未払いを解決する督促状の書き方｜催促状、催告書との違いや書く際の注意点も解説

督促状とは未払いや未返済などが生じた場合に、なるべく円滑に問題を解決する手段の1つとして相手側に送付する書面です。相手側を刺激せず、かつ行動を促す文面に仕上げる必要があります。

この記事では督促状と催促状の違いを解説した上で、記載例をもとに正しい督促状の書き方を紹介します。

督促状とは？｜催促状とどう違うのか

顧客や取引先からの債権回収が滞った場合、相手側に対して支払を促す通知を送らなければなりません。通知の仕方には段階があり、一般的には、まず営業担当がメールや電話などで先方にリマインドをします。連絡後、入金されない場合「催促状」を送り、それでも事態が進展しないときに「督促状」を送ります。

督促状と「催促状」「催告書（催告状）」との違い

未払いの債権が発生した場合、まずは営業から先方の担当者にメールや電話で支払日が過ぎていることを伝える連絡をします。その後も入金が確認できない場合には、相手に失礼にあたらない内容で催促状を送ります。催促状には法的拘束力がなく、あくまでも相手に未払いの状況を知らせて、支払を促すことが目的です。

一方、督促状になると、その目的は未回収債権に対する支払要請に変わります。さらに督促状には、「法的な措置に移行する」という内容を記載することも可能です。ただし催促状と同様に、督促状にも法的拘束力はありません。

では、督促状と催告書（催告状）は何が違うのでしょうか。一般的な債権債務関係においては、督促状と催告書は単に言葉の違いと考えればよく、どちらを使用しても問題ありません。しかし、督促状は普通郵便で、催告書は配達証明付き「内容証明郵便」で送られるのが一般的です。内容証明郵便で送ることで裁判時の証拠書類となるので6か月間時効を延長できるといった一定の効力が生じます。

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督促状を送るタイミング

ビジネスで督促状を送付する場合、相手は取引先や顧客になるはずです。そのため、最初から厳しい表現で支払を迫ることはできません。まずは未入金であることをしっかりと確認してから、催促状を送付して状況を通知します。

相手側の入金ミスなどが原因の場合、この時点で解決する可能性は高いですが、まったく反応がないときには、一定期間置いてから「催促状」に続けて「督促状」を送付します。督促状を送れる回数は決まっておらず、相手に対して必要なだけ対応を求めることが可能です。

督促状の書き方｜基本構成

ここからは、具体的な督促状の書き方を解説します。決まった書き方はありませんが、必要な記載事項については、漏れなく書かないと督促状の効力を発揮できません。基本的な構成をテンプレートなどに保存しておき、状況に応じて使い分けることをおすすめします。

以下順番に、督促状に必要な記載事項を紹介します。

発行日

日付には督促状の作成日、もしくは送付日を記載します。督促状は現時点での支払い遅れを伝えるものであるため、この手紙がいつ発行されたかを明確にする必要があります。後日手続きが必要になった場合に、督促状を確実に特定できるようにするためです。

表題

最初は「お支払のお願い」などの穏やかな表現をおすすめします。繰り返し送付しても反応がない場合には、「督促状」と記して相手側に責任を自覚してもらいます。

宛先

通常は「株式会社○○御中」のように、相手の会社名（個人事業者名）でも十分です。必要であれば、部署や担当者名を追記するとよいでしょう。

差出人

督促状を送付する側は、会社名・部署名・担当者名まですべて記載します。さらに直接の上司の記名と捺印も必要です。

支払の要求

督促状の本題にあたる部分では、何の支払についてなのかを明記すると同時に、金額と支払期日についても記載します。また相手方の支払う意思を問う一文も記載するとよいでしょう。

法的手段の告知

督促状に対する適切な対応がない場合には、最終的に法的な措置に移行することを告知します。また遅延損害金・延滞利息・再請求手数料についても明記する必要があります。

督促状の書き方｜例文

ビジネスで督促状を書く機会はごく一部に限られています。そこで、実際に督促状をどのように書くべきか、用途別の記載例を紹介します。督促状を書く必要が生じたときなどに、ぜひ参考にしてください。なお、例文に使用した名称や日付、金額はすべて架空のものです。

商品・サービス利用者への督促状

相手は顧客や取引先になるので、なるべく穏やかな文面で支払を促します。

融資先への督促状

融資した相手に対する督促状も、基本的には「商品・サービス利用者」の場合と変わりません。

まとめ

督促状は相手の責任感を喚起し、支払や返済を促すことが目的です。また、相手の反応を引き出すためにも、連絡を求める一文を必ず記載しましょう。
上記の記載例を参考にして、状況に合わせた督促状を作成してください。