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株式会社 マイナビ 様

導入製品Victory-ONE

煩雑な入金消し込み業務の作業量を1/3以下に削減

進学・就職・転職情報の提供や人材の派遣・紹介、結婚式場や賃貸住宅の情報サービス、その他さまざまな事業を展開する株式会社マイナビ様(以下、マイナビ)。 かねてより同社の経理部門では、入金の消し込み業務が煩雑で、担当者の大きな負担となっていました。 そこで同社はこの課題を解決するため、R&ACの「Victory-ONE G3」を導入。 オートマッチング機能の活用によって全体の6割が一括処理できるようになり、作業量は1/3以下に削減されました。 今回はこの導入の経緯について、本社経理部経理企画課 課長 兼 経営企画室の丹羽陽斗氏にお話を伺いました。

導入の背景

入金の消し込みに一苦労 作業は経験やカンが頼み

現在、マイナビには主な人材系事業として、就職情報事業や転職情報事業のほか、アルバイト・派遣情報事業、エージェントサービスの紹介事業などのサービスを展開していますが、いずれの事業の経理担当においても、その入金消込を処理する際に課題があったといいます。

-「具体的には、請求書と入金を付け合せて消し込み処理を行う過程で煩雑な作業が多く発生していました。 Excelや販売管理システムの消し込み機能を使い、1件1件の入金について差額の有無を確認。 差額があれば何が原因なのか、経験やカンをもとに判断して調査・処理していたのですが、これはある種の職人芸であり、誰もが素早くできるという作業ではありません。 こうなってしまうと、主担当が病気になったり退職したりした場合には業務へ支障が出かねませんので、業務の属人化の改善が急務となっていました」(丹羽氏)

そこでマイナビでは、こうした課題を解決するためのソリューションとして、2014年のはじめから本格的に製品の検討を開始。結果、いくつかの製品の中から「Victory-ONE G3」を採用し、まずは試験的に一部の事業の経理処理へ導入することになりました。

導入の経緯

オートマッチング機能を高く評価 導入コストの安さも魅力

「Victory-ONE G3」を採用した理由について丹羽氏は、同製品の優れた機能を挙げています。

-「他の製品は、あくまで会計システムや販売管理システムのオプションとして入金・回収業務にも対応しているという位置づけでしたが、『Victory-ONE G3』は入金・回収業務に特化していました。中でも入金情報を一覧で表示して自動でマッチングする際の消込パターンの柔軟さと、それを自動学習する機能は魅力的でしたね。私は経理畑で15年以上働いてきてさまざまなシステムを見てきましたが、ここまで経理の実務に合致した製品は初めてでした。」

また、導入にかかるコストの安さも大きな魅力だったようです。

-「他の製品と違って入金・回収業務の部分だけを担う製品ですので、余分な機能にお金を払う必要がなく、導入コストがひと桁違いましたね」(丹羽氏)

マイナビは「Victory-ONE G3」を選定すると、約3ヶ月かけて導入作業を実施しました。 これについて丹羽氏は当時を振り返ります。

-「R&ACには導入のコンサルティングから入っていただいたのですが、実際の現場にマッチした使いやすいシステムに仕上げてくれました。社員への教育やサポートなど、側面からの支援もあり安心して導入を進められました」(丹羽氏)

導入における改善効果

入金全体の6割を自動で消し込み 作業負荷は1/3以下に削減

「Victory-ONE G3」が導入されてから取材時点で約1年がたちましたが、 使うにつれてオートマッチング機能の学習効果も高まり、現在ではマッチング率が入金全体の6割にまで向上したといいます。

-「この部署では毎月数千件の入金があり、その消し込み作業は月末締めで忙しい時期の大きな負担となっていました。 しかしこのたび『Victory-ONE G3』を導入したことで、以前はふたりで1日半かかっていた作業が、ひとりが1日あれば余裕で終わらせられるようになりました。 作業負荷が1/3以下に減った計算ですね。また、消し込みに大きな時間を取られなくなったことで、ほかの急ぎ案件などに専念できるようになりました」(丹羽氏)

システム導入イメージ

今後の展望

R&ACのレスポンスの早さ 信頼性の高さを評価

今回の「Victory-ONE G3」の導入対象はまずは一部の部署のみであり、他の部署では引き続き入金消し込みを人手で処理しています。それゆえ現場からは一刻も早く同製品を導入してほしいという要望が上がっているとのことです。 最後に丹羽氏はR&ACについて期待を語ってくれました。

-「他社の場合、営業とSEが別の人間で、営業の方に何か注文を出しても、うまくSEに伝わらず二度手間や認識相違のまま構築が進んでしまうこともありました。 その点、R&ACは入金業務に特化していることもありSEの方が営業を兼務していて、私たちの業務の実情や細かなニーズをしっかりと把握してくれているので、レスポンスは早いですし、信頼感もあります。 これからも引き続きご協力をお願いします」(丹羽氏)

入金消込・債権管理の自動化のケーススタディ

Victory-ONEは入金消込/債権管理にまつわるあらゆる課題に対応可能。これまでどのような課題を解決してきたのか、ケーススタディとしてご紹介します。

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