レガシーからクラウドへ！属人化を防ぎ効率を上げるため、既存システムからの脱却を決意

使いやすかったがゆえに巨大化した基幹システム。属人化防止のためにもクラウド化が必要だった

株式会社日本マンパワーでは、IBM社のAS/400（企業の事務処理に特化した統合型コンピュータシステム）で基幹システムを構築し、講座の在庫管理から受講生管理、販売管理、債権管理まで、一元化して運用してきました。AS/400はとても自由度の高い優れたシステムなのですが、それゆえ長年運用することになり、次第にシステムが巨大化してしまったと言います。

「長年基幹システムの面倒をみてくれていたシステム管理者が定年となり、現在は嘱託として運用を引き受けてくれています。新しい人を採用してシステムを延命する措置もしているのですが、やはりレガシーシステムであることは否めません。

メンバーとの面談であらためて作業の大変さを感じていました。現在は一人の人の知識に偏っており、佃がいなくなったらちょっと困る…という状況。この状況を打破しないといけないなと。徐々に機能を切り出してクラウド化するなど、レガシーからは抜け出したいと考えていました。」（江上氏）

その中でも、特に江上氏が課題として感じていたのは月次締め処理関連です。基幹システム上で月次締め処理を行おうとすると、例えば本来次月計上されるべき売掛金であっても入金があれば当月に計上されてしまうなど、売上、請求、入金等の日付関連が正しく出力できず、個別に修正せざるを得なかったといいます。そのため、当月の残高試算表を作成するためには、まずはAccessを使ってふるいにかけ、その後目視で確認をしていたと話します。

「AccessとExcelでいろいろ工夫して、毎月なんとか売掛金の残高管理を行っていました。」（佃氏）

入金もかなりの数がある日本マンパワー。入金消込の件数は、月に1,000件程度。BtoBとBtoCの割合はおおよそ7:3で、BtoCは基本的にカード決済となります。カード決済（個人からの申込み）はオンラインショップのデータを管理する独自ツールからデータを出力し、ExcelとAccessを駆使して消込作業を行っていました。

また、企業から銀行口座に入金されたものは「Office Bank」から直接基幹システムに入金データが送られ、自動消込されていました。BtoBも量があり大変ですが、BtoCのお申込みはより複雑で課題となっていたそうです。

「近年の企業の教育トレンドは、自分で勉強して、資格の合格証なり講座修了証という成果が出たら補助が支給されるようになっています。最初から会社は負担してくれない（笑）。そのせいか、ここ数年は個人からの申込みが少しずつ増えています。」（佃氏）

従来のシステムでは、消込の際の識別キーが金額と名前のみだったため、1人の顧客が同じ金額の講座に複数申し込むと、それはもう消込が大変だったと言います。消せなかった入金は、AccessとExcelを確認しながら一つずつ消していきました。数百件のうち十数件とはいえ、このような作業は月末の担当者の業務を圧迫していったのです。

Victory-ONE導入前のフロー

「佃とは定期的に面談をしていましたが、話を聞くたびに作業の大変さが伝わってきました。売掛金の残高管理ができない基幹システムを使いこなすには、佃が積み重ねてきたノウハウが必要でした。あまり使いにくいシステムは属人化につながっていきます。個人にだけノウハウが蓄積され、次の人を育てるにも時間がかかる。どこかで解決しなければならないと思っていました。」（江上氏）

そんな時、江上氏は、ダイレクトメールでR&ACと「Victory-ONE/G4」の存在を知ることになります。その後すぐセミナーに参加し、クラウドでの導入を検討し始めます。

「これだな、と思いましたね（笑）。また技術の方の対応も素晴らしかった。何を聞いても的確に答えが返ってくる。『Victory-ONE/G4』なら、今の状況を打破できると思いました。」（江上氏・佃氏）

債権管理と決済管理のシステムを同時に導入！入金消込はクラウドで完結させた

株式会社日本マンパワーでは、債権管理と銀行振込の入金消込に「Victory-ONE/G4」を、カード決済照合と管理に「Victory-ONE【決済管理】」を導入しました。

「4月からの稼働目標に対して、2月と3月は通常業務とテスト作業を並行して行いました。佃は、本当に大変だったと思います。そのおかげか導入はスムーズに行えたし、導入した『Victory-ONE』は期待以上の効果を上げてくれました。」（江上氏）

特に入金消込の作業には、劇的な改善効果が出ました。従来であれば、月末に入金が集中すると4人で手分けして消込作業を行っていましたが、導入後は佃氏と補助的に1人が対応するだけで十分だと言います。4人で1日半かかっていた消込作業は、『Victory-ONE』が自動で行うフローになったため、作業負担がなくなり半分以下の人数で完了するようになったのです。

Victory-ONE導入後のフロー

「今まで、カード決済はオンラインショップ管理ツールのデータと決済代行会社のデータをいちいち照合していました。『Victory-ONE【決済管理】』のおかげで、今この作業はなくなりました。」（佃氏）

また、従来は基幹システムで消込を行っていた銀行入金も「Victory-ONE/G4」を活用することにより、効率化できました。

「基幹システムにも入金消込の機能はあったのですが、Office Bankからのデータは一度印刷して、1個ずつ内容を確認してから修正したものを基幹システムに入れていました。つまり自動なんだか手動なんだかわからない（笑）。たとえば、大きい企業が関連企業の受講分までまとめて入金してくるケースがあって、その場合は銀行入金であっても基幹システムでは処理できません。請求先ごとに入金を分割し、手作業で照合しなければならないのですが、それがすごく手間でした。

『Victory-ONE/G4』であれば、学習機能があるので何もしなくてもサッと突き合わせしてくれて、簡単に消込できるようになった。それは嬉しかったですね。」（佃氏）

「Victory-ONE/G4」には得意先をグルーピングし学習する「債権代表者機能」が標準でついているため、異なる得意先コードで計上されている請求を跨いで合算入金されてきても、自動で判定して照合するのです。職人芸のような突き合せが不要になります。合わせて「Victory-ONE【決済管理】」を導入したことで、銀行入金だけでなくカード決済の消込も効率化させました。また、この導入効果は入金消込という一つの作業だけでなく、経理課全体の効率化にもつながっています。

「経理課のメンバーは全員で7人、売掛金管理はそのうち2人で担当しています。以前は入金データの取り込みもあったので預金担当者にも手伝ってもらったのですが、今は私一人でできるようになりました。締めも第3営業日に締めるのがルールなのですが、今では2日目あたりで確定できるようになりました。請求データの検索性も上がったので、営業への未入金の連絡も楽になりましたね。以前は全請求データをAccessに入れ、そこから未入金の請求データを探していたので、すごく時間がかかりました。」（佃氏）

Victory-ONEシリーズの導入は効果大！次の目標は？

株式会社日本マンパワーの経理課では、効率化の次の目標である属人化の解消に向けて、新たな取り組みを始めています。

「現在は誰でもこのシステムを使っていけるように、運用マニュアルを作っています。日次として、毎日これだけはやって欲しいという内容をまとめている感じです。『Victory-ONE』は画面が見やすいので、マニュアルも作りやすい。前は基幹システムから照合されていない入金一覧を紙で印刷して、画面を何個も開いて確認していました。今は一つの画面でほとんどの作業ができます。実はこれ、テレワークでの作業にも大きな効果を発揮しているのです。画面が見やすいので、『Victory-ONE』の入金消込は自宅でも問題なくできる。

また請求と一致しない入金があった場合など、他の担当者に確認をお願いする時でも『Victory-ONE』ならすぐにデータを出して転送できる。これも助かっている機能です。」（佃氏）

「佃が作成しているマニュアルは今後皆でシェアしていけると思うし、異動の際の担当者引き継ぎもしやすくなるでしょう。ジョブローテーションは、組織の活性化につながります。このマニュアルは、属人化の防止に大きな効果を発揮してくれることでしょう。」（江上氏）

「次の目標は、前受金の処理ですね。BtoCの講座には、これから受講する講座の前受金が多いのです。講座は1回で終わるものもありますが、受講期間が2～3カ月のものから、長ければ1年のものまである。今は申込時に前受けし、手動で毎月計上しています。当社独自の細かい業務を『Victory-ONE/G4』で自動化しようとするとさすがにカスタマイズが必要となるので、機会を見ているところです。『Victory-ONE/G4』で対応できることは確認できているので、実行は今後の予算確保次第（笑）。今は電帳法とインボイス制度対応に忙殺されていますが、クラウド化は止めることなく進めていきたいですね。」（江上氏）

債権管理システムと決済管理システムの導入で、効率化と属人化防止に大きな効果を上げている株式会社日本マンパワー。今後もレガシー脱却とクラウド化によるシステム改革を、積極的に進めていく考えのようです。

「Victory-ONEシリーズ」の導入で課題解決につながった機能や特徴

今回の株式会社日本マンパワー様の「Victory-ONEシリーズ」導入では、以下のような機能や特徴が課題解決につながっていると言えるでしょう。

• 詳細なヒアリングと顧客要望に合った提案
• スムーズに導入できるクラウド版の活用
• 決済照合/管理クラウドの同時導入
• AIによる自動入金消込機能
• 見やすい画面構成
• 迅速なサポート対応