自動消込率が91％まで上昇！導入から3年でVictory-ONEは今や仕事の中心にある存在

きっかけは全社の基幹システム更新。この際に古い業務フローは刷新しようと考えた

株式会社有隣堂では、今から約3年前、運用していたオフコンのサポート終了を機に、基幹システムを全面的に刷新しました。同社の経理部売掛管理課では、それまで使用していた業務システムのベンダーに更新を依頼したものの、サービスが終了。以前のシステムはスクラッチだったため、自社の業務フローに合わせた完全オリジナルで設計していたので、使い勝手に不満はなかったと言います。だからこそ、サービスの終了に困り果てていました。そんなとき「Victory-ONE/G4」を紹介されたといいます。

「前のシステムに大きな不満があったわけでは無いのです。後継のシステムがあれば、そのままお願いしていたかもしれません。でも後継は無いといわれ、困ったなぁというところから始まりました。実は数年前からアナウンスは受けていたので、全社の基幹システムを入れ替えるタイミングで替えないと、とは思っていました。全社でリプレースのプロジェクトが立ち上がり、売掛管理課のシステムは私が担当することになりました。」（土田氏）

Victory-ONE導入前のフロー

そこで一旦は、新しい基幹システム（販売管理、会計）を担当するベンダーに売掛金のシステムもお願いしようと考えたそうですが、これもうまくいかなかったそうです。

「当社の決済データの複雑さや、さまざまな売上方法などシステムが複雑だったのか、理解をうまく得られず、なかなか思うように進みませんでした。我々の望むスピードで対応してもらえなかったのです。
それでもリプレースの時期はどんどん迫ってくる…と困り果てていたところ、当時の情報システムの課長からR&ACさんを紹介してもらいました。そして、R&ACさんは営業担当の方のプレゼンがよかった！（笑）経理業務に合わせた機能の利便性がよく伝わって、スムーズな導入も予感できた。これが当たりでした。」（土田氏）

そして、これを機に同社の独自すぎる業務フローを標準的なフローに近づけることも視野に入れ入金消込・債権管理専門ソリューションのVictory-ONE/G4を選択、売掛管理課のメインシステムが決定しました。Victory-ONE/G4はオンプレミスのシステムですが、クラウドではなくオンプレミスを選んだことにも理由があります。

「先ほど申し上げたように、当社は決済データが複雑で、さまざまな売上方法があります。この複雑なデータ処理に対応してもらうためには、システムのカスタマイズが必須でした。カスタマイズが難しいクラウドは選択できなかったのです。（※1）」（土田氏）

R&ACでは、同社のご要望を満たすためにVictory-ONE/G4にもともとパッケージで販売していたVictory-ONE【決済管理】の機能をカスタマイズで組み込みました。このようなカスタマイズが自由にできることはオンプレミスの魅力の一つです。（※1）

「本来であればパッケージをそのまま使い、当社の運用も変えていきたかったのですが、現実はそうはいかず、官公庁向けの消込の部分は作っていただきました。官公庁との取引はとくに仕組みが複雑で、ここだけは特別に作らないと効率が下がってしまう。」（土田氏）

また、同社ではどうしてもカスタマイズが必要な箇所以外は、Victory-ONE導入前の業務フローにシステムを合わせて、カスタマイズしなかったといいます。以前の基幹システム運用時には、昔ながらの業務フローに合わせて作り込んでしまったがゆえにローカルルールが横行し、業務の効率を阻害することにもなっていたのです。

そこで同社は、基幹システムの刷新に合わせて業務フローを見直し、いわゆる世間の標準といわれる業務フローを導入して業務効率の向上を図りました。Victory-ONE/G4は、大きなトラブルもなくスムーズに導入されました。この一因には、自分たちのやり方にこだわらなかったことも大きかったと土田氏は語ります。

「基幹システムもオープン系になったのだからシステムに合わせないと。新しいシステムを導入するのであれば、世間の標準、最新の運用方法に一歩でも近づきたかったのです。基幹システムの入れ替えプロジェクトでも『過去のやり方にこだわるな』といわれていましたからね。その成果もあって、Victory-ONE/G4の導入後は消込速度や入金されていなかった顧客への督促もすごく改善されました。売掛管理課のメンバーは私以外に8名。当時は業務フローが変わることに不安があったかもしれませんが、今はみんな大喜びで使っています。」（土田氏）

32万口座の入金消込が劇的に改善！自動消込率が91％になった

Victory-ONE/G4を導入して、とくに劇的な改善効果があったのは大手事務用品通販会社の入金消込だといいます。有隣堂は書店事業の他に大手事務用品通販会社の代理店事業も展開しており、同社の得意先口座35万口座のうち、この代理店事業で32万口座を占めていました。従来のシステムでは、同社独自で管理している顧客コードと大手事務用品通販会社の受注管理システムから発行される顧客コードは異なるため、旧システムに売上情報を取り込むためには、どうしても同社独自の顧客コードに変換する必要があった同社。

しかしVictory-ONE/G4の導入を機に、業務フローの見直しに取り組むと決めていた土田氏は、今まで使えなかった大手事務用品通販会社のコードをそのままVictory-ONE/G4で使えるように自社の顧客コードのマスターデータも見直し、大手事務用品通販会社の受注管理システムから発行される顧客コードをそのまま使えるように自社の顧客コードを変更しました。その結果、大手事務用品通販会社の売掛管理業務の効率が飛躍的に向上したのです。

「今までは大手事務用品通販会社の売掛だけで、毎日2名の担当者がつきっきりでした。毎日、個別消込の際は2つのコードを確認しないと消込業務が行えなかったのです。それがVictory-ONE/G4導入後はこの業務を軽々とこなし、これ以外の業務もできるようになりました。控えめにみても1人分は仕事が減ったように思います。毎月1人が別の仕事に関われるというのは大きいです。」（土田氏）

Victory-ONE導入後のフロー

「大手事務用品通販会社の売掛管理担当者は、学習機能が優れているのでメンテナンスをすることによって自動消込率が上がっている、といっています。35万口座のうち32万口座ですからね。これは大きい。
また営業の売上計上の仕方や決済方式も変えてもらいました。当時はまだ現金回収が多くて、これは手動で消込することになってしまいますからね。」（土田氏）

上記の他にも、Victory-ONE/G4の導入によって大きく変わった社内業務があります。それは紙の問題です。

「当社はとくに帳票系が紙文化でした。データの動きに対して、バックアップや、指示書、報告書、情報共有など、全体的に『紙』で業務を行っていました（笑）」（土田氏）

もちろん入金の取込結果や消込の結果、請求データも、従来は紙を出力して管理されていました。紙で出力したものは、物理的に保管する必要があります。毎年、これらの帳票を外部倉庫に移管する作業を行っていましたが、この作業が昨年から無くなったといいます。Victory-ONE/G4を使った業務は、ペーパーレス化と保管費用・手間の削減にも寄与しているのです。

不満のなかった旧システム。Victory-ONE/G4はそれを超える満足度137%

最後にVictory-ONE/G4の導入後の状況と、大きく業務フローを変えることになった売掛管理課の皆様にアンケートを取っていただいた結果です。

「売掛管理課は、Victory-ONE/G4の導入当初が総勢11名。現在は私を入れて9名（1名は週三日勤務）になっています。人は減っていますが、業務は通常にこなせています。効率化は確実にできていますね。

以前のシステムを100％として今のシステムの満足度を聞いた結果は、平均137％。とくに大手事務用品通販会社の消込担当（2人）はそれぞれ150％、170%と答えていました。それだけ日々の個別消込業務が過酷だったのですね（笑）」（土田氏）

以前のシステムに大きな不満はなかったからこそ、業務フローの変更に疑問を抱いていた売掛管理課の現場の皆様。土田氏は、どのように新しいルールを社内に浸透させたのでしょうか。

「新しいルールを啓蒙する方法としては、まずは私の部下から考え方を変えてもらいました。その先には営業のメンバーがいますからね。当課にはベテランのメンバーも多いので、まず彼らに旧システムから脱却してもらうことが大切。3年かけて変化していった感じです。これからやっと、全社に浸透させていくフェーズだと思っています。R&ACさんの今後のサポートにも期待しています。」（土田氏）

Victory-ONE/G4の導入で課題解決につながった機能や特徴

今回の株式会社有隣堂様のVictory-ONE/G4導入では、以下のような機能や特徴が課題解決につながっているといえるでしょう。

• 詳細なヒアリングと要望に合った提案
• カスタマイズしやすいオンプレミス版の導入
• 顧客要望に沿った迅速なシステム開発
• AIによる自動入金消込機能
• 迅速なサポート対応

今回はカスタマイズの必要性からオンプレミス版「Victory-ONE/G4」の導入となりましたが、株式会社アール・アンド・エー・シーではクラウド版の「V-ONEクラウド」もご用意しています。入金消込・債権管理専門ソリューションをご検討中であれば、貴社のご事情に合わせてお選びいただけます。

※1:現在では「V-ONEクラウド」をプライベートクラウド上でカスタマイズができる製品も販売しております。