口座振替と振込が混在する入金業務をどう整理する!? V-ONEクラウド導入による運用改善の実際

祖業である「集合住宅1棟丸ごと」のインターネット導入。2023年頃からはオーナーのニーズを起点に周辺領域へ事業を多角化していった

株式会社ブロードエンタープライズの事業はインターネット環境の提供を中核としており、顧客ターゲットはマンションやアパートといった集合住宅のオーナーです。本事業は入居者が部屋ごとに個別でインターネット契約を行うのではなく、集合住宅1棟単位でネットワーク設備を導入する点を特徴としており、入居者は家賃に含まれる形でインターネットを利用できます。この仕組みは、オーナーにとっては入居率改善や物件価値向上の訴求材料となり、入居者にとっては契約手続きが不要で利用開始のハードルが低いというメリットがあります。

また、2023年頃からは集合住宅オーナーのニーズを起点に、インターネット以外の領域へも事業を多角化。具体的には、集合玄関機のセキュリティ強化（オートロックやインターフォンなど）や、築年数の経過した部屋の修繕による入居率改善、さらには外壁改修を含む建物全体のリニューアルといった要望に対応する形で事業を広げています。ただ、この頃から問題となってきたのが、拡大する事業と顧客の増加に伴って増える口座振替データの作成と入金確認が煩雑化していた点でした。

「同じオーナー様が複数の物件を保有しているケースも多く、契約は「物件×商材」単位で細かく分かれていました。そのため、インターネット、集合玄関機、修繕といった契約ごとに金額や引き落とし設定が必要になり、請求や入金も契約単位で管理しなければなりませんでした。さらに、口座振替に加えて振込を利用されるお客様も存在し、新規取引では初めての名義から入金されることもあります。結果、”この入金がどの契約に対応するのかわからない”という状況が生まれ、手探りで処理せざるを得なかった点が、現場にとって大きな負担となりました。」（中美氏）

また数年前までは、入金確認の前提となる請求書データがうまく整理できていなかった点も、事態を煩雑化させていました。

「口座振替で起きていた問題として大きかったのは、運用・管理がExcelの限界に近づいていた点です。もともとは振込入金の紐付け、いわゆる入金消込に課題を感じていましたが、次第に口座振替の件数が増え、引き落とし用の元データ、全銀データの提出作業が複雑になっていきました。」（中美氏）

口座振替の数が少ないうちは問題なく回っていた、Excelでの管理。しかし件数が増えるにつれて操作が複雑になり、ファイルも壊れやすくなっていきました。Excelに不慣れな担当者が触ったことで数式が壊れ、全銀データの提出直前に金額が合わない、本来引き落とすべきものが0円設定になっていた、などといったトラブルも発生していました。

「こうした状況を改善すべく、振込の入金消込だけでなく、口座振替データのマスタ管理までを含めてシステム化する必要性を感じるようになったのです。」（中美氏）

V-ONEクラウドの導入は決めたが、まずは口座振替データの整備が最優先

ブロードエンタープライズ社は、販売管理システムを導入していました。まずはこのシステムで、もともと振込で回収予定のデータと口座振替に失敗した分のデータ整備を進めました。これらをしっかりとしたデータにまとめ、その上でV-ONEクラウドに渡さないと請求書データ（全銀データ）が作れず、正確な入金との突合ができないのです。

「他社製のサービスも検討しましたが、こちらの細かな要望に対応させるのが難しく、結局販売管理システムで請求のデータベースを構築することになりました。請求書データの整備が進んだことで次の優先課題（全銀データ作成）が鮮明化し、V-ONEクラウドの導入に進みました。」（中美氏）

ただし、請求書データが足りない、もしくは重複している可能性がある”怪しいデータ”がまだ存在していたこともあり、当初は1件ずつ目視確認しながら運用をスタートさせたといいます。

「過剰請求がないか、請求の抜け・ダブりがないか、そもそも正しい請求書が発行されているか……この初期運用の負荷が大きかったですね。しかし請求が整理され、”残っている請求＝正しい請求”という状態に近づくと運用が一気にスムーズに”走る”状態になりました。」（中美氏）

主な用途は口座振替のマスタデータ作成＋請求書を発行している取引の入金消込

V-ONEクラウド導入前のフロー

V-ONEクラウド導入後のフロー

ブロードエンタープライズ社では「V-ONEクラウド」を、口座振替のマスタデータの作成・管理と、請求書発行分における入金消込に活用しています。これにより、口座振替データの管理から個別請求の入金消込業務の効率化を実現できています。

「工数削減」より、直前トラブルの消滅や月次業務の平準化、属人性の低下が主要効果

「正直なところ、請求書データの作成はコツコツと積み上げる作業で相変わらず残ります。V-ONEクラウドの導入後も、Excelを使っていたときと作業の総量は変わらないのかもしれません。ですが、Excel運用で頻発していた原因不明の不一致や間違いの犯人探し、口座振替データの提出に間に合わないということはほぼゼロになりました。また以前は、月の入金が確定してから銀行のCSVを落とし、カナ名義と金額で物件・契約を推定して第5営業日までに集中処理していました。導入後は請求書データが揃っているので、入金の都度突合でき、月をまたがず日次（デイリー）で作業可能になりました。月の始めには、ハイッと先月分の請求書・入金データを担当に手渡せる。これは大きいですね（笑）その後の経理業務もスムーズになりました。」（中美氏）

大口の顧客は、請求が複数で入金が一括になりやすい傾向があるといいます。以前は、思い当たる営業担当に連絡して入金内訳を確認するなど、職人技に近い確認が必要でした。現在は請求履歴がデータとして残るため、一括入金でも消込がしやすくなりました。V-ONEクラウドは、作業の平準化と共に属人化の解消にも大きく貢献しているようです。

V-ONEクラウドの導入で課題解決につながった機能や特徴

今回の株式会社ブロードエンタープライズ様のV-ONEクラウド導入では、以下のような導入の工夫やアプリケーションの機能が課題解決に繋がったといえるでしょう。

• スムーズに導入できるクラウド版の採用
• 収納代行会社向けの口座振替データ作成、振替結果データとの照合・管理ができる、口座振替対応機能の活用
• AIによる自動入金消込機能