月間の受注データ件数は20万件以上！ Victory-ONE【決済管理】の導入で 業務効率化と属人化の解消を実現

導入前の課題
ヒット商品によって増えるECサイトと決済手段。ヒューマンエラーが起こるのは目に見えていた。

株式会社Ｉ－ｎｅはBOTANISTやSALONIAなどのヒット商品を企画・開発し、製造、販売まで行っています。これらの商品は自社のECサイトや店舗、ほかのECモールでも広く扱われ、月間の受注件数は20万件以上と膨大です。今回インタビューさせていただいた仲野氏は、当時、財務経理課の所属で、オーダーマネジメント部商流管理課所属の渡邊氏と2人で受注明細と決済明細、会計データの照合を行っていました。

エクセルを利用して2名体制で40時間を費やす照合作業

「EC系の債権管理部門は、渡邊が受注明細と決済明細の照合を担当しており、会計データ側のチェックは財務経理部門で私が行っていました。計2名で3カ月ごとの照合でしたが、この期間は2人で40時間以上業務処理にかかっていました。一週間以上はほとんどその業務にかかりきりで、違算が出ると、それがExcelで入力した際のミスなのか、明細の記載内容のミスなのか、売掛金の計上時のミスなのか、それをずっと追いかけていましたね。」（仲野氏）

受注明細と決済明細で差異が発生すると原因が特定できない

「財務経理部門では入金・決済単位で照合していますが、私の部門（商流管理課）では明細単位で消込をしています。それがまったく間に合っていなかった。ECモールごとに照合キーやデータの形式も違っていて、それらを全部Excelで管理していたため、手作業での照合に非常に時間がかかっていました。運用的に翌月に消し込まれることもあり、発覚が遅れたりすることもありました。明細単位での消込や差異があった場合の原因を明らかにして解消する一連の流れは、月ごとでもできていない状態でした。」（渡邊氏）

差異が3ヶ月まとまると違算が増え、経営への影響が懸念

債権の積み上げと残高を照合する消込はできていたという同社。ただし不明差異が発生した場合に、はたして自社が要因なのかECモール側の要因なのか、原因はわかりません。それぞれの差異は小さくても、数か月まとまると違算が100万単位になることもあります。こうなると経営への影響も大きくなるため、月40時間以上かけて差異が小さくなるように地道な突合を続けていたのです。

「ECモールへの出店と自社サイトの運用があり、決済手段や入金データの仕様など、さまざまな条件が複雑に絡み合っていました。また債権管理が得意先×決済手段別の”合計金額ベース”での照合になっていたので、違算が出ることが多々ありました。先述のように照合は3カ月ごとに行っていたので、修正事項を発見した際に金額規模がある程度大きくなることが課題となっていました。そして何より照合にかかる工数、これも大きな課題でした。」（渡邊氏）

Excelが動かない！表計算ソフトでの受注明細と決済明細の照合に限界

照合にかかる工数が増えていたことも問題でしたが、受注件数が20万件を超えるとExcelの動きが鈍くなり、動かなくなってしまうこともありました。限界が来ていたと言います。

「Excelでは、限界を感じていました。受注件数、決済手段、対応処理人数、工数、エラーの発生頻度、照合タイミング、諸々勘案して、現状の運用では今後の運営に支障をきたす、また、監査法人からの指摘を受ける前の予防策としても考えて、ツールの導入を検討しました。」（仲野氏）

違算の原因特定方法が複雑で完全に属人化

「差異が出たときの解決方法は複雑で、属人化も起こっていました。加えて当社ではECモールへの出店が増えている時期で、決済方法もどんどん増えていき、この先はどうなるのだろう……と不安でしたね。」

経営・監査への影響と現場の属人化を解消すべく、脱Excelへ

このままECサイトや決済手段が増えていけば、人間の手ではとても処理しきれなくなります。今後も事業が拡大していくことを考えると、システム導入による脱Excelと業務の標準化は必須だったのです。

導入後の効果
「Victory-ONE【決済管理】」導入で照合時間を9割削減！ 一人でも作業が可能に！

「当時私は財務経理部門だったので、経理の自動化については検討を進めていました。BPOや経費自動化ツールの導入なども進めていました。消込ツールである『V-ONEクラウド』を知ったのは、展示会です。そこから『Victory-ONE【決済管理】』を知りました。」（仲野氏）

そして、株式会社Ｉ－ｎｅは「Victory-ONE【決済管理】」の導入を決定。2022年5月中旬から実環境の提供と導入プロジェクトが開始され、2022年9月から実運用を始めました。導入の決め手は「Victory-ONE【決済管理】」の処理スピードと設定等の導入支援サポート、柔軟な料金体系だったと言います。

複雑な照合ロジックの設定も手厚いサポートで運用設計

「導入で一番大変だったのは、初期設定です。設定不足で照合結果がうまく合わなかったときと、当社側の売上データの仕様上の加工や、読み替えなどの設定が必要だったりと設定の下準備が大変でした。社内でも『Victory-ONE【決済管理】』 用にデータのフォーマットを変えましたが、乗り越えられたのはサポートしてくださったR&ACの仲野さんのおかげだと思います。本当に一緒に走り切ってくださり、ありがとうございました。」（渡邊氏）

導入後、照合の作業時間は40時間から3時間に短縮
以前は特定できなかった違算の原因も特定可能に

「『Victory-ONE【決済管理】』の導入後は、照合にかかっていた時間が37時間削減され、わずか3時間に。作業も一人で実行できるようになりました。Excelを使っていたときは処理漏れが発生することもありましたが、『Victory-ONE【決済管理】』では、返金・未対応リストが出るので、正確なステータスの見える化が実現しました。また予想以上に照合作業が早く終わるため、業務時間が短縮。今ではコア業務（管理業務）に集中できています。」（渡邊氏）

「明細単位で何が差異要因なのか、取引先からのイレギュラー明細なんかも発見できて、不明入金の内容や内訳がすぐにわかったのは衝撃でしたね。取込とデータ準備に少し時間はかかりますが、準備さえできてしまえば取込から照合まで30分ほどで終わるので、大事な照合結果の確認にタイムリーに時間を使えていると思います。」（仲野氏）

実感した便利な製品のポイント

便利ポイント① 対応データフォーマットの柔軟さ

「どのフォーマットにも合わせられるのも魅力です。ECモールはモールごとにさまざまなフォーマットがあるので、設定さえ合わせれば「Victory-ONE【決済管理】」で決済管理ができる。途中で頻繁にルールを変えるECモールもあるので、これが一番便利です。」（仲野氏）

便利ポイント② 足りない売上情報のデータを後から更新可能

「二番目に便利なのは取引データ更新の機能。もともとあるデータに上書きをする機能なのですが、売上に関する詳細項目がない場合、足りない詳細項目を後から更新する対応が可能です。」（仲野氏）

Victory-ONE【決済管理】画面イメージ

業務の属人化を解消

「差異が出た場合の原因追及に関しては、現場で対応しなければなりません。またキャンセル漏れやキャンセルミス後の処理も現場になる。これは『Victory-ONE【決済管理】』導入後も変わりません。ただし受注、売上、出荷、入金までの流れを1つの部署で完結できるようになりました。属人化は解消する方向に向かうと思っています。」（渡邊氏）

「社内で、EC債権は全部『Victory-ONE【決済管理】』基準でやってください、難しいことを考えずに、手順さえこの通りにやってくれれば結果が出ます、といえる。属人化は徐々に解消していくでしょう。監査法人に説明するときにも、とてもシンプルに話ができるようになりました。」（仲野氏）

課題解決につながったVictory-ONE【決済管理】機能や特徴

今回の株式会社Ｉ－ｎｅ様のVictory-ONE【決済管理】導入では、以下のような機能や特徴が課題解決につながっているといえるでしょう。

• Victory-ONE【決済管理】の照合スピードの速さ
• 柔軟で詳細な設定機能
• 技術担当者による適切な要件定義
• 顧客要望に沿ったシステム開発（設定）
• 豊富な知見に基づく迅速かつ的確なサポートの対応

株式会社アール・アンド・エー・シーでは、今回導入となった「Victory-ONE【決済管理】」のほかにも債権管理・入金消込システムの「V-ONEクラウド」など、入金消込・債権管理専門のソリューションをご用意しています。入金消込や債権管理業務の自動化でお悩みであれば、貴社のご事情に合わせて製品をお選びいただけます。