30時間以上かかっていた消込作業がほんの数十秒で完了！ 営業効率の向上も達成できた「Victory-ONE/G4」の導入事例

営業担当者が各自で入金消し込み！
石油やLPガスに特化した基幹システムは、新たなビジネスの営業効率を下げてしまった

伊藤忠エネクスでは、グループ全体でEGIIS（イージス）という会計の基幹システムを運用しており、従来はこのシステムで入金消込を行ってデータを管理していました。ところが電力販売業務にて同様の入金消込を行うと、多くの時間を要し非効率になってしまったといいます。同社ではどのようなことが起きていたのでしょうか？

「当社のビジネスはもともと石油やLPガスなどを扱っていて、少数のお客様に対して複雑な消込を行わねばなりませんでした。一方、電力販売のように多くのお客様の入金を簡単に消し込みしたいというニーズにはうまくフィットしませんでした。」（野中氏）

「消込を1件完了するまでに何回も確認通知がでてくるので、その都度確認（完了）ボタンを押しながら消込を行わなければならなかったのです。1件の処理に最低1分はかかっていました。これを数千件。
また、数カ月経ってから、消込ができていないと判明することもありました。何人ものお客様に連絡する手間がかかり、営業効率を下げる原因にもなったのです。」（野中氏）

また同社では、営業担当が債権管理の責任をもち、入金消込を担当していました。しかし、非常に多くお客様から入金のある電力部門で営業が消込を行っていると、本来の仕事である営業ができなくなってしまいます。

「基幹システムの消込機能は、スクラッチで作り込んであって改修は考えにくい。電力事業の消込に対して一番の問題は消込に時間がかかることと、営業に注力できないこと。このような事情から、基幹システムとSalesforceの間に入金消込のシステムを入れようということになりました。」（野中氏）

消込の簡単さと速さが決め手に！30時間以上かかっていた消込作業がほんの数十秒で完了

「R&ACさんと『Victory-ONE/G4』の存在は知っていましたから、消込システムをシンプルにできそうだという期待がありました。」（野中氏）

同じ問題は伊藤忠エネクスの関連会社でも起きていました。関連会社でも同じ基幹システムを使っているので、やはり入金消込の煩雑さに悩んでいたのです。

「グループ会社のエネクスライフサービス（一般消費者への電気供給サービス）からも、同じ問題で困っていると相談が来ていました。そこから電力部門の消込で一緒に使おうということになった。結果、今回は『Victory-ONE/G4』のカスタマイズパッケージを入れることになりました。当社側のクラウドサーバにアプリケーションをインストールしています。」（野中氏）

Victory-ONE導入後のフロー

「Victory-ONE/G4」の導入は、1年程度の時間をかけて行われました。同社の関連会社を含め3社に「Victory-ONE/G4」を入れるプロジェクトとなったので、順次導入となったためです。導入を担当した野中氏は振り返ります。

「要件定義が終わった時点で次の会社、というようにプロジェクトを進めていきました。それで1年。導入自体は非常にスムーズに進みました。システムの担当者と営業担当が、集中的にバグ潰しから本番運用前のテストまで携わり、問題がないことを確認してから現場に拡げていきました。ちょっとしたバグや仕様の認識が少し違う程度のことはありましたが、大きいトラブルもなく導入できたと思っています。要件定義も実のあるもので、非常によいプロジェクトでした。導入後のサポートも適切だったと思っています。」（野中氏）

現在、「Victory-ONE/G4」に携わる滝氏は「消込の簡単さ」に驚いたと話します。「Victory-ONE/G4」では、請求データと入金データを自動で突合し、金額が一致しているものは一覧で表示され、問題ないことを担当者が確認できたら一括で消し込める機能が搭載されています。

「以前は1件1件、請求と入金記録を目視でチェックしていました。それが『Victory-ONE/G4』だと自動的にリスト化してくれて、入金消込が一気にできる。請求に対する消込ツールは他にもありましたが、お客様ごとにちゃんと消込と債権管理ができるところが魅力でした。従来の基幹システムだと、1件に対して1分かかっていたのが、『Victory-ONE/G4』は瞬時にまとめてくれて1,000件分でも一瞬で消込ができる（笑）。」（滝氏）

「Victory-ONE/G4」の導入は、今まで時間と手間のかかっていた消込作業に劇的な変化をもたらしました。

「請求金額が合致しているものであれば、500件が10秒くらいで消込完了となります。私どもでは、月に数千件の入金がありますから、もの凄い業務量となります。『Victory-ONE/G4』ではほぼ一瞬でできます。例外はもちろんあるけれど、これは月に50件程度。一括で消込できなかったものは、営業担当と消込担当が内容を確認しながら消し込んでいくことになります。それでも大半が一瞬で消込できているので、劇的な効率アップです。」（滝氏）

基幹システムとSalesforceの橋渡しになった「Victory-ONE/G4」
業務効率の向上にも寄与することに

「『Victory-ONE/G4』を導入してから、消込は東京本社にある営業セクションの課長職が担当しています。事務の方に消込を集約したり、会社の方針として営業担当に戻したり、試行錯誤を繰り返しましたが、今はここに落ち着きました。未入金とか請求金額と合わないものは消込担当から営業担当に連絡が行き、Salesforce上でその情報が見られる。『Victory-ONE/G4』は、基幹システムとSalesforceの橋渡しになってもらっていますね。」（滝氏）

その他にも「Victory-ONE/G4」は様々な面で業務の効率化に寄与しています。たとえば、従来であれば、お客様が増えるごとに基幹システムとSalesforceに個別にお客様のマスタを登録しなければなりませんでしたが、Salesforceにお客様のコードがあれば、「Victory-ONE/G4」が仲立ちとなって基幹システム側も一つのコードで管理できるようになりました。

「『Victory-ONE/G4』のAIを使った自然学習機能はとても優秀だと思います。以前はマスタメンテが必要で、当然マスタ登録は手作業でしたから、自動で学習してくれるのでだいぶ楽になりました。あと社内で好評なのが、未入金先を一括で表示できるところです。前のシステムでは入金済か未入金かは項目としては表示されていましたが、下にスクロールしながら目視で探さなければならなかったので、見落としの原因になる。一括で表示してくれるのはとても助かります。『Victory-ONE/G4』のさまざまな機能で時間がすごく短縮できるようになったので、業務効率も上がっています。」（滝氏）

標準で実装されている機能で業務の効率化を図っている同社。たとえば、関連会社やグループ会社の複数の請求を1社からまとめて入金されることがあると、基幹システムでは手動で確認・消込しなければなりませんでした。しかし「Victory-ONE/G4」であれば請求グルーピング学習機能があります。異なる得意先マスタで計上されている請求が合算入金されてくるケースを想定して作られており、システム側で複数の合算パターンを返してくれるので、金額不一致の入金に対する確認業務を効率化することができるのです。

このように債権管理に特化した「Victory-ONE/G4」を導入することで、現在の債権額がどれだけあるかなど、営業サイドの債権管理も楽になり、当初抱えていた課題の解決につながっているようです。　

「Victory-ONE/G4」の導入で課題解決につながった機能や特徴

今回の伊藤忠エネクス株式会社様の「Victory-ONE/G4」導入では、以下のような機能や特徴が課題解決につながっているといえるでしょう。

• AI（学習機能）による精度の高い自動入金消込機能
• 売掛金管理に必要な機能が標準で実装
• 技術担当者による適切な要件定義
• スムーズなシステム導入と客先クラウドでの運用
• 迅速なサポート対応