一日がかりの消込作業が2時間に！豊富な帳票機能の活用で資料作成の手間も削減

毎月500件の入金データを一件ずつ目視でExcelに転記・管理
Excelならではの弊害が発生していた

──今回は、V-ONEクラウドの導入事例インタビューにご協力頂きまして、ありがとうございます！
V-ONEクラウドの導入前は、どのような流れで入金消込業務をされていましたか？

吉田さん： まず、販売管理システムからCSVで出力した請求データと、オンラインバンキングで出力した月500件程度の入金データを用意し、それらを入金消込用のEXCELシートに転記して、一件ずつ目視と手作業で消込を行っていました。

（ユニテックシステム 管理部 吉田さん）
※本インタビューは緊急事態宣言および東京アラート解除後の2020年6月に行われており
新型コロナウイルス感染拡大防止のためマスクをご着用いただいております。

──毎月500件の消込を目視と手作業は、なかなか負荷が高そうですね…
消込作業は何名で行われていたのですか？

吉田さん：経理は4名おりますが、消込作業は基本的に担当者一人で消込を行い、結果を他の人に確認してもらうダブルチェック体制で行っていました。

──お一人で担当されていると、他の業務に手が回らなかったり、休めないなどの問題が出てきそうですが…

吉田さん： そうですね。確かに、消込業務をジョブローテーションすることも考えていました。
しかし最も入金が集中する月末に、滞留債権の洗い出しと部署内での滞留情報の共有も行う必要があり、素早く作業を出来ることが求められました。
そのため、作業に慣れている担当者が消込をすることになり、他の担当へ引継ぎが出来ない状況が続いていました。

──Excelでの消込作業では、どのような課題がありましたか？

吉田さん： 入金予定月ごとにExcelのシートを分けていたのですが、前月の入金過不足を次月に繰り越す際に移し漏れがあったり、入金予定のデータを誤って削除してしまうことがあったりと、かなり気を遣って作業する必要がありました。
また、月末に一度に消込を行うと大変なので大体10日ごとに作業をしていたのですが、その都度銀行から入金データをダウンロードしており、重複しないようにどの時点の入金まで消込を行ったかを確認する手間が発生していました。
さらに、入金額と請求額に少額の差異が発生した時に、それが振込手数料なのか消費税誤差なのか、または別の原因による差異なのかの判別をつけることが難しく、請求書の発行部署や営業部での確認作業も大変でした。

──なるほど、手作業とExcel管理ならではの弊害が結構出てきていたんですね。
それでは、V-ONEクラウド導入の経緯をお伺いできますか？

吉田さん： これまで申し上げたように、社内でも課題感はあったのですが、費用がかかることも考えて、具体的なシステムの検討までは中々至っていませんでした。
ですが、たまたま当社のグループ会社にてV-ONEクラウドを導入し効果が出ているという話を聞きましたので、それならこのタイミングで当社でも検討してみようかという流れになり、お問い合わせした次第です。

──導入の際、大変なことはありましたか？

吉田さん： 元のExcel管理は大変なところもありましたが、かなり自由度の高い運用を行なえていたので、その運用をV-ONEクラウドに合わせて統一するところは少し苦労しました。
また、システム導入にはつきものである初期マスタの移行も大変ではありましたが、サポート担当の方のご支援もあり、比較的スムーズに進めることが出来たと思います。

1日かかっていた消込作業が2時間まで削減！
自動照合率も8割に到達

──ありがとうございます！
それでは、導入後の効果についてお話をお聞かせください。

吉田さん： EXCELで管理していたころと比べて、月末の作業がかなり楽になり、時間の短縮と共にミスも減りました。
今は7～8割の入金が自動で消込できており、消込作業にかかる時間も2時間にまで削減されています。
また、Excel時代に行なっていた前月繰越高のコピー作業も、V-ONEクラウドは残高を自動で管理してくれたため、ミスがなくなりました。

──効果を実感いただいているようで、良かったです！
V-ONEクラウドの機能の中で、特にこれは便利だ！というものがありましたら、教えてください。

吉田さん： V-ONEクラウドから出せる各種帳票が重宝しています。
未入金があった時は、営業に連携してお客様に確認をとってもらっているのですが、営業に渡す資料としてV-ONEクラウドの「滞留明細一覧」を活用しています。営業担当が明細に紐づいているので、連絡がスムーズに行えています。
また、毎月会計事務所に入金データの資料を送っているのですが、そちらは「消込履歴」を出力して利用しています。

──最後に、副次的な効果があれば教えてください。
例えば、肩こりがなくなったとか…

吉田さん： 確かに、肩こりはなくなったかもしれません（笑）
月末の時間が空いたので、他の作業に手を回せるようになったことが大きいですね。V-ONEクラウドを一度使ってしまうと、もうEXCEL管理には戻れません！

本日はお忙しい中ご協力いただき、ありがとうございました！
引き続きV-ONEクラウドをよろしくお願いします！