属人化した消込業務の標準化に成功！経理と営業事務で二重に発生していた工数も削減。

事業部側と経理側で二重の消込作業に
Excelでの手作業で無駄な工数も発生

──Victory-ONEを導入する以前は、入金消込はどのように行われておりましたか？

塚越さん： 弊社では複数の事業部があり、各事業部の営業事務と経理、それぞれ1名ずつで消込業務にあたっていました。

流れとしては、まず経理が銀行からダウンロードした入金明細を、所定のフォーマットに加工し、各事業部の営業事務に連携します。今回、Victory-ONEを導入したBPO事業部については、その後、営業事務が入金明細の振込依頼人名義の情報だけを頼りに、販売管理システムから該当する請求情報を検索し、当該請求データに入金日の入力や債権回収フラグの変更などを行います。更に、経理が連携したExcelにも入金日を転記し、請求額と入金額に差額が発生した場合は差額原因も入力します。営業事務によって更新された入金明細は、経理に連携され、経理は連携された情報をもとに、会計システムでの伝票起票を行っていました。

（財務経理部 塚越さん）

──その営業事務から連携されたExcelシートを会計システムにインポートし、伝票起票していたのでしょうか？

塚越さん： いえ、そのままインポートするには情報が不十分なため、経理は会計システムへのインポート用Excelファイルを別途作成していました。営業事務から連携されたExcelを参照し、インポート用Excelファイルに入金日を転記します。
ここがまた手の掛かるところで、伝票起票時に顧客コードが必要なのですが、当時は販売管理システムと会計システムの顧客コードが共通のものになっていなかったため、振込依頼人名義を頼りにして会計システム上で顧客を特定する、という営業事務側と同じような作業をする必要がありました。
差額発生時の勘定科目判断もここで行っていました。

川村さん： 結果的に、営業事務と経理で、同じ作業とまではいかないにしても、二重に消込作業を行っているような状態でした。
また、経理側ではローテーションを組んで対応していたのですが、営業事務は毎日空いた時間に一人の担当が消込を行っていて、属人化が進んでいたところも問題でしたね。

――Excelでの作業が多いように見受けられるのですが、マクロなどを使われていたのでしょうか？

塚越さん： いえ、データの加工などは全て手作業でした。弊社はジョブローテーションを頻繁に行うため、属人化しやすいマクロは利用しないことにしておりました。

――だいたいの入金件数と、消込にかかっていた時間をお聞かせ願えますか？

塚越さん： BPO事業部では、入金件数は月に150件ほどでした。複数枚の請求書を合算でお支払いいただく入金が結構多く、消込作業を行う際は確認に工数を取られていましたね。
営業事務では月に合わせて1日程度、経理側では1.5日程度をかけて作業を行っていました。

川村さん： 新たに作成したExcelファイルに入金日を転記するだけでも、イレギュラーが発生したりすると5～6時間かかってしまうような状態でした。誤転記が後で判明しても、どこから間違えていたのか分からないので、最初から転記をし直すようなこともありましたね。いつも目がチカチカするような感じでした（笑）。

――他の事業部でも入金消込の作業が発生していらっしゃると思いますが、それを考えるとかなりの工数になりそうですね。

塚越さん： そうですね。一つの事業部につきっきりになるわけにもいきませんし、当時は無駄の多い業務フローになっていたと思います。

弊社は「人のチカラで 世界を便利に」というビジョンがあり、人力を活用したビジネスを創出する事に力を入れている会社なので、結果的に、商流も顧客属性も様々な事業が併存しています。そのため、どうしても横断的に仕組みを作るというよりも、事業部ごとに業務を進めやすいフローを採る形になり、経理はそれぞれの事業部に合わせた対応が求められます。特に経理の頭を悩ませていたのが債権管理の運用です。どのような商流の事業でも横断的に使える入金消込システムはないかと思っていました。

入金消込に機能を絞り込んだVictory-ONEは
複数事業部への導入も容易に

――ありがとうございます。
そこからVictory-ONEに出会ったきっかけを教えていただけますか？

塚越さん： もともとはNJSS事業部において課題のあった債権・債務を一元管理できるシステムはないかな、と探し始めた際にお話を聞いたことがきっかけでした。
その際は時期的な問題や費用対効果に鑑みてシステムの導入は見送りとなりましたが、BPO事業部においても属人化や二重作業の解消の優先度が上がったため本格的に導入を検討するに至った次第です。

――入金消込の効率化を行うにあたり、何か他の手段やサービスは検討されましたか？

塚越さん： 入金消込機能のついた請求管理システムの導入や、Excelのさらなる改修などを検討していました。
ただし、Excelでは結局手作業や属人化といった根本的な問題を解決できないため、BPO事業部から順次システムの導入を検討していく形となりました。

――Victory-ONEを導入することにした決め手があれば、教えていただけますか？

塚越さん： 御社の営業の方が、実務視点の質問にも明確にお答えいただけた、というところはあったと思います。

実務上発生するさまざまなケースに対応できるかできないかを、選定前にしっかりと確認しなければ、実際に導入した後に思わぬ弊害が出てきしまうと思っていまして。例えば、請求額と入金額に差額があったときにどういう調整をするかなど、入金消込におけるさまざまなケースについてどのような処理をするかという質問をしたところ、このように処理をするとか、逆にここはうちのシステムじゃ出来ませんとか、明確な回答を頂けました。

実務に根ざした作りこみをされているのだろうな、という感想は持ちました。

川村さん： 他には、請求書の発行についてはすでに自社開発のシステムがありますので、請求管理の機能までは必要としていませんでした。
将来的に、複数の事業にまたがって利用してもらうシステムと考えると、機能が多すぎても弊社の仕組みにはうまく当てはまらないんですよね。

御社のシステムは入金と債権に特化しているので、いろんな事業に当てはめやすいなという印象でした。

――Victory-ONEの導入中、気を付けたことや苦労されたことはありましたか？

川村さん： 私が主に導入担当として進めていたのですが、このシステムをメインで使うのは事業部の営業事務になりますので、事業部ではどうすれば使いやすいかな、という仕組みづくりの部分には気を使いました。
他にも、システムの中に出てくる用語が良く分からなかったということもありましたが、専任のSEの方がフォローとしてついて下さって、電話などで質問したらすぐに回答をいただけたり、文書にまとめていただけたりしたので、とても安心して取り組めたな、と感じています。

（川村さん）

属人化していた消込業務のジョブローテーション化に成功
監査法人へ提出するエビデンスの作成も迅速に

――Victory-ONE導入後のお話について伺わせて下さい。
今は、どのような効果を実感されていますか？

川村さん： 冒頭に申し上げたように、今回のVictory-ONE導入の目的は属人化の排除と二重工数の削減でした。前者については、Victory-ONEの導入をきっかけに従前の担当者以外に配属されたばかりの担当者でもうまく回せるようになったので、ここは課題をクリア出来たかなと思っています。

また、経理側でも以前1.5日かかっていた入金消込と債権管理業務が、1日かからないくらいに削減できました。どうしても人の目で確認する必要がある債権管理の部分を除けば、半分くらいまで工数を削減できていると思います。

今まで一つ一つを目で確認しながら消込をしていたところが、自動で照合されるようになりましたので、かなり大きいですね。

――Victory-ONEの、こういう機能がありがたい！というものがあれば、教えてください。

川村さん： 先ほど申し上げた通り合算の入金が多くありましたので、これを自動照合してもらえるグルーピング機能がとても重宝しています。

また、顧客の中には様々な規模の企業様がいらっしゃり、振込依頼人名義が会社名でなくて社長の個人名ということもあるのですが、これまでは担当者が頭の中で覚えている状態でした。Victory-ONEには機械学習機能があり、一度消し込んだものは学習してくれますので、配属されたばかりの担当者であっても問題なく消込が行えるようになったことは、属人化の解消につながったと思います。

――ありがとうございます。
その他、副次的な効果などはありましたでしょうか？

川村さん： 手作業でやっていたころは、金額が合わなかったら一からやり直し、ということも間々ありましたが、ここが解消されたので個人的には以前より心穏やかに業務に取り組めるようになったかなと思っています（笑）。

また、監査法人の監査が入った際に、合算入金が多いため請求額と入金額が一対一で合わない、という指摘が入ることがあります。その場合は別途エビデンスを用意する必要があるのですが、そのエビデンスの用意が楽になりましたね。

従前のExcel管理だと、どの入金がどの請求書の合算分なのか、というメモは残していたのですが、検索性が高くなく用意するまでに時間を要していました。
Victory-ONEでは、消込の履歴がわかりやすく詳細に残っていますので、エビデンスをすぐに提出できるようになりました。

――ありがとうございます。
最後に、システムへのご要望や、今後の展望等があれば伺えますでしょうか？

塚越さん： まだ帳票類の機能についてあまり活用できていないので、債権管理業務にうまく当てはめてさらに効率化を図っていきたいなと思っています。
また、現在は1事業のみで利用していますが、ゆくゆくは事業部をまたいで横断的にVictory-ONEを使っていきたいですね。その際は、またご支援いただきたいです。

数々のお褒めの言葉、大変励みになりました！
今回はインタビューにご協力いただき、ありがとうございました！