経理DXで企業競争力を強化する体制を構築。消込作業の自動化で早期決算実現！

迅速な経営判断のボトルネックは手作業の入金消込

ヨシミ工産株式会社は、同じ九州（福岡）に拠点をもつ税理士法人アーリークロス社に税務会計を依頼しています。販売管理システムや会計ソフトは導入していましたが、各システム間の連携がなされておらず、バックオフィスの工程には昔ながらの手作業が多く残っていました。それにより、月次決算の確定までに1ヶ月半程度かかっており、会計の数値を見ながら早期に経営判断できる体制が整っていなかったのです。それを近くで見ていたアーリークロス社から事業拡大には、企業競争力を高めることが必須、それらを見据えたDXを積極的に推進してはどうか、と提案を受けたと言います。
 
「経営陣に対して、会計の効率化だけでなく、決算処理の早期化により企業の競争力を高めていくためにもDX（デジタル化）が必要だという提案があったと聞いています。財務データは法律で定められたルールのある管理項目になるので、財務会計ソフトのリプレイスを中心としたDXを進めていきましょうと。企業としての競争力を担保するためには、無駄のない時間の使い方が重要だということですね。私も、ヨシミ工産の競争力を高めていくためにはDXが必要だと感じていました。」（小園氏）
 
ヨシミ工産株式会社では、販売管理システムと財務会計ソフトはCSVファイルでデータ連携しており、消込作業に必要な銀行からの入金データと請求データは、Excelファイルを使って、手動で突合が行われていました。総務部の中の経理担当は関岡氏と水嶋氏、補助が1名という3人体制で、売上管理を一手に引き受ける水嶋氏は営業事務も兼務しています。

V-ONEクラウド導入前の運用フロー

「お客様の8割は銀行振込で、2割が現金と手形、小切手が半年に1件ほどあります。消込の件数は月に100〜200件程度ですね。現金や手形などは件数が少ないので問題ありませんが、銀行振込の消込には毎月10日ほど時間を取られていました。10日といってもずっと消込をしているわけではないので、なんとかやってこられていましたが……。目視で突合し、消込ができないものについては、営業にその情報を流してお客様に連絡してもらう。長期に滞留しているものは、その月数や年数も営業に伝える。そういったことを全部手動でやっていました。月末はかなり大変でしたね。」（水嶋氏）
 
アーリークロス社からは、今後事業が大きく発展していくことを考えて現在使っている会計ソフトからクラウドの会計システムにリプレイスし、かつ一番属人化しやすい部分を解消しておきましょうとも提案されていました。担当者の能力に効率が左右される手動の作業をデジタル化することにより、業務の標準化や引き継ぎが容易になるためです。
 
このような経緯で財務のDXを進めることになったヨシミ工産でしたが、消込業務の自動化を提案されたのもこの時でした。販売管理や財務会計ソフトの導入がそれなりに進んでいるようにみえましたが、同社のボトルネックは、請求管理と会計の間にある消込作業でした。事実、銀行からの入金データが顧客の請求データと突合できなければ、財務会計ソフトに仕訳データを送ることはできません。
 
販売管理システムの請求データと入金データを照合するには、銀行からのデータをプリントアウトして顧客ごとの入金をチェックし、手動で消し込んでいく作業が必要でした。消込の業務が終わった後、また別の入金があれば再度同じ作業の繰り返し。手動での入金消込は、とても非効率な作業となっていました。
 
「作業が減るというところがやはり大きくて、効率的な面からも使いたいなと思いました。何度も数字を書き写して入力して確認するのも大変でしたから（笑）。」（水嶋氏）
 
「アーリークロスさんからの勧めもあり、会計システムはマネーフォワード クラウド会計にリプレイスを、消込業務には新規で『V-ONEクラウド』を導入することになりました。マネーフォワード クラウド会計との相性の良さも決め手ですが、財務会計データを起点としてDXを考えたときに、すべての要件を満たす消込システムは『V-ONEクラウド』しかなく、ほぼ一択でした。」（小園氏）

R&ACの支援プログラムを有効活用し、立ち上げ期間は約3カ月。消込作業の負荷は実質的に1/2。

「V-ONEクラウド」の導入は、R&ACの導入支援プログラムを活用して進められました。総務部長の小園氏が中心となって全体の進捗管理を行い、関岡氏はマネーフォワード クラウド会計の習熟、水嶋氏は「V-ONEクラウド」の習熟と、それぞれが並行してシステムの立ち上げを行ったのです。
 
「それぞれの担当がアナログな作業を長く経験しているので、実務の能力が高かった。だからシステムの内容を理解すればするほど、加速度的に作業のスピードが速くなっていきました。『V-ONEクラウド』に関していえば、システム自体が扱いやすかったし、水嶋さんも普段の業務の空き時間を利用してよく触ってくれました。」（小園氏）

V-ONEクラウド導入後の運用フロー

「1日単位では大体やることが決まっているので、それが終わり次第ちょっとこの時間でとか、今のうちに触っておこうとか、隙間時間の積み重ねで習熟を進めていきました。『V-ONEクラウド』の操作自体は難しいと思わなかったので、何か数字合わせというかゲーム感覚ではないですけど、合わせていく楽しさっていうのを感じました。社内的な業務フローも変える必要がなく、非効率な手作業が減ったという感じです。R&ACさんのサポートも丁寧で、最初の設定などもすべてしてもらいました。」（水嶋氏）
 
「消込は『V-ONEクラウド』がしてくれるので、あとはマネーフォワード クラウド会計にデータを流すだけ。消込だけでなく会計業務も楽になりましたね。」（関岡氏）
 
結果、3カ月でマネーフォワード クラウド会計と「V-ONEクラウド」が立ち上がり、ほとんどの工程がデジタル化された財務経理のシステム環境が動き始めました。「V-ONEクラウド」導入前には月に10日ほど必要だった消込作業は、どのくらい作業量が低減できたのでしょうか。
 
「結果から言うと、作業量は半分になりました。販売管理システムから出てきた請求データとインターネットバンキングの入金データ、それらをいったん印刷し目視で消込を行う。金額が合っていれば仕訳伝票を起こすための明細を作り、その仕訳伝票をさらに間違いがないか確認して入力していくという……『V-ONEクラウド』の導入でこの工程がまとめてなくなりました。また、以前はどうしても二重チェックが欠かせなかったので、その時間も丸ごと削減できましたね。振込手数料が引かれた入金などは、それが一体どこからの入金なのか逐一調べたりするのですが、AI（機械学習）が取引履歴を覚えていて、手動でのチェックがほとんどなくなりました。今は本当にイレギュラーな入金だけをチェックすればよくなったので、チェック業務自体もすごく簡素化されました。あとは毎月の管理表や残高表もちゃんと出てくるので、これらは部門ごとに分けて管理しているのですが、合計額もすぐにわかって本当に効率的になりました。」（水嶋氏）
 
また先述のように、ヨシミ工産の顧客の8割は銀行振込で、2割は現金と手形（または小切手）が残っています。今回のDXに伴い、お客様に対しても決済方法の変更をお願いしているところです。
 
「商習慣上、どうしてもまだ現金や手形というお客様が残っているのですが、今回のプロジェクトをスタートするにあたり、営業サイドからできるだけ振り込みに変更してもらうようお願いをしました。少額での取引ではまだ現金での決済が残ってはいますが、徐々に振込に変更して頂いています。振り込みの比率が上がれば、今よりもっと効率的になると思います。」（関岡氏）

繁忙期には1カ月半かかっていた月次データが半月で出せるように！財務会計のDXは、企業の競争力強化にも貢献

会計システムをリプレイスし、消込ソフトを同時に導入することにより、消込作業だけでなく会計業務全体も効率化されました。
 
「私は直接消込作業には関わっていないのですが、『V-ONEクラウド』を導入したことによって記帳業務も非常に楽になりました。会計上の残高管理と別システム上の残高管理って、結構不一致がありましたからね。残高がズレると探すのは本当に大変です。もちろんDX全体の効果なのでしょうが、『V-ONEクラウド』を導入したからこそ経理全体の業務効率が上がったという実感があります。」（関岡氏）
 
「すごく大きな効果は月次決算報告の迅速化です。導入前、とくに繁忙期では1カ月半かかっていた月次報告が、半月で出せるようになりました。1カ月くらい早く月次の数字が出せるということは、事業計画の上では絶対的に有利ですね。経営層にとっては、資金繰りやキャッシュフローにも影響してきますから。他社への競争力を担保する意思決定にも、当然つながってきます。水嶋さんの照合データが早く上がってきて、関岡さんの経理の整理が素早くできて、我々のところでもスピーディーにすべての数字を確認できる。次の月の計画はもちろん、月次の数値に修正があったとしても、とても迅速に対応できるようになりました。」（小園氏）
 
事業の拡張を続けていけば、必然的にバックオフィスの業務量は拡大していきます。業務の効率を維持し、企業の競争力を高めていくためには、バックオフィスに残るアナログ作業のデジタル化が鍵になります。今回ヨシミ工産は、以前から税務会計を依頼している税理士法人アーリークロスのサポートでDXを進めました。今回のようなプロジェクトを成功に導く秘訣を伺いました。
 
「パートナーとして一番大事なことは、スピード感を共有できるかどうかということではないでしょうか。あとはタイムリーに会話のキャッチボールができること。元々、私たちの業務や会計の内容をよくご存じのアーリークロスさんだからこそ、わかる問題点も多かったと思います。私たちが気づかない、ちょっとした問題点を放置せずにうまく手助けしてくれました。今後も私たちと伴走しながら、競争力向上につながるDXにご協力いただければと思っています。」（小園氏）

V-ONEクラウドの導入で課題解決につながった機能や特徴

今回のヨシミ工産株式会社様のV-ONEクラウド導入では、以下のような機能や特徴が課題解決につながったといえるでしょう。

• 相談役である税理士法人アーリークロス様との密な連携
• スムーズに導入できるクラウド版の採用
• AIによる自動入金消込機能
• 「マネーフォワード クラウド会計」との相性の良い組み合わせ
• R&ACが提供する導入支援プログラムの活用