screen_rotation
Display in portrait
政府の緊急事態宣言を受け、弊社では全従業員を対象に在宅勤務を実施しております。
弊社へのお問い合わせに関しましては、こちらの記事をご確認ください。⇒【1/12更新】新型コロナウイルス感染拡大防止のため、全社在宅勤務に移行します
導入製品V-ONEクラウド
(ユニテックシステム 管理部の皆様)
ユニテックシステム様は、創業33年の技術蓄積のある、ITに特化した情報サービス業及びパッケージ開発販売会社です。
人材ビジネス業界向けの総合管理システム「Naviシリーズ」をはじめ、IT業界にとって価値ある企業を目指し幅広い事業展開を行っていらっしゃいます。
さて今回は、「V-ONEクラウド」を導入し、どのように業務に変化があったのかについて、管理本部 吉田様にお話を伺いました。
吉田さん: まず、販売管理システムからCSVで出力した請求データと、オンラインバンキングで出力した月500件程度の入金データを用意し、それらを入金消込用のEXCELシートに転記して、一件ずつ目視と手作業で消込を行っていました。
(ユニテックシステム 管理部 吉田さん)
※本インタビューは緊急事態宣言および東京アラート解除後の2020年6月に行われており
新型コロナウイルス感染拡大防止のためマスクをご着用いただいております。
吉田さん:経理は4名おりますが、消込作業は基本的に担当者一人で消込を行い、結果を他の人に確認してもらうダブルチェック体制で行っていました。
吉田さん:
そうですね。確かに、消込業務をジョブローテーションすることも考えていました。
しかし最も入金が集中する月末に、滞留債権の洗い出しと部署内での滞留情報の共有も行う必要があり、素早く作業を出来ることが求められました。
そのため、作業に慣れている担当者が消込をすることになり、他の担当へ引継ぎが出来ない状況が続いていました。
吉田さん:
入金予定月ごとにExcelのシートを分けていたのですが、前月の入金過不足を次月に繰り越す際に移し漏れがあったり、入金予定のデータを誤って削除してしまうことがあったりと、かなり気を遣って作業する必要がありました。
また、月末に一度に消込を行うと大変なので大体10日ごとに作業をしていたのですが、その都度銀行から入金データをダウンロードしており、重複しないようにどの時点の入金まで消込を行ったかを確認する手間が発生していました。
さらに、入金額と請求額に少額の差異が発生した時に、それが振込手数料なのか消費税誤差なのか、または別の原因による差異なのかの判別をつけることが難しく、請求書の発行部署や営業部での確認作業も大変でした。
吉田さん:
これまで申し上げたように、社内でも課題感はあったのですが、費用がかかることも考えて、具体的なシステムの検討までは中々至っていませんでした。
ですが、たまたま当社のグループ会社にてV-ONEクラウドを導入し効果が出ているという話を聞きましたので、それならこのタイミングで当社でも検討してみようかという流れになり、お問い合わせした次第です。
吉田さん:
元のExcel管理は大変なところもありましたが、かなり自由度の高い運用を行なえていたので、その運用をV-ONEクラウドに合わせて統一するところは少し苦労しました。
また、システム導入にはつきものである初期マスタの移行も大変ではありましたが、サポート担当の方のご支援もあり、比較的スムーズに進めることが出来たと思います。
吉田さん:
EXCELで管理していたころと比べて、月末の作業がかなり楽になり、時間の短縮と共にミスも減りました。
今は7~8割の入金が自動で消込できており、消込作業にかかる時間も2時間にまで削減されています。
また、Excel時代に行なっていた前月繰越高のコピー作業も、V-ONEクラウドは残高を自動で管理してくれたため、ミスがなくなりました。
吉田さん:
V-ONEクラウドから出せる各種帳票が重宝しています。
未入金があった時は、営業に連携してお客様に確認をとってもらっているのですが、営業に渡す資料としてV-ONEクラウドの「滞留明細一覧」を活用しています。営業担当が明細に紐づいているので、連絡がスムーズに行えています。
また、毎月会計事務所に入金データの資料を送っているのですが、そちらは「消込履歴」を出力して利用しています。
吉田さん: 確かに、肩こりはなくなったかもしれません(笑) 月末の時間が空いたので、他の作業に手を回せるようになったことが大きいですね。V-ONEクラウドを一度使ってしまうと、もうEXCEL管理には戻れません!
本日はお忙しい中ご協力いただき、ありがとうございました!
引き続きV-ONEクラウドをよろしくお願いします!
会社名
ユニテックシステム株式会社
住所
東京都台東区上野1-10-10 うさぎやビル6階
設立
昭和61年10月8日
従業員数
78人
事業概要
・人材サービス系基幹業務パッケージ開発及び販売
・各種Webシステム開発及び販売
・ソフトウェア受託開発及びハードウェア試作量産開発・製品販売事業
・上記製品に伴う保守サービス事業
URL
※特記のない限り上記情報は2020年6月末時点のものとなります。
入金消込・債権管理の自動化のケーススタディ
Victory-ONEは入金消込/債権管理にまつわるあらゆる課題に対応可能。これまでどのような課題を解決してきたのか、ケーススタディとしてご紹介します。
ケーススタディを見る