マニュアルが手放せない日々とさらば！ユーザー目線にたったわかりやすいUIと迅速なサポートが導入の決め手に

導入のきっかけはERPのサポートが終了へ…
現場ヒアリングから見えてきた、効率を下げていた課題

当時利用していたERPベンダーからティーペック株式会社が利用していたERPのサポートが終了するとの連絡が入りました。同社の類似サービスへの移行も進められたのですが、システム要件が合わず、システムのリプレイスを検討しなければならなくなりました。

「他のシステムを検討するために現場をヒアリングしてみると、以前のシステムには課題があることもわかってきました。」（中島氏）

以前の債権管理システムは、画面の中にメニューが多く、構成をすべて把握することができませんでした。このシステムを使う作業者は、常に操作マニュアルを傍らに置き、わからないことはマニュアルを読みながら操作を行っていたのです。

Victory-ONE導入前のフロー

「請求データの連携にも問題がありました。売上の発生元である自社システム（顧客管理システム）では請求レコードIDが振られているのですが、消込を行う債権管理システムへはこの番号が連携できませんでした。債権管理システムには自動消込の機能もあるのですが、請求レコードIDが無く判別がつかない入金はいちいち手動での確認が必要だったのです。」（中島氏）

このような判別できない入金の確認（消込）は、自社システムから出力した実際のデータ（CSV）との比較が必要になり、これだけで1件15分から20分が無駄になっていました。他にも消込時には複数の画面を開かねばならず、システムのUI（ユーザーインターフェース）が担当者の作業効率を下げてしまっていたのです。

1画面で知りたいことがわかるUI。入金消込の効率は飛躍的に上がった

「Victory-ONE導入の決め手は、まずオンプレミスでもシステムが供給されているということ。当社のようにデータをしっかりと保護しなければならない職種には、なくてはならない運用形態です。

次に、優れたUI。Victory-ONEは入金消込の際に知りたいことが1画面にすべて表示されています。先ほどの請求レコードの番号もしっかり表示されるようになったので、いちいちCSVを開いて確認する必要がありません。いろいろな画面を行き来しなくなり、入金消込を間違えるリスクも大幅に減り、作業効率も向上しました。」（中島氏）

同社は先月の入金を、翌月の第一営業日、1日で締めています。以前の債権管理システムでは、先述のような確認作業が必要だったため、夜遅くまで消込作業がかかっていたといいます。

「以前は消込が合わないと、長時間の確認作業を続けることがよくありました。Victory-ONEになってからはこれがなくなりました。おおよそ17時頃には終わりが見えて、18時には終わっています（笑）」（中島氏）
会社全体では第五営業日までに締めを行っているので、経理部の消込が第一営業日で締められるようになったことは影響が大きく、他部署に迷惑がかからなくなったといいます。

Victory-ONE導入後のフロー

「またシステムの導入にあたっては、顧客マスターへの繋ぎ込みなど、サポート担当の方や技術の方にかなりサポートしていただきました。口座振替の切り替えがうまくいかなかったときにはすぐに担当の方が対応してくれたので、2回目くらいで切り替えも成功しました。想像よりもスムーズに進み、早期に新しいシステムを立ち上げることができたのです。
これも時間がかかると他部署に迷惑をかけることになるので、担当者の方が迅速に対応してくれてとても助かりました。」（中島氏）

手入力・手修正によるミスが激減！訂正仕訳も含む柔軟な仕訳連携機能を高評価！

Victory-ONEにはAIを使った自動消込機能や、簡単に消込の取り消しができる機能が実装されています。同社の月間入金件数はVictory-ONE導入時には約1,000件でしたが、その後の事業拡大によりますます増える傾向にあります。件数が増えるとどうしても起きてしまうヒューマンエラーに対処するためには、システムによるアシストが不可欠です。

「以前のシステムだと、6月と7月に同じ会社に同額の請求を行い、それに対し一か月分の入金がされた場合は新しい7月分から自動で消し込みされてしまう…というようなことがありました。勝手に消し込まれてしまうので、あとから辻褄が合わないことに気づき、消込の履歴データを確認することになり、修正に手間がかかっていました。

Victory-ONEは自動で入金と請求を突合せしてくれるので、担当者が確認したあとに一括で消込ができます。金額が不一致の場合は勝手に消し込まれてしまうこともなく、個別の入金・請求データを確認できる画面に遷移してくれるので、Victory-ONEの導入前に行っていたCSVの掃き出しや前月の入金消込のデータを確認しにいくことがなくなりました。」（中島氏）

Victory-ONE 消込画面イメージ

また前の債権管理システムにはなかった、消込取消機能が便利だと中島氏は話します。

「毎月ではありませんが、消込の間違いというのはどうしても発生します。以前のシステムでは未収の資料が出てきて、はじめて消込間違いに気がつくのです。未収の情報に間違いがあると、営業やお客様に迷惑がかかり、最悪の場合お客様からクレームをいただくことにもなりかねません。このようなリスクは経理としては絶対に避けたいのです。

またこのような間違いがあったとき、以前のシステムでは、修正はすべて手作業で行わねばなりませんでした。Victory-ONEには消込取消という機能があるので、ミスが少なく効率的に作業を進められます。これがとにかく便利です。」（中島氏）

このような取り消しの機能は、仕訳でも効果を発揮しています。Victory-ONEには自動仕訳の機能がありますが、仕訳を会計システムに取り込んだあとにミスが判明した場合、Victory-ONEから訂正の仕訳も出力することができます。以前の債権管理システムには、このような機能がなく手修正だったので、Victory-ONEを導入したことによりケアレスミスのリスクがさらに低減されているのです。

「新たなシステムを導入する際、以前のシステムでできたことは必ずできることを条件にしていました。欲を言えば、作業者や担当者の中では困りごとの多かった消込が楽になるシステムを探していたので、我々にとってVictory-ONEへの変更は正解だったと思います。

今では担当者はマニュアルを見ずに画面を見るだけで進められています。さすが債権管理に特化したシステムですね。ユーザーのことを考えられたUIだと思います。
以前は属人化した作業だったため、ジョブローテーションのハードルが非常に高かったですが、今後は、作業が標準化できる環境が整ったのでジョブローテーションを実施していこうと思いますね。」（中島氏）

Victory-ONEの導入で課題解決につながった機能や特徴

今回のティーペック株式会社様のVictory-ONE導入では、自社の要望を叶えつつVictory-ONEの機能や特徴が課題解決につながったといえるでしょう。

• 情報漏洩に強いオンプレミスでの運用形態
• マニュアルを必要としないわかりやすいUI
• 見たい情報がひと目でわかる整理された画面
• AIによる自動入金消込機能
• 訂正仕訳も含む柔軟な自動仕訳機能
• 迅速なサポート対応

ユーザー目線に立った各種機能と、迅速なサポート対応が好評な入金消込・債権管理専門ソリューション「Victory-ONE」。
今回は扱うデータの特徴からオンプレミス型が必要になりましたが、株式会社アール・アンド・エー・シーではクラウド型の「V-ONEクラウド」もご用意しています。入金消込・債権管理専門ソリューションをご検討中であれば、貴社のご事情に合わせてお選びいただけます。