RPAからV-ONEクラウドへリプレイスして75％削減‼約1,500件/月・610時間の膨大な消込作業が140時間に!!

基幹システムの刷新とDX化のさらなる推進

西友では、経営改革の一環として、2023年から2024年にかけて全社的に新たな基幹システムへ移行しました。短期間でのきわめて困難なプロジェクトでしたが、全社一丸となって取り組み、新たなシステムが無事に稼働に至りました。
 
新たな基幹システムの導入では、まず全社システムのベースとなる大きな部分を移行させ、その後付随する個別のシステムをDXプロジェクトで構築していきました。会計システムに関連するシステムでは、以前より課題になっていた債権の消込について、DXプロジェクトにおいてより最適なオペレーションを目指すべく、ソリューションを探しました。

テナント事業の消込件数が約1,500件/月と膨大で610時間/月

スーパーマーケットでの店舗売上は、レジにおける現金やクレジットカード・QRコード決済などのキャッシュレス決済で対価が回収されます。対象となるクレジットカード会社やQRコード運営会社、決済代行会社の数は多くないため、債権の消込作業に関しては、課題がありませんでした。
 
一方で、西友がテナント事業として物件の一部をテナント様や仕入のお取引先様へ貸し出す取引では、月に約1,500件の債権が発生するため、西友社での消込作業に610時間/月という膨大な時間がかかり、課題となっていました。

テナント事業の消込作業に関する課題

「 V-ONEクラウド導入前は、各基幹システムより債権データ、財務システムより入金データを取り出し、Excelで消込明細のリストを作成。RPAで債権額と入金額が合致する伝票に自動でチェックが入り、消込作業を手動で行っていました。その中でもシステムの処理能力や複雑な入金消込作業による属人化、管理帳票作成の負荷が債権管理の課題となっていました。」（経理部シェアードサービス　ダイレクター　矢内様）

導入前の運用フロー図

時間がかかるデータ抽出と消込作業のシステム処理時間の短縮

旧システムでは、1件あたり3分程度、照合するまでに時間がかかり、今後データが蓄積していくとさらに時間がかかってくる可能性がありました。また、利用者が多くシステムに負荷がかかる時間帯は、数時間使用できないこともありました。

消込作業の効率化、及び属人化の解消

1：1のようなシンプルな消込作業の場合には、請求と入金の紐づきを容易に把握できていました。しかし、複雑なケースになると、1社に発生している複数の請求をまとめて入金される“おまとめ入金”、一方で請求は1つですが入金は複数にわかれている“分割入金”が発生します。これらは、担当者の経験則でないと煩雑で難しいため、消込作業が煩雑で“職人技”のように属人化していました。

管理帳票作成の負担軽減

管理帳票を作成する際に、各勘定科目の補助簿を財務・会計システムからダウンロードし、データ結合やファイル成形などで帳票を作成する必要がありました。

展示会で発見した入金消込・債権管理に特化したシステム「V-ONEクラウド」

どんな経緯でV-ONEクラウドを知りましたか？

「2023年9月に幕張メッセで開催されていた「会計・財務EXPO」でR&ACのブースを見つけ、製品に触れたのがきっかけでした。ブース内でV-ONEクラウドのデモンストレーションを見て、まさに自分たちが求めていた最適なソリューションだと感じました。展示会終了後、すぐに営業担当の方から連絡があり、実務を担当するチームメンバーにもイメージが湧くようにデモンストレーションや製品説明の機会を設けました。」（経理部長　舟本様）

社内で他社製品も含め比較検討されましたか？

• 運用にフィットするか
• 他社サービスと比較
• 営業担当者のサポートはよいか

「上記の観点から比較し、機械学習により継続的に照合率を改善できる点や上流の業務プロセスが変更になっても柔軟に対応可能な部分に大きな優位性を感じました。」（経理部シェアードサービス　中山様）

「V-ONEクラウド」を導入する決め手は何でしたか？

• 営業担当者の対応
• サポート面
• 製品の良さ

「上記の点が決め手となっていますが、特にトライアル期間中に、V-ONEクラウドを操作したところ、システムの動作が軽く、弊社での懸念事項を解消できる印象を持ちました。また、同期間にR&ACの営業担当の方に業務ヒアリングいただき、実データによる消込シミュレーションを行った照合率が想定した以上によかったことから導入を決定しました。」（中山様）

V-ONEクラウドは柔軟にカスタマイズが可能なため、妥協点の調整が必要だった

「V-ONEクラウドは、カスタマイズが可能で要望に応じて柔軟にカスタマイズできるため、当然インターフェイスは便利な方が良いのですが、あまりカスタマイズしすぎるとコストが上がりすぎてしまうので、妥協点を見つけるために利用者へ理解をしてもらうための調整が必要でした。」（矢内様）

導入後は消込作業の工数を80％削減！自動照合率も20％向上‼

V-ONEクラウド導入後は、消込作業にかかる時間が610時間/月から140時間/月へ大幅な削減となり、自動照合率も大きく向上しました。RPAではカバーできなかった一括請求/複数入金、また複数請求/一括入金の場合でもV-ONEクラウドで自動照合ができるようになりました。担当者の手動による“職人芸”のような消込作業でノウハウが担当者だけにたまる属人化を防ぎ、業務を標準化する環境が整いました。

導入後の運用フロー

Q. V-ONEクラウドの使いやすさや良いところを教えてください。

• 動作が軽快で、ユーザーインターフェイス（操作画面）がわかりやすい。
• 一度、消込したレコードも元に戻すなどレコードのステータスが自由に行える。
• 各伝票にメモ機能があるため、担当者間での情報共有ができるようになった。
• グルーピング機能で複数の振込名を持つ取引先を1つにまとめて消し込むことができる。
• 消込画面をカスタマイズし、必要情報を表示できたので、事前レポートの取得が不要になった。
• 入金・売掛金の帳票がシステムで自動生成されるため、毎月作成する負担がなくなった。
• カスタマイズの際も業務フローを理解して、受け入れやすい提案をしてくれた。

今後の債権管理体制の強化や展望について教えてください。

「入金消込の作業工数は大幅に改善でき、属人化を解消する体制も整いました。これを機にさらに照合率を上げていくことを目指しています。そのためには、請求側の計上方法も再検討する必要がありそうです。現在、複数請求はまとめて1つの仕訳に起こしていますが、一括消込処理をもっとスムーズに行えるよう請求毎に仕訳を生成できるように、上流システムで生成している債権仕訳の変更を検討したいと思っています。また、入金が先行して、後から債権計上が発生することがしばしあるため、債権発生時点で計上してもらう早期計上の周知もこれから徹底していこうと考えています。」（中山様）