル事業、報奨ポイントサービスのインセンティブ事業、健康支援サービスのヘルスケア事業などを展開。ベネフィット・ステーションの会員数は、2016年4月で785万人を超えています。この数字について経営企画室の小寺暁子氏は以下のように説明します。
-「オリンピックイヤーに向けてさらなる会員数の拡大を目指しており、2017年4月には1000万人、2021年4月には3000万人の獲得目標を掲げています」(小寺氏)

導入の背景

月4000件の入金処理を手作業で処理
業務の属人化が大きな問題に

上原 大嗣 氏

財務経理部長
  上原 大嗣 氏

ベネフィット・ワンでは、業務および会員数の拡大に対応したローコストオペレーション体制を構築するため、これまで積極投資を行ってきました。2007年には愛媛県松山市にてカスタマーセンターの操業を開始。2009年には自社ビル「松山オペレーションセンター」を建設し、ここに東京と大阪のカスタマーセンターを統合するとともに、事務処理などのオペレーション業務を集約しました。しかし一方で「社内向け業務、つまりバックオフィスシステムの改善は後回しになっていました」と財務経理部長の上原大嗣氏は語ります。
同社の事業の多角化が進む中、システムは事業部ごとに分かれ、運用も事業部単位で異なるものになっていました。各事業部の経理担当者は、ファームバンキングから入金データを取り出し、Excelなどを使って手作業で処理していたそうです。
-「当時は担当者が独自のやり方で入金消込を行っており、業務は共通化されていませんでした。このような人に依存したやり方では、ミスが生じる原因になります」(上原氏)
同社では、月間約4000件の入金処理を行っていますが、処理の種類も多いことから、年々業務の量も増えています。
-「属人化した状態で業務の負荷が増えていくと、担当者が病気で倒れたり会社を退職したりした場合、業務が立ち行かなくなる可能性もありました」(上原氏)

「Victory-ONE G3」導入の経緯

パッケージ製品でありながら
かゆいところに手が届く対応を評価

システム導入イメージ
ベネフィット・ワンでは2014年7月に社長からのトップダウンで会員向けオペレーションのBPRを進めることになり、翌年には経理業務の効率化にも焦点が当てられるようになりました。そこで財務経理部では、前述のような問題を解決するため、入金消込をシステム化して属人化を排し、業務の効率化を図ることにしたのですが、具体的に製品の選定に入ったのは、R&ACから「Victory-ONE」の提案を受けた2015年3月のことでした。

製品の選定においては、「Victory-ONE」の導入、あるいは既存の財務会計システムの機能拡張という2案の一騎打ちとなりました。ここから「Victory-ONE」が選ばれたわけですが、その理由について上原氏は次のように語ります。
-「入金消込の自動化という一点に特化している点を評価しました。またパッケージ製品でありながら、R&ACはインターフェースのカスタマイズ等の面できめ細やかな対応をしてくれました。マニュアルもわかりやすく、電話などのサポート体制もしっかりしていて、まさにかゆいところに手が届く対応でしたね」(上原氏)

最終的に同社は、2015年9月に「Victory-ONE」の採用を決定。2016年1月より業務への導入を開始し、旧システムとの併用しながら3月までテストを実施。4月から本格的に運用を開始しました。

導入効果

入金消込の8割以上が自動で照合可能に
かかる時間も大幅に短縮

浅野 千絵 氏

財務経理部
  浅野 千絵 氏

ベネフィット・ワンでは、「Victory-ONE」の導入により、迅速な入金消込が行えるようになりました。その効果について財務経理部の浅野千絵氏は以下のように説明します。
-「データが自動照合されることで、業務もかなり省力化できました。その割合も、カットオーバーした4月時点では64%でしたが、学習機能の効果もあって6月には80%にまで向上しています。データの取り込みが早く、エラーがないのもありがたいですね」(浅野氏)
また、処理にかかる時間も大幅に短縮されました。稼働前の2月時点では40時間を超えていましたが、4月には30時間に短縮、翌5月には16時間と半分以下になっています。さらに、日次でデータを照合できるようになったことで、各種資料作りにかかる時間も短くなったといいます。
-「債権管理の資料である売掛金年齢表の作成も容易になり、各事業部に向けて提供しているデータも1時間程度で配信できるようになりました。これにより、顧客に対するアプローチがスピードアップするなど、業務効率の改善にも貢献しています。ボタンひとつでリストが出せ、直感的に使えるのもいいですね」(上原氏)

今後の展望

全ての事業部に活用範囲を拡げ
決算の早期化を目指す

現在、ベネフィット・ワンにおける「Victory-ONE」の導入は一部の事業部に限られていますが、今後は全ての事業部に活用範囲を拡げていくことを検討しています。また、入金消込にかかる時間が大幅に短縮されたことから、決算の早期化も可能になるとみており、さらには債権管理の機能を与信にも活用していきたいとのことです。
最後に上原氏は将来への展望を語ってくれました。
-「R&ACは私たちが伝えるあいまいな言葉をよく咀嚼し、常に最適解を出してくれました。今後も当社に寄り添い、しっかりとサポートしてくれることを期待しています」(上原氏)

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Client Profile

会社名:株式会社ベネフィット・ワン
住所:東京都新宿区西新宿3-7-1
設立:1996年3月15日
資本金:15億2700万円(2016年3月末現在)
従業員数:連結1,070名 単体846名(2016年4月1日現在)
事業内容:「サービスの流通創造」を経営ビジョンに、ユーザー課金型のマッチングサイト「ベネフィット・ステーション」を運営。受託企業数は6,453団体、総会員数は785万人(2016年4月時点)。主力の福利厚生事業で培ったサービスインフラを有効に活用しながら、法人向けおよび個人向けに幅広く事業を展開するとともに、海外事業も推進。2006年には東証2部上場。パソナグループ傘下。

https://bs.benefit-one.co.jp/BE-ONE/