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売掛金管理の全体像とシステムによる効率化

売掛金管理の全体像とシステムによる効率化

売掛金の回収状況・遅延状況全体を管理することを意味する「売掛金管理」。売掛金管理業務のミスは、他部署への影響だけでなく会社の信用にもかかわる問題になることもあります。

こちらの記事では、売掛金管理について概要からシステム化するメリットまで幅広く解説いたします。

目次

売掛金管理業務の概要

売掛金処理のイメージ.jpeg

売掛金管理とは、得意先に対する売掛金の回収状況を管理することをいいます。入金管理と意味合いは似ていますが、入金管理は振り込まれた入金や回収した手形などのお金そのものの管理を指し、売掛金管理は債権側の視点にたって発生した売掛金の回収状況・遅延状況全体を管理することを意味します。
 
本記事では、アナログな売掛金管理の煩雑さやシステムによる解決方法などを解説します。

そもそも売掛金とは

売掛金とは、商品や役務などを提供して売上が発生しているものの、得意先からまだ回収できていないお金のことを指します。未収入金とよく似ていますが、どちらも債権であることは共通していますが、売掛金は会社の売上となる営業活動から発生した債権であるのに対し、未収入金は営業外で発生した債権となります。
 
売掛金の回収時に万が一不足や遅延があった場合には、該当する得意先の洗い出しや不足額、遅延理由、遅延期間、督促などを行わなくてはなりません。

売掛金管理が必要な理由

もし売掛金管理を怠り回収漏れが発生してしまうと、得られるはずであったお金が得られないという事態になりかねません。売掛金が回収できないと利益が逼迫され、それを補うために一体どれほどの売上を追加であげなければいけないのかは想像がつくかと思います。
 
また単純に、資金繰りの問題から今後の支払いに影響を及ぼす可能性があります。経営計画という側面からも、新規投資のための資金が足りないという事態に陥ることもあるかもしれません。

売掛金管理の流れ

売掛金業務のイメージ.jpeg

システム化がされていない企業の場合、売掛金管理は下記のような順番で業務することが多いようです。
 
売掛金が長いこと回収できないと、貸倒が発生してしまい永遠に回収できなくなってしまうため、時には法的措置をとることも必要となります。

1.管理台帳の作成

まず、エクセルなどを用いて得意先別の売掛金一覧を作成します。その会社独自のフォーマットを使うこともあれば、インターネット上にある汎用フォーマットを使用する会社もいらっしゃいます。
 
記載する内容は会社によって異なりますが、「得意先名」、「繰越残高」、「当月発生売掛額」、「当月入金額」などが基本的でしょうか。「振込手数料額」や「入金予定日」などの日付関係なども補足項目としてあると便利です。

2.滞留した売掛金の把握

上記で作成した売掛金管理台帳に当月の入金額を記入し、売掛金の過不足や遅延がないかを見ていきます。万が一滞留した売掛金があればその得意先を洗い出します。また、遅延している売掛金総額も併せて洗い出しておきましょう。

3.遅延案件の遅延期間の把握

つぎは、売掛金が遅延している期間を洗い出します。いつの売掛金がいくら足りなくてどのくらいの期間遅れているのか、しっかりと把握する必要があります。
 
念のため、細かい売掛金の過不足も併せて洗い出しておき、先ほど「2.滞留した売掛金の把握」で算出した売掛金総額に照らし合わせて金額が一致するか確認しておきましょう。

4.遅延理由の明確化

未入金の売掛金を特定出来たら、遅延している得意先との窓口になっている営業担当などに連絡し、売掛金の入金が遅延している理由をヒアリングしてもらわなければなりません。場合によっては督促しなければならないので、早急に理由を特定する必要があります。

5.回収の計画

ここまでで、遅延している売掛金について細かく把握できたと思います。ここから、売掛金の回収方法を計画していきます。
 
貸倒が発生しそうな場合はどのような対処をするべきか、リスクマネジメントをしておきましょう。
最悪の場合は法的措置をる必要も出てきますが、こちらに非はないため、不安にかられることのないように努めましょう。

効果的な売掛金回収戦略:タイムリーな回収を実現するための方法

売掛金の効果的な回収は企業の資金繰りに直結する重要な課題です。以下に、効果的な回収戦略をいくつか紹介します。

早期請求 取引完了後、速やかに請求書を発行することで、支払いの優先度を上げることができます。
支払い条件の最適化 業界標準や取引先の状況に応じて、適切な支払い期限を設定します。
インセンティブの活用 早期支払いに対する割引を提供することで、回収を促進できます。
自動引き落とし 定期的な取引がある場合、口座自動引き落としの導入を検討します。
分割払いオプション 高額取引の場合、分割払いを提案することで支払いのハードルを下げられます。
信用管理の徹底 新規取引先との取引開始前に、適切な与信管理を行います。
プロアクティブなフォローアップ 支払い期限が近づいた際に、事前にリマインダーを送付します。

売掛金管理の法的側面:知っておくべき重要事項

売掛金管理には、以下のような法的側面があることを理解しておく必要があります。

消滅時効 民法改正により、一般的な債権の消滅時効は5年となりました。ただし、商事債権は5年、消費者契約に基づく債権は10年です。
利息制限法 遅延損害金を請求する場合、年率20%を超えない範囲で設定する必要があります。
債権譲渡 売掛金を他者に譲渡する場合、債務者への通知または承諾が必要です。
相殺 双方に債権債務関係がある場合、相殺が可能です。
個人情報保護法 個人事業主との取引における個人情報の取り扱いには注意が必要です。
貸金業法 売掛金の回収業

売掛金管理のシステム化によるメリット

売掛金の回収予定のイメージ.jpeg

ここまで解説したように、売掛金管理には多くの工数が必要となることがお分かりいただけたでしょう。では、多様で複雑な売掛金管理業務に対応する「売掛金管理業務特化型のシステム」を導入しシステム化することで、どのようなメリットが得られるかを考えてみましょう。

1.売掛金回収状況のリアルタイム把握

売掛金管理システムには、売掛金の一元管理はもちろん、優れた入金消込機能がついていることも多く、入金消込の結果、売掛金の遅延状況やその得意先はどこかなどリアルタイムで把握できるため、迅速で正確な経営管理を行えます。

2.エクセルの管理台帳からの脱却

売掛金管理をシステム化することで、エクセルによる毎月の売掛金管理台帳の作成工数を大幅に削減することが可能です。
 
売掛金管理台帳は、単月で完結するものではなく、毎月繰り越して更新していくことが多いため、エクセル等ではどうしてもコピーミスや入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しがちです。
 
売掛金一覧の作成から、入金消込、滞留管理まで同一システムで一気通貫に行うことがベストといえるでしょう。

3.全債権、全入金の包括的な管理

ここまで売掛金に注目して解説してきましたが、もちろん未収入金や前受金、手形などの期日債権、繰越など、会社全体の債権/入金は多岐に渡ります。
 
それごとにエクセルブックを作成していたのでは、どんどん煩雑になっていきミスの原因を特定するのも困難になるでしょう。
 
すべての情報を売掛金管理システムに集約することで、包括的な管理や把握ができるようになります。

売掛金管理を効率化するシステム「V-ONEクラウド」

入金消込特化型システムV-ONEクラウドの概要図

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これまで解説したような売掛金管理の業務負担を軽減できるシステム、それが「V-ONEクラウド」です。「V-ONEクラウド」は、入金消込・債権管理業務に特化し、低価格で課題を解決。月末に集中しがちな業務を効率化し、工数削減・早期に正しい月次決算が可能になります。

売掛金管理を効率化する「V-ONEクラウド」の機能

独自の機械学習機能により、異なる名義での振込やおまとめ入金、振込手数料までも学習することで高い照合率を実現します。また、入金データは金融機関に接続して自動で取得が可能。日々の入金確認の手間を削減します。
 
さらに、残高年齢表(エイジングリスト)や滞留一覧表をワンボタンで出力することも可能です。回収状況や滞留状況を営業部門にメール/チャット通知することで、全社的な債権回収意識の向上にも寄与します。

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