入金消込の業務標準化を特化型システムで！ 自動照合率9割を達成した、大手IT企業のV-ONEクラウド導入事例

入金情報を銀行からFAXで受け取り、目視で照合
合算の入金が多く消込業務が属人化していた

──V-ONEクラウドを導入する前の消込業務は、どのように行われていましたか？

鴛海さん： 銀行から取得した入金情報を見ながら、基幹システム上で入金額と同額の債権を検索し、条件に合う債権の一覧から振込名義が一致するものを選んで、入金額を手入力していました。

（株式会社インボイス 経理部　財務課長 鴛海さん）
※本インタビューは2020年11月に行われており、新型コロナウイルス感染拡大防止のためマスクをご着用いただいております。

──入金情報は、インターネットバンキングからダウンロードしていましたか？

鴛海さん：インターネットバンキングの他にも、銀行からFAX で入金の通知を受け取っていました。
督促を早めるために、入金があったらすぐに消込を行うようにしていました。そのためリアルタイムで送信されるFAXを利用していたのですが、消込作業の際には基幹システム上の情報と入金情報を、目視と手作業で照合する必要があり、かなりの手間となっていました。

――だいたいの入金件数と、消込にかかっていた時間をお聞かせ願えますか？

鴛海さん： 振込の入金件数は、全体で2,500件ほどです。
特に五・十日（ごとうび）などの入金が集中する日は、一日で400件～500件ほどの入金があり、これを一人の担当者が一日がかりで消込作業を行っていました。

――お一人で入金2,500件の処理は、相当無理がありそうです。
業務の分担や他の方への引き継ぎなどは検討されていたのでしょうか？

鴛海さん： 弊社のサービスの性質上、かなり合算の入金が多いんです。
そのため覚えることが多く、慣れている人は消込作業を出来るとしても、新人がすぐに消込業務につけるかといえば、そういう訳にも行かない状況でした。
実は、以前消込業務をしていた担当者が退職した後、一旦私が消込を担当することになりまして。現在の担当者に引き継ぐまでは、しばらく引き継ぎも出来ず、他の業務もあるなかで、このまま手作業での消込を続けることは出来ないなと感じていました。

多くの社内部署や取引先にも関係する入金消込
業務フローの変更をいかに少なくするかが効率化のカギ

――
V-ONEクラウド以外にどのような効率化手段を検討しましたか？

鴛海さん： 仮想口座を利用した消込業務の効率化を検討していました。
ただ、仮想口座を利用する場合、既存のお客様に振込口座を変更して頂く必要が出てきたり、請求書発行を行う部門でも個別に請求データと口座番号を紐付けるようにシステムを改修しなければならなかったりと、経理以外の部門やお客様へ与える影響が非常に大きくなってしまいます。
実際に数件のお客様で試験的に仮想口座を導入してみましたが、これを全社的に行うことは現実的でなく、この方法は頓挫しました。

――V-ONEクラウドをお知りになったきっかけは何でしたか？

鴛海さん： 以前、私がグループ会社に出向していたことがありまして、その際にちょうど御社のVictory-ONEを導入するという話を聞いたことがきっかけです。
私が元々銀行出身なこともあり、システム選定の際は色々と相談を受けたのですが、概要を聞く限り結構良さそうなシステムだなと感じていましたし、その後も導入してよかったという話を聞いたりしていたので、インボイスに戻ったら導入してみようかなと思っていました。
インボイスに帰任してからしばらくは消込システムの導入検討は行っていなかったのですが、経理部の体制が大きく変わり、消込業務についても効率化の必要性が高まってきた際にちょうど弊社がV-ONEクラウドの代理店になりまして、これはもうご縁があるのかなと思い、検討を始めました。

――システムを検討されるにあたって、重視されたことはありますか？

鴛海さん： まず、誰にでも消込業務ができるような体制を構築することがポイントでした。
経理業務は属人化しやすく、担当が急な病気や退職となった場合に代替が利かないことが多々あります。そのため、いま経理部門では業務の標準化を目指して、マニュアル化出来る業務は全てマニュアルを作成してもらうようにしています。
しかし入金消込は、数ある経理業務の中でも特に属人化しやすく、マニュアルの作成も困難でしたので、この部分を効率化出来るシステムが必要でした。

次に、入金消込のフローを大きく変えないことも重視しました。
入金消込業務は、請求部門や督促部門など多くの部署が絡んでくる業務ですので、業務フローが変わってしまうと影響範囲がかなり大きくなってしまいます。
その点V-ONEクラウドであれば、手作業で照合・消込していた部分をピンポイントで自動化出来ますし、基幹システムへの入力もデータをインポートする形になるだけですので、業務フローは殆ど変わることがなく、弊社にとって最適なツールでした。

――V-ONEクラウドの導入中、苦労されたことはありましたか？

鴛海さん： 良くも悪くも自動で照合が行われますので、マスターの作成については、間違いのないように細心の注意を払って作業を進めていきました。
もともと合算入金が多いことはお伝えしたとおりですが、その他にも手数料を差し引いて振込をされるお客様がおり、この確認も効率化したいポイントでした。そのため、合算入金されるお客様のグループ登録や手数料の登録・学習を行う必要があり、この部分で操作や仕様がわからず少し苦労することはありました。
ただ営業やサポートの方に丁寧に聞き取りをしていただいたので、課題解決はスムーズでした。レイアウト等も分かりやすく、導入にあたってそこまでハードルが高かったイメージはありませんでしたね。

“驚き”の自動照合率9割！
浮いたリソースを他業務に活用し、経理部門全体の業務効率化にも貢献

――ここから、V-ONEクラウド導入後のお話について伺わせて下さい。
実際に運用してみて、効果は実感されていますか？

鴛海さん： 驚いたのは、自動照合の精度ですね。想定していたよりもかなり照合率がよく、体感で9割くらいは自動照合が出来ているのではないでしょうか。
振込依頼人名義が変更されるお客様も中にはいらっしゃるのですが、V-ONEクラウドなら消込する都度学習してくれますので、その辺りも照合率の向上に寄与しているのだろうと思います。
また消込業務にかかる時間も、これまで一日かかっていたところが、遅くとも午前中には終わるようになりました。労力として、少なく見積もったとしても6～7割は省力化出来ていると実感しています。

──かなりの成果が出せているようで、良かったです！
時間や労力以外の部分でも、間接的な効果は出ていますか？

鴛海さん： 実は、少しだけ入金消込の業務フローが変わりました。かつてはFAXで入金通知が来るごとに消込を行っていましたが、V-ONEクラウドを導入したことで前日の入金分を翌日に一括処理するだけになりました。これにより、リアルタイムでFAXを受け取る必要もなくなりましたので、ここにかかる経費も削減されています。
今は消込業務を派遣の方にお任せしているのですが、ゆとりを持って仕事に取り組めているようです。その分リソース配分にも余裕が出てきて、他の業務をお願いすることが出来るようになり、経理部門全体の業務効率化にもつながっていると感じています。
まだ消込業務で苦労されている方に、楽になりますよ！とオススメできるシステムだと思います。

――ありがとうございます。
最後に、今後の展望やご要望をお伺いできますか？

鴛海さん： 今は複数ある口座のうち、入金の9割8分ほどが集中している一番大きな口座でのみV-ONEクラウドを利用しています。そのため、他のボリュームが少ない口座や、口座引落のような別の決済手段がまだ手作業の消込となっています。
今後は口座振替やカード決済なども含めた全ての債権を集約して、会計システムへの連携も行っていきたいなと考えています。

カード決済に対応したシステムや、カスタマイズ可能なVictory-ONE G4という製品もございますので、ご検討の際はぜひお声がけ下さい！
今回はインタビューにご協力いただき、ありがとうございました！