消込業務にかかる時間が半分以下に削減！月末月初の経理業務全体の効率化にも貢献

エクセル管理とシステムの二重登録作業
少しのミスでもリカバリーに非常に時間をとられてしまっていた

──V-ONEクラウドを導入する前の消込業務は、どのように行われていましたか？

鈴木様： エクセルで債権の一覧表を作成し、その表をもとに入金があった案件を確認して、販売管理システムに請求明細ごとに一件ずつチェックを入れていました。
入金情報はインターネットバンキングからダウンロードしてきて印刷し、どの入金がどの取引先からのものかを目視で突合していました。また取引先様によっては支払通知が事前に届くのですが、こちらもエクセルで管理していました。

（経営企画部　経理室　鈴木様）
※本インタビューは新型コロナウイルス感染拡大防止のため、ウェブ会議ツールを用いて行っております。

──だいたいの入金件数と、消込にかかっていた時間、人数をお聞かせ願えますか？

鈴木様： 業務は基本的に私一人で行っていましたが、忙しくなる決算期の3月末には、市川さんと手分けして行っていました。
入金消込の件数は、繁忙期には1,000件ほどありまして、作業時間はだいたい月に15時間ほど掛かっていたと思います。

月中は比較的入金が少ないので、多くても1時間あれば業務を終えられるのですが、3週目ぐらいになってくると1時間から2時間に増え、月末になるとほぼ一日を費やすような状況でした。

特に決算月には入金が特に多くなりますので、月初の業務に影響が出ないように残業して対応するということもありました。

――業務に時間がかかることのほかに、どのような課題がありましたか？

鈴木様： 手作業での消込業務でしたので、ミスが発生してリカバリーに非常に時間がかかってしまう、ということがありました。
例えば販売管理システムに入金情報を登録していく際、誤ってずれた行にチェックをいれてしまい、いざ登録を行おうとしたときにミスが発覚して、そこからどこを間違えたのか見直す…というような手間が発生していました。

消込に特化したシステムを導入するという発想が当時はなかった
販売管理の改修やRPAと比較して最終的にV-ONEクラウドを選定

──消込業務のシステム化に踏み切ったきっかけがあれば、教えてください。

市川様： エクセルと販売管理システムの二重入力という形になっていたこともあり、もともと課題感は持っていました。
しかし、消込業務だけにピンポイントでシステムを導入するということは当初想定しておらず、現行の販売管理システムを改修するか、またはエクセルから自動で販売管理システムに入力できるようなRPAを導入する、という手段を検討していました。

システムの改修という手段は、費用がかなり高くなるということと、弊社独自の改修になることでその後のメンテナンス性が落ちてしまう、というところが課題となり、見送りとなっていました。

そんな中、東京でおこなわれたイベントでR&ACのブースに立ち寄ったことが、入金消込専門システム『V-ONEクラウド』を知ったきっかけとなりました。
初めて「消込に特化したシステムがある」ということを知りまして、その場でデモを見させていただき、これは良さそうだということで導入検討を始めました。

──他社の消込サービスは検討されましたか？

市川様： V-ONEクラウドを知ったうえで他社製品も検討はさせていただいたのですが、弊社では消込業務のみに課題感がありましたので、それ以外の機能がついているシステムはその分費用が上がってしまうなど弊社にはマッチしませんでした。そのため、V-ONEクラウドを選ばせていただきました。

――V-ONEクラウドの導入中、気を使われたことや苦労されたことはありましたか？

鈴木様： 先ほど申し上げた通り、消込業務は繊細でミスが許されない領域ですので、導入作業は慎重に行いました。特にV-ONEクラウドを導入する場合、会計システムや金融機関からの入金自動取得などのシステム間連携がありますので、データ連携がうまくいくかどうか不安な部分がありました。

ただ、サポート体制が充実しており、システム連携の設定もスムーズに進めることができ大変助かりました。もともと導入には時間がかなり掛かるだろうと考えていたのですが、手厚いサポートのおかげでスケジュール内に導入することが出来ました。

消込業務にかかる時間が15時間→5~7時間と半分以下に！
リソースに余裕ができ、月末月初の経理業務全体の効率化に貢献

――それでは、V-ONEクラウドの導入効果について伺わせてください。
作業時間は削減できましたでしょうか？

鈴木様： もともとの月間15時間ほどの業務時間と比べて、今は5~7時間ほどと半分以下に業務時間が短縮されました。

消込業務にあてる時間が短縮されたことで、結果的に月末月初の経理業務が全体的に前倒しで進められるようになり、後工程のスケジュールにも余裕が出てきたことは大きいですね。これまでは月末の消込業務に重点が置かれていましたが、今は月初の業務に集中できるようになったことで、逆に月初の方がピリピリしている気がします（笑）。

市川様： これまで消込業務の負担が大きかったため、月末の鈴木さんは消込専属のような形で業務を行っていましたが、そこのリソースが空いた分いろいろな業務を任せられるようになってきたかなと思います。

――入金の照合率はいかがでしょうか？

鈴木様： 9割ほどの入金が自動で照合できています。明細の多い大きな取引先様などは多少目視で確認する必要もありますが、販売管理システムに一件ずつチェックを入れていた頃に比べると、業務負担が大きく削減されました。

――これは特に役に立っているという機能やポイントがあれば、教えてください。

市川様： 入金消込の履歴が一覧で出力できますので、担当営業から入金に関する問い合わせを受けた際もすぐに入金日付などが見られ、とても便利だなと思っています。
また未入金の情報を各部署に共有する際にも、滞留明細一覧表をV-ONEクラウドから出力してすぐにフォローが行えますので、そこも重宝しています。

（経営企画部 経理室 市川様）

――今回リモートでインタビューをさせていただいておりますが、貴社では現在消込業務もリモートで行われているのでしょうか？

鈴木様： そうですね。弊社では現在リモートワークが推奨されておりまして、入金消込業務もリモートで行っています。
会社の規定で社外へデータ持ち出しができないこともあり、エクセルで業務していた当時は在宅で入金消込を行うことは思いもよりませんでしたね。

V-ONEクラウドであればオンラインで業務が行えますし、入金の遅延や差異が発生した際にも営業へ電話で確認をとる、という形で出社せずとも対応できるようになりました。

――その他、V-ONEクラウドの導入で、何か副次的な効果はありましたか？

鈴木様： 以前は月末に市川さんにお手伝いをお願いしていましたので、リソースをお借りして申し訳ないなという思いとプレッシャーを感じていました。
また、販売管理システムの画面を凝視しながら一つずつチェックを入れていく作業をしていましたので、当時はしかめっ面で話しかけられないようなオーラを出しながら業務をしていたように思います。

今では自動消込で効率よく業務が進められるようになり、こうしたプレッシャーやストレスから解放されました。

また、導入作業と並行して消込業務に関するマニュアルも整備しました。これまで属人化といいますか、消込業務にある程度慣れた人でなければ出来なかったという背景がありますが、V-ONEクラウドと作成したマニュアルがあれば、他の方でも入金の処理は出来るようになったかと思います。

今回はインタビューにご協力いただき、ありがとうございました！