“終わりの見えない”消込業務からの脱却！老舗配達弁当サービスの入金消込デジタル化事例

毎月2,000件の入金データを2名で照合
1か月つきっきりの消込業務に限界を感じていた

──本日はインタビューにご協力いただきまして、ありがとうございます。
早速ですが、V-ONEクラウド導入前の消込業務について、どのように行われていたのかを教えて下さい。

吉田さん： 自社開発の基幹システムから出力した売上情報と、銀行から取得した入金情報とをそれぞれ印刷し、これを目視と手作業で突合していました。
その後、消込結果をExcelシートに書き込んで、更に会計システムへ仕訳データを手入力するなど、二重三重の入力作業にもなっていました。

（株式会社人形町今半フーズプラント 管理課 課長 吉田様）

――月ごとの入金件数は、だいたいどの位ありましたか？

吉田さん： 月の入金件数は大体2,000件くらいで、売上明細だと4,000件くらいありましたね。これを私と杉村の二人だけで消込していたので、当時はかなり苦労していました。

──毎月2,000件の入金をお二人で消込するとなると、相当時間もかかってきそうですが…

吉田さん： やはり件数が多いので、消込作業にはほぼ丸々一ヶ月をかけていた状態でした。
特にお正月のような繁忙期は消込が終わらないこともあって、一旦それらを仮受金として処理し、次月の空いた時間で消込を行う…といった、問題の先送りのようなこともしていて。
本当に終わりの見えない作業で、とても苦労していました。

杉村さん： 私が産休に入ったときには、吉田が一人で消込をすることになってしまって…そのときは本当に心苦しかったです。

吉田さん： 最初は頑張ろうと思って取り掛かったのですが、二、三ヶ月も経つと緊張感や持続力も限界になってきて、本音では杉村さんに早く復帰してほしい…と思っていましたね。

（株式会社人形町今半フーズプラント 管理課 主任 杉村様）

――手作業での消込業務にかなり無理が出てきていたようですが、他の業務に影響が出てくることはありませんでしたか？

鈴木さん： 吉田と杉村の二人は、経理だけでなく総務・庶務にあたる業務も管理しているので、社内の人間がさまざまな要件で話を聞きにくることがあるのですが、恐らく消込作業が立て込んでいた時にはなかなか話しかけにくい雰囲気があったかと思います。

杉村さん： 締めに追われているときは、もしかしたら殺伐としていたかもしれないですね（笑）

（株式会社人形町今半フーズプラント 経営企画室 課長 鈴木様）

業務フローへの影響を最小限に抑えて導入コストと労力を削減
充実のサポート体制でスムーズな導入・運用も実現

――そんな中、入金消込のシステム化を検討されたきっかけを教えて下さい。

吉田さん： ひと月分の消込作業が終わってもすぐ次の月の入金に取り掛からなければいけない…といった悪循環に、流石に限界を感じてきまして、何か簡単な操作で入金消込が出来るようなシステムはないかと探し始めたのがきっかけです。

――V-ONEクラウド以外に、何か他のシステムや手段を検討されましたか？

吉田さん： 請求の段階から効率化出来ればその後の入金消込も簡単にできるのではないかと考えて、消込機能が付いた請求書システムを検討していました。

杉村さん： ただ請求書のシステムを新たに導入するとなると、既存のフローを大幅に変えることとなり、基幹システムの改修を行う必要が出てきますので、お金や労力もかかってきてしまいます。
その点入金消込に特化しているV-ONEクラウドであれば、既存のシステムを変えずに導入できますので、今回はコスト面や導入の早さに鑑み、V-ONEクラウドを採用することにしました。

――V-ONEクラウドを導入する際、何か苦労されたことはありませんでしたか？

吉田さん： 実は、私たちはあまり苦労していなくて（笑）
現状の課題をカスタマーサクセスの方に伝えたところ、次々と解決方法を提案して頂けまして、おかげさまでほぼ苦労なく導入することが出来ました。
新しいシステムでしたので操作面は少し苦労しましたが、こちらもカスタマーサクセスの方に電話やチャットで随時対応して頂き、やりたいこともどんどん出来るようになりまして。
サポート体制が本当に心強く、今でも不安なくV-ONEクラウドを使えています。

消込にかかる時間が4分の1に削減
属人化していた消込業務をアルバイトに任せられるように

──お褒めの言葉、ありがとうございます。
続いて、V-ONEクラウドの導入後の効果についてお伺いできますか？

杉村さん： 消込にかかる時間が、以前と比べて4分の１くらいになりました。
これまでは手作業と目視で消込作業や会計システムへの入力などを行なっていたので、どうしても間違いが出てきてしまいました。そのため消込作業が終わった後も、一つ一つ確認したりミスの修正を行なったりする必要があり、そこにも時間を取られていました。
V-ONEクラウドなら、照合作業の自動化だけでなく、会計システムへ振替データや仕訳データを連携することもできますので、手入力や確認作業がなくなり、時間や手間を大きく減らすことが出来ています。 おかげで、締日に余裕を持って作業を終わらせることが出来るようになりました。

吉田さん： 手作業で消込をしていると、取引先ごとの事情など覚えることが非常に多く作業も複雑でしたので、なかなか後継が育たなかったり他の人に引き継げなかったりという問題がありましたが、V-ONEクラウドを導入したことで取引先ごとの手数料や振込依頼人名などが学習されるようになり、操作もシンプルになったので、他の人でも消込業務がしやすくなりました。
今では、消込業務をアルバイトの方にお任せできています。

──属人化しやすい消込業務を、経験の少ないアルバイトの方にお任せできているのは、結構珍しいケースかもしれませんね！
他にも、副次的な効果などがあれば教えて下さい。

杉村さん： 確認作業がシステム上で完結するようになったので、紙の無駄遣いが減りましたね。
これまでは大量の売掛データを印刷して、一つずつ確認作業を行なっていましたので…科目の間違いなど、少しでも違うところがあると次々にズレが発生してしまうので、毎回間違い探しをするのが憂鬱でしたね。

吉田さん： 本当に、あの頃はよくやっていたな…と思います（笑）。

──最後に、V-ONEクラウドへのご要望や今後の展望などがありましたら、お聞かせ下さい。

鈴木さん： 今は、古い基幹システムが業務のネックになってきています。この基幹システムが出来てから十数年が経っており、請求書発行などの入金消込以外の業務をシステム化・効率化していきたいと考えています。
その際は、システム連携などご助力いただくことがあるかと思います。

V-ONEクラウドなら、請求データを頂ければ柔軟に取込が出来ますので、システムが変わる際はぜひお声がけ下さい！
今回はインタビューにご協力いただき、ありがとうございました！