創業から続いていた慣習を大改革！3事業の顧客情報・請求サイクルを一元化。 年間60日以上の作業工数削減を実現した「Victory-ONE/G4」の導入事例

3つの顧客マスターと請求システム、別々の請求サイクルが請求業務と債権管理を圧迫！

富士観光開発株式会社は山梨県の富士河口湖町に本社を置き、富士五湖周辺で別荘の管理などを行う「不動産部」、ゴルフ場の運営などを担当する「ゴルフ部」、プロパンガスなど生活設備の販売を行う「生活設備部」にわかれて事業を行っています。
 
国内屈指のリゾート地である富士五湖には、ゴルフ場やスキー場などのリゾート施設が多くあり、シーズンになると別荘に滞在しながらレジャーを楽しむ人たちが訪れます。同社の顧客も富士五湖周辺に別荘を所有し、リゾート施設を利用する人たちが中心。同社はこれらの顧客から、別荘の管理費やゴルフ場の利用料、プロパンガスや水道の使用料などを徴収して事業を運営しています。しかし同社ではこれらの事業を各部門がそれぞれ独立して行っており、顧客マスターや請求システム、請求サイクルさえも別々の管理だったことから、請求業務と債権管理に課題がありました。
 
「弊社の問題は、別荘に滞在してゴルフ場を利用されるお客様がいるとしたら、当社の3つの部門（不動産部門とゴルフ部門、生活設備部門）から、別々のタイミングで別々のフォーマットの請求書が届くということです。もちろん一人のお客様に対してです。これはお客様からも不評でしたし、請求書を発行する私たちの業務量も限界となっていました。」（山川氏）
 
「創業当時（昭和34年）はネットワークなんてものはなかったので、それぞれの事業が完全に独立していました。各部門の営業マンが手書きで請求書を発行し、入金も別々に確認していたのです。その後コンピュータが普及し、当社も2000年頃に請求システムを導入しましたが、事業部ごとに別々のシステムを導入していました。別荘の管理と、ゴルフ場の運営、プロパンガス等の販売はサービス内容や請求サイクルがまったく違うものなので、別々のシステムを導入せざるを得なかったのです。異なるシステムを入れているので、請求書のフォーマットはそれぞれ違うものがお客様のところへ行っていましたね。」（山口氏）
 
このような経緯で3つの顧客マスターと請求システム、別々の請求サイクルが残ることになったのですが、これが同社の請求業務を圧迫します。請求書の作成・発送は各事業部が行い、顧客からの入金は一旦経理がデータを受け取り、未入金などは各事業部門に振り分けて各部門の担当者に確認を依頼していました。ところが請求や締めのサイクルが各部門で別々だったため、未入金の確認や督促もばらばらのタイミングで行われます。
 
「以前は入金を済ませているお客様に再度請求書を送ってしまい、怒られたこともありました。業務が極端に煩雑化していたのです。またお客様からも、締日がばらばらで請求書が別だと振込手数料がそれぞれにかかると苦情が来ていました。社内でもなんとかしないと、という気運が高まっていたのです。」（山口氏）

顧客一元化プロジェクトを始動！長年の課題を解決するために「Victory-ONE/G4」の導入を決定

これらの問題を解決するために、富士観光開発株式会社と株式会社YSK e-comは「顧客一元化プロジェクト」を立ち上げます。
 
「顧客一元化プロジェクトを立ち上げたのは、同社の不動産部です。各部門の請求を統合しなければ顧客満足度が上がらないという課題も抱えていらっしゃいましたが、請求業務の負荷も重かったようです。」（YSK薬袋氏）
 
「請求額の集計、請求書の印刷、封入作業など、毎月とてつもない手間（工数）がかかっている状態でした。日中、不動産部の人間は現場に出ています。新築工事の現場などですね。現場が終わって会社に戻ると、もう夕方。そこから管理費や水道料金の請求業務を始めると、終わるのがどうしても遅くなってしまうのです。この一元化プロジェクトで、そんな状況を変えたかった。働き方を改善したかったのです。」（山川氏）
 
入金確認と債権回収の部分も問題となっていました。とくに不動産部の顧客は一人で複数の部門のサービスを利用している人が多く、部門が分かれるとその人がどれくらいの債権を持っているかが確認しにくかったといいます。
 
「たとえば別荘の管理費（債権）については不動産部で把握できますが、ゴルフ場利用料やプロパンガス代の債権などは、それぞれの部門に問い合わせないとわからない。確認にすごく時間がかかるので、入金状況が1～2カ月わからないこともありました。経理は3カ月入金がないとお客様に督促を行う決まりになっているのですが、そもそも各部門がアナログで請求書を発行していたので、請求書をいつ出したかも把握できていなかったのです。」（山川氏）
 
このような状況は、滞留債権を生み出す原因ともなってしまいます。「顧客一元化プロジェクト」の立ち上げは、同社が抱えていた長年の課題を解決するために、絶対に必要なことだったのです。株式会社YSK e-comは、他の顧客で導入実績のあったR&ACの製品に注目。「Victory-ONE/G4」であれば、同社の抱える請求業務の課題を解決できると考えました。
 
「実は他にも何社か検討したのですが、AI（機械学習）で消込ができる機能とデモ対応を含むR&ACさんのサポートのスピード感、技術的な信頼度で判断しました。」（YSK薬袋氏）
 
「Victory-ONE/G4」の導入期間は約1年。通常の導入期間より時間を要したことには理由がありました。
 
「顧客マスターの統一と請求サイクルなどの運用見直し、要件定義にも時間がかかりましたが、今回は『Victory-ONE/G4』の機能に加えて請求書発行機能をスクラッチで開発してもらいました。請求書発行から入金確認までの一連の流れを、シームレスに運用したかったのです。また富士観光開発さんからは、お客様に請求サイクルが変わることや請求書が統一フォーマットになることも連絡してもらいました。これらすべてを含めて、1年という期間が必要だったのです。」（YSK薬袋氏）

Victory-ONE/G4 導入後のフロー

劇的に改善した請求業務！8人で1日かかっていた作業が1人で1時間に

「Victory-ONE/G4」の導入は、富士観光開発株式会社の請求業務を劇的に改善させました。特に今回は請求書発行機能もスクラッチで追加開発したので、請求・入金確認に関わる業務の工数が激減したのです。
 
「お客様の総数は約9,000です。入金はファクタリングが1,500件で、あとは現金と振込のお客様。請求書の発行件数は、月に2,000～2,500件くらいだと思います。以前は請求書を送るときに、プロパンガスや水道の検針票も同封していましたが、今はPDFで送れるようになって手間がかからなくなりました。検針票と請求書を一緒にして、名前を確認して封入して……なんて作業はとても煩雑で、7～8人で1日かかっていました。今では1人で1時間です。『Victory-ONE/G4』を導入したことで、感覚的に現場では6～7割の工数削減につながっていると思います。
 
また今回のプロジェクトから請求書の郵送に郵送代行を使うようにもなったので、各部門での請求書発行の手間がほとんどなくなりました。懸案だった不動産部の勤務時間についても健全化されましたね（笑）」（山川氏）
 
上記のような効果に加え、顧客一元化プロジェクトでは請求書発行の時期も統一したので、より大きな改善効果が得られていました。
 
「以前はバラバラの時期に請求書を発行していましたが、これを一元化できたので請求書作成の時間はもちろん、郵送代も削減できています。特にプロパンガスと水道料金の請求時期はずれていましたから、年間の請求書発行件数は半分以下になりました。お客様にしても、振込手数料が減って喜んでいただけていると思います。この形式に慣れるまではいくつかお問い合わせがありましたが、今ではほぼなくなりました。」（山口氏）
 
「Victory-ONE/G4」の導入は、請求業務の改善だけでなく債権管理や入金消込にも効果を発揮しています。
 
「一人で複数の部門のサービスを利用しているお客様でも、全体の債権情報が一覧でわかるようになりました。これはすごく便利で、債権を減らすことに効果を上げています。また入金消込のスピードと精度も抜群です。入金時に振込手数料を引いてくるお客様には当初苦戦しましたが、『Victory-ONE/G4』は自動的に学習してくれるので、これもスピードは上がっています。」（山口氏）
 
顧客一元化プロジェクトの発足から数カ月後、社内で一元化状況の中間報告会が行われました。経営陣と社内に向けたこの報告会では、以下のようなプロジェクトの成果が報告されています。

• 年間の売掛金処理（入金確認）時間削減：350時間以上
• 年間の請求に関わる処理時間削減：170時間以上
• ファクタリングの請求件数：年間2,000件減
• 上記を一人工に換算すると、年間60日以上の削減効果

「来年は改正電子帳簿保存法への対応やインボイス制度への対応があるので、『Victory-ONE/G4』を含め他のシステムも調整していく必要があります。今回のプロジェクトでR&ACさんには、コロナ禍にもかかわらず現地まで出向いてもらい、諸々ご対応いただきました。今後もまだまだ改善したいことがあるので、とても期待しています。」（山口氏）
 
中間報告で改善の効果を実感された同社は、今後も積極的に改善活動を推進していくようです。

「Victory-ONE/G4」の導入で課題解決につながった機能や特徴

今回の富士観光開発株式会社様の「Victory-ONE/G4」導入では、以下のような機能や特徴が課題解決につながっているといえるでしょう。

• 顧客の要望に合ったスクラッチ開発（請求書発行機能）
• 高い技術対応力
• AI（学習機能）による精度の高い自動入金消込機能
• 技術担当者による適切な要件定義
• デモ対応やサポートなどのスピーディーな対応
• 必要に応じた現地対応