『口座振替依頼書』とは｜書き方とよくある不備を解説
料金の支払い方法で口座振替を選択した場合、『口座振替依頼書』を記入する必要があります。しかし、『口座振替依頼書』がどのような書類なのか、どのように記入すればいいか分からずに悩んでいるという方も多いのではないでしょうか。
この記事では、『口座振替依頼書』とはどのような書類なのか、『口座振替依頼書』の書き方なども解説します。
目次
手続きの大まかな流れ
- 口座振替依頼書を記載するための情報(銀行名や名義など)を用意する
- 口座振替依頼書を支払い先の企業や団体などから受け取る
- 口座振替依頼書を記載し、引き落としに利用する金融機関に提出する
『口座振替依頼書』とは
『口座振替依頼書』とは、料金の支払いで口座振替を利用する方が、『引き落としで利用する金融口座を登録するために記入する書類』です。
「口座番号を相手に伝えれば自動で引き落としされるのでは？」と疑問を抱く方も多いかもしれませんが、引き落としを行うには口座番号だけではなく下記の情報が必要です。
- 銀行名
- 支店名
- 口座番号
- 口座名義人
- 銀行印 など
これらの情報が金融機関に提出された内容と一致してようやく引き落としされます。
つまり、『口座振替依頼書』は料金の引き落としを承諾すると同時に、金融機関に提出している内容と一致するか照合するための書類と言えます。なお、初回のみ記入が必要で、2回目以降の引き落としでは作成する必要はありません。
どこでもらえる？
『口座振替依頼書』を受け取ることができる場所として、以下の2つが挙げられます。
- 支払い先の企業や団体
- 口座開設している金融機関
企業や団体のサービスを利用する場合は、企業や団体に問い合わせれば『口座振替依頼書』を用意してもらえます。また、銀行などの金融機関、役所、郵便局などにも置いてあります。
どこに提出する？
記入が完了した『口座振替依頼書』は、引き落としに利用する口座を開設した金融機関に提出することで手続きを進められます。口座を開設した支店に提出する必要はなく、最寄りの支店への提出も可能です。
また、直接金融機関に提出することが困難な場合には、支店に郵送することで口座確認を行える金融機関もあります。
Webでの手続きであれば依頼書が不要になる
Webで手続きを行う場合『口座振替依頼書』の提出は必要ありません。指定の情報を埋めるだけで引き落とし口座の登録を済ませることが可能です。
口座振込依頼書を取得、作成する手間を省けるので簡単に引き落とし口座の登録を済ませることができます。
口座振替とは｜利用者、事業者それぞれのメリット
口座振替とは、企業や団体などのサービスを利用した際の代金が自動的に銀行口座から引き落としされる決済サービスです。口座振替の利用者にとっては、支払い忘れで延滞金を課されるリスクが軽減される、支払いの手間を省けるというメリットがあります。
デメリットとしては初回の手続きが複雑になり、利用できるようになるまで2～3カ月程度の期間がかかることが挙げられます。
提供する事業者にとっては、代金を確実に回収できる、自動化されているので代金の回収の手間を省けるなどのメリットが挙げられます。
『口座振替依頼書』の書き方｜ゆうちょ銀行とそれ以外で記入法が変わる
『口座振替依頼書』を記入する際には、口座を作成する際に使用した銀行印と口座情報（通帳やキャッシュカードなど）が必要です。
また、引き落としで利用する口座がゆうちょ銀行なのか、それ以外なのかによって記入方法が異なるので注意が必要です。
それぞれの『口座振替依頼書』の書き方を詳しく見ていきましょう。
ゆうちょ銀行の口座が指定された場合
使用する用紙によって多少異なりますが、以下の手順で記入を進めます。
- 口座名義人を記入
- ふりがなを記入（カタカナの場合はカタカナ）
- 届出印を押す（複数枚ある場合は全てに押印）
- 通帳記号を記入
- 通帳番号を記入（記入する際は右詰め）
- 申込人の名前の欄には所有者の名前を記入
- 住所と電話番号を記入
【ゆうちょ銀行向けに書く場合の一例】
記入欄が複数枚にわたっている可能性があるので記入漏れがないか確認しましょう。
ゆうちょ銀行以外の銀行口座が指定された場合
使用する用紙によって多少異なりますが、以下の手順で記入を進めます。
- 金融機関を記入（銀行・信用金庫・組合のいずれかを選択）
- 普通預金または当座預金を選択
- 口座番号を記入（記入する際は右詰め）
- 口座名義人を記入
- ふりがなを記入（カタカナの場合はカタカナ）
- 届出印を押す（複数枚ある場合は全てに押印）
- 申込人の名前の欄には所有者の名前を記入
- 住所と電話番号を記入
【ゆうちょ銀行以外の銀行向けに書く場合の一例】
こちらも記入欄が複数枚にわたっている可能性があるので、記入漏れがないか確認するといいでしょう。
『口座振替依頼書』でよくある不備
『口座振替依頼書』に不備があった場合、手続きを進めることができません。速やかに手続きを進めるには、どのような不備があるのか事前に把握し、気を付けて作成することが大事です。
『口座振替依頼書』でよくある不備として、以下の5つが挙げられます。
- 印鑑（サイン）相違、不鮮明
- 印鑑捺印漏れ、サイン記入漏れ
- 口座情報の記載ミス
- 預金種目の選択漏れ
- 訂正印漏れ
『口座振替依頼書』は転写式になっていることが多いです。そのため、1枚目に記入することで全ての必要事項を埋められますが、捺印やサインは全ての紙に行う必要があります。1枚目に捺印やサインしたからと安心せず、全てのページに行うようにしましょう。
また、金融機関の合併によって金融機関名や支店名が変更になっているケースも多いため、最新情報を『口座振替依頼書』に反映するようにしてください。
記載内容を誤った場合、修正ペンや修正テープで修正してはいけません。訂正がある場合は訂正箇所に二重線を引き、押印かサインの記入をする必要があるので注意しましょう。
まとめ
口座振替は、支払い忘れを防いだり、支払いの手間を省いたりできるので便利です。しかし、口座振替を利用するためには、『口座振替依頼書』を作成して提出、Webで手続きのいずれかを選択して引き落とし口座を登録する必要があります。
『口座振替依頼書』を作成して提出する際は、不備があると口座振替がうまく完了せず、書類の再提出が求められます。速やかに口座振替を利用するためにも、不備がないか確認してから提出しましょう。
