ベテランが定年退職。引き継いだ業務は手作業が多く、業務を圧迫。V-ONEクラウドで紙とエクセルを撤廃。

1971年創業の老舗ソリューションベンダー。長い歴史を経て、社内では定年退職による社員の新旧交代が進んでいた

1971年に創立され、50年以上の社歴をもつ株式会社日本システムテクノロジー。同社は長年にわたり、パッケージソフトの開発・販売やITシステムの導入・保守、ネットワークシステムの構築などを手がけてきた老舗ソリューションベンダーです。100名を超える社員で販売や開発などを積極的に展開しています。
 
経理や労務をはじめとするバックオフィス部門は長年ベテラン社員が業務に従事していましたが、定年を迎えたため若手社員に業務の引き継ぎを順次行いました。そこで問題となるのが、属人化してしまったさまざまな業務です。ベテラン社員のもつ知識や経験は大変貴重なものですが、業務を引き継ぐ際には知識だけでなく「経験の継承」が問題となりました。お客様からの振込と請求額を照合する入金消込の作業も、属人化の例外ではありませんでした。
 
「当社は管理部の中に経理業務、販売管理の業務、人事労務を担当している専門家がそれぞれ業務を行っていましたが、ここ3年ほどで人事労務の担当者と経理業務の担当者が定年退職となりました。ベテラン社員の定年に合わせ新入社員の採用を行い、業務の引き継ぎを順次行っています。」（寺田氏）

入金消込の作業はすべて手作業！Excelのファイルを印刷し、目視で請求と入金を比較していた

「従来の入金消込業務は、すべて紙とExcelで行っていました。銀行から入出金明細を印刷後、販売管理のシステムで請求データを検索し、入出金明細に記載していました。また、目検（めけん：目視で確認すること）で照合した後、Excelで入金一覧表を作成していました。私は入金消込だけでなく販売管理や採用業務も担当しているので、月末になるとなかなかの業務量でした。」（松澤氏）
 
毎月の入金件数は約600件。これらをすべて手入力し、目で確認しながら消し込むには膨大な時間がかかります。また、お客様によっては請求金額と振込金額が異なるケースがあります。また案件別に分割して振り込まれる場合もあるため、これらの確認には手間がかかるのです。

『V-ONEクラウド』導入前の運用フロー

「業務の引き継ぎはしてもらいましたが、長年その業務を担当してきたベテラン社員のノウハウについてはわからないところがありました。ベテラン社員の方は経験も豊富で、イレギュラーなものについても、なんとなくエラーデータの把握や対処方法を理解していましたが、私には知らないことが多く、その都度確認が必要となりました。そのため月末は丸々1日消込作業と誤入金の確認作業に費やしていました。残業する場合もありましたが、さらに困ったのは担当している他の業務にも影響が出てしまうことでした。」（松澤氏）
 
「もともとエンジニアをやっていたのですが、3年前に管理部に異動しました。社内のアナログ業務や属人化している業務が気になり、システム化していこうと考えていました。ある日、松澤さんが遅くまで残業していたので何をしているのか確認したら、入金消込の照合で数字が合わなく苦労していました。そのときはエクセル関数等を利用して解決したのですが、これはシステム化しようと考えました。ちょうど同時期に楽商と『V-ONEクラウド』連携を開発しているという話を社内で聞き、管理部でも導入してみようと考えました。上司も業務改善や効率化には理解があるので『V-ONEクラウド』の導入はすんなり了承してもらえました。」（寺田氏）

属人化の解消と業務の効率化を目指して『V-ONEクラウド』を導入。導入はスムーズに進み、稼働当初から高い突合率を実現！

このような経緯を経て、11月から『V-ONEクラウド』導入の検討が始まり、翌年の2月に導入決定、数カ月の導入作業後、5月のゴールデンウィーク明けには稼働開始となりました。
 
「導入前支援として専任の担当の方がついてサポートをしてくれたので導入や設定作業はスムーズに進みました。担当している松澤はシステム導入の経験がないので当初心配だったのですが、親身になって相談にのってもらい、とても助かりました。実際の内容としては、弊社側の運用の話になるのですが、当初は請求先単位の消込でよいとおもっていたのです。しかし、突合結果を確認した際わかりにくかったため、今まで案件単位で消し込みしていたので従来通りの消込が良いという話になりました。それまでの過程でも何度か設定変更をする必要があったのですが、導入支援担当の方には、運用の相談や変更についてもすぐに対応してもらえたので助かりました。おかげさまで照合率は初回から77％くらいになり、かなり精度が高いなという印象でした。」（寺田氏）

『V-ONEクラウド』導入後の運用フロー

その後も『V-ONEクラウド』のAIによる自動入金消込機能もあり、照合突合率は高い精度を保っているといいます。では、月末に2名で丸々1日かかっていた消込作業の時間はどの程度低減できたのでしょうか。
 
「今では半日かからずに入金消込ができています。突合できない件数が20件ほど残ることもありますが、それは新しいお客様やまだお振込されていないお客様がほとんどです。すべて目検でやっていた頃のことを考えれば状況はかなり改善しています。以前は突合ができないデータを探す場合、600件の中からエラーを探す必要があり、探す作業に時間がかかっていました。『V-ONEクラウド』を導入してからは、600件から20件のエラーを目検で探すのではなく、システムで20件エラーがあるので確認してくださいとアナウンスしてくれるので探しやすくなりました。」（松澤氏）
 
『V-ONEクラウド』の導入は、属人化の解消にも大きな成果を上げています。これまでは特定のベテラン社員しか把握していなかったノウハウが、システムに組み込まれ自動的に処理されるようになりました。たとえば、特定のお客様が手数料を差し引いて入金するケースでは、『V-ONEクラウド』のAIが過去のデータをもとにそのパターンを学習し、適切に処理してくれます。このような機能により、新しい担当者でもスムーズに業務を引き継ぐことができ、業務の標準化が進んだのです。
 
「消込後のデータは会計の方に登録しなければならないのですが、今までは消込用のExcelファイルから会計用のExcelファイルに転記して1件ずつ会計システムに登録していました。『V-ONEクラウド』はCSV連携できるので、業務の効率化ができました。」（松澤氏）
 
「導入が決まった後の、サポートも非常に良かったです。R&ACの専任サポートの方がついてくださって、設定などもすべてやっていただいたので導入はとても楽でした。打ち合わせ以外にも電話とメールでもサポートしていただきました。電話でのやりとりもメールに残していただいたので安心感に繋がりました。また、本稼働後はチャットで何回か問い合わせをしたのですが、そのやり取りも導入前と同様、メールで送っていただけたので質問と回答を見直すことができました。手厚いサポートには大変満足しています。」（松澤氏）
 
現在、日本システムテクノロジー社では、『V-ONEクラウド』上で入金消込と消込仕訳データの出力ができるようになっています。今後も継続して効率を改善していくため各システムとデータ連携も検討しています。手入力部分の改善を含め、同社はこれからも属人化対策や業務効率改善のため、業務のシステム化を積極的に進めていく計画のようです。

『V-ONEクラウド』の導入で課題解決につながった機能や特徴

今回の日本システムテクノロジー様の『V-ONEクラウド』導入では、以下のような導入の工夫やアプリケーションの機能が課題解決につながったといえるでしょう。

• スムーズに導入できるクラウド版の採用
• AIによる自動入金消込機能
• 専任のR&AC担当者が導入から稼働までをサポート