作業にかかる人員が半分、作業時間は1/3に削減

分析・計測システムの分野で世界をリードする堀場製作所。同社では、堀場製作所本社および国内グループ会社の入金確認および消込の作業を本社の経理部門と営業業務部門で分担しています。しかし、そのほとんどを手作業で行っていたことから、大きな作業負担が発生していました。そこで同社は、業務の省力化を目指し、アール・アンド・エー・シー（以下R&AC）の入金・回収業務特化型ソリューションパッケージ「Victory-ONE G3」を導入。入金消込の半分以上が自動で照合できるようになり、余裕をもって作業を進めることが可能になりました。また、作業にかかる人員が半分に、時間も1/3になるなど大きく省力化。業務の効率化も実現しています。

堀場製作所について

分析・計測システムのリーディング・カンパニー

京都に本社を置く堀場製作所を中心としたHORIBAグループは、世界27カ国49社でビジネスを展開しており、分析・計測システムのリーディング・カンパニーとして知られています。 具体的には、自動車の研究開発や地球環境、産業プロセス、医療、半導体製造、最先端の科学技術など、さまざまな分野において独自の分析・計測システム機器を提供し、顧客の問題解決に貢献しています。 そんな同グループの社是は「おもしろおかしく」。これには、各社員にプライドとチャレンジマインドを持ち、エキサイティングに仕事へ取り組むことで、人生の満足度を高めてほしいという願いが込められています。

導入の背景

入金消込の作業を経理と営業業務で分担 手作業のため期限に間に合わないことも

財務本部 副本部長
多鹿 淳一 氏

堀場製作所では、堀場製作所本社および国内グループ会社の経理業務を統括していますが、入金消込においては作業を経理部門と営業業務部門とで分担しています。その理由について財務本部 副本部長の多鹿淳一氏は次のように説明します。 -「案件の中には入金との紐付けが難しいものもあります。例えば、自動車メーカーから排ガス測定のための実験施設全体の建設を受注するといった大型案件では、請求書は一枚ですがその内訳明細は数百件とかなりの数になります。こうしたケースでは請求を明細単位で付き合わせていく必要がありますが、営業業務の担当者でないととても対応できません。そこで、間違いを起こさないためにも入金確認は経理部門、消込は営業業務部門と担当を分けていました」(多鹿氏) 入金の数は本社が月間500件、国内グループ全体で1000件ほどになります。これを経理部門4名、営業業務部門59名が協力して消込を行っていました。当時の状況について、経理部の和田信祐氏は次のように振り返ります。 -「入金消込は月初の第3営業日までに処理しなければなりません。しかし、手作業でやっているため、ときには4日目にずれ込んでしまうこともありました」(和田氏)

「Victory-ONE G3」導入の経緯

他社からの売り込みをきっかけに　入金消込の自動化を検討

財務本部 経理部
和田 信祐 氏

堀場製作所としても、なんとかこうした作業を省力化したいという思いはあったそうですが、実際に検討に入ったのは、2014年初頭とあるベンダーから入金消込の自動化ツールを紹介したDMが送られてきたことがきっかけでした。 -「それまで私たちはこうしたツールの存在を知らなかったのですが、これをきっかけに情報収集を開始。『Victory-ONE G3』を知ったのもこのときです(和田氏)

選定のポイント

消込の正確性を重視　外貨入金への対応も評価のポイント

堀場製作所ではさまざまなツールを比較・検討しましたが、特定銀行の消込にしか対応できないなど、機能に制約のあるものも多かったといいます。和田氏は選定のポイントについて以下のように説明します。

-「消込の照合率は高くても、マッチングの精度が低いと間違いが多くなってしまいます。その点、『Victory-ONE G3』にはこうした問題はなく高い正確性を示してくれました」(和田氏) 一方、多鹿氏はソリューションの対応力を高く評価しています。 -「当社はグローバル規模でビジネスを展開していますので、入金消込においても外貨への対応が必須です。当時、Victory-ONE G3は未対応※だったのですが、カスタマイズをお願いしたところ、前向きで機能の追加も対応可能という回答をいただきました。こうした経緯もあり、『Victory-ONE G3』を採用することに決めたのです」(多鹿氏)※現在は標準機能として搭載 2014年11月に「Victory-ONE G3」の採用が決まると、まずはSAP ERPとの連携を中心にテストを行い、2015年8月に国内グループ会社へ導入しました。その後、2015年10月に堀場製作所本社へ導入、本格的な運用をスタートさせています。

導入効果

作業にかかる人員と時間を大幅に削減　業務の効率化にも貢献

取材時点（2016年7月）では「Victory-ONE G3」の導入から半年以上が経過。その使い勝手について営業プロセスマネジメント部の井戸圭氏は次のように語ります。

-「インターフェースも使いやすく、みな戸惑うことなくスムーズに利用できています」(井戸氏) 堀場製作所の案件は、一顧客あたりの請求明細件数が非常に多く、入金までの期間も長いという特徴がありますが、導入当初で4割の自動消込に成功。2016年5月の時点では学習効果もあってその割合も55％まで向上しています。また、消込の際に情報の共有が可能なグループ間の取引では、割合も80〜90％に達しているとのことです。これにより、今では作業を余裕をもって進められるようになりました。 「Victory-ONE G3」の導入は経理部門、営業業務部門双方に恩恵を与えています。経理部の保木茉莉奈氏は次のように効果を語ります。 -「各自が担当している案件の入金残がいち早くわかるようになったことが大きいですね。自分の担当している案件が明確になったことで、消込を取りこぼすことがなくなりました」(保木氏) 経理部の小林良輔氏も次のように述べています。 -「以前は入金を確認してからでないと作業できなかったものが、今では前もって準備できるようになりました。また、経理部門の担当者も半分の2名に削減でき、人材リソースのより有効な活用が可能になっています」(小林氏) 一方、営業業務部門においては、時間、人員ともに大幅な削減を達成しました。井戸氏は以下のように評価します。 -「手作業が大幅に省力化されたことで、担当者の人員の数も54名から30名に減らすことができました。時間的にも、のべ321時間が121時間と約1/3にまで削減。消込にかかっていたリソースを他業務に生かすことが可能になりました」(井戸氏)

財務本部 経理部 保木 茉莉奈 氏

財務本部 経理部 小林 良輔 氏

営業本部 営業プロセスマネジメント部 井戸 圭 氏

今後の展望

海外子会社への展開も検討

堀場製作所では、今後もノウハウを積み重ね、照合率を7割程度まで高めていくことを目標としています。最後に多鹿氏は以下のように思いを語っていただきました。

-「いずれは『Victory-ONE G3』を海外の子会社まで展開したいと考えています。R&ACには今後も協力を期待します」(多鹿氏)