インボイス制度をきっかけに販売・請求管理、消込業務をDX！ V-ONEクラウド導入で属人化解消、大幅業務効率化

販売管理システムを入れ替えなければ、インボイス制度に対応できない事態に！ 向井珍味堂は、業務プロセス全体のDX化に舵を切った

2027年に創業80年を迎える向井珍味堂は、天然素材を原料とした食品（きな粉や七味唐辛子、青のりなど）の製造・販売を行っています。従来は業務用原料の卸売を中心に事業を展開してきましたが、近年は小売向け商品の展開にも注力しており、販売チャネルの幅を広げています。その一方、事業の性質上、受注から請求、入金までの業務フローは単純ではなく、取引先や商流の違いに応じて複数の運用パターンが存在しています。

• 受注して入金確認後に商品を準備・発送する前払い型
• 商品発送後、月締め・翌月払いで回収する掛売り型
• 営業担当が直接納品し、商品と代金をその場で引き換える現金回収型

また上記に加え、卸向けや小売店向け、直販向けの商流が混在し、請求条件や回収条件の個別対応が発生しやすい構造にもなっていたのです。

「当初はこれが当たり前だと思っていましたが、システムベンダーさんとの対話を通じて、食品業界特有の商習慣が存在していたのだと認識するようになりました。これらの複雑な取引条件や回収条件に対応するため、フルスクラッチ（独自開発）で基幹業務システムを開発したのですが……」（星様）

基幹業務システムを開発・稼働してから数年後の2023年、インボイス制度（適格請求書等保存方式）が導入されることになりました。

「さっそくインボイス制度対応のために、改修についてシステムベンダーさんと相談したのですが、なんと『要望通りに開発はできるが、法律に合致しているかどうかはそちらで責任を持って確認してほしい』と言われてしまったのです。これでは怖くて改修を進めることはできません」（星様）

解決策に窮した同社は、顧問会計士から株式会社アイルの販売・在庫・生産システム「アラジンオフィス」を紹介され、他システムとも比較の上、導入を検討し始めました。

「管理部長（星様）から新システム導入について相談があったときは、とても迷いました。前のシステムを開発してから4年ですからね。開発費の回収もできていないのです。ですが、インボイス制度の対応を当社の担当者だけで担うのは難しいと思えましたし、法対応を含め継続的に支援してくれるベンダーさんに任せるべきだと考えました。また、システムを自社に合わせるより、業務側を標準に合わせた方が長く使えるとも考えて検討しました」（髙見様）

アイルが展開するアラジンオフィスには、食品業界向けパッケージシステムの「アラジンオフィス for foods」があり、これが向井珍味堂の業務形態に合っていたこと、インボイス制度対応や他のシステムとも柔軟に連携できるようになっていたことが導入の決め手になりました。

「私自身、システムだけを担当しているわけではなく、日常業務と並行して改修・調整対応を担う状態でした。前の基幹業務システムはカスタマイズしすぎて複雑化していたし、どこをどう直せばよいか不明になっていた点もある。実際、インボイス制度がなければ髙見社長に提案しづらかったのですが（笑）、新システム導入のご判断をいただいて助かりました」（星様）

株式会社向井珍味堂　代表取締役　髙見様

「新システム導入について言うと、あともう一点大切なことがありました。それは内部統制の強化です。当社は親会社のM&A戦略の一環でグループ入りをしており、近年は内部統制の強化が進んでいます。ですからこれまで以上に、業務フローの整備や可視化、証跡管理、監査対応などが重要になってきます。少人数の組織にとって、これを人手だけでこなすのは難しく、システムを活用した運用設計がどうしても必要でした。インボイス対応ももちろん重要でしたが、業務の標準化や属人化解消、内部統制の強化にとっても、今回のシステム導入は意義のあるものだったのです」（髙見様）

アラジンオフィスを導入することで、それまでExcelと紙で運用していた生産管理や在庫管理を担当者が直接システムに入力するよう改め、自らが数字を意識して管理する運用に変わります。また請求書の発行も、専用ソフトの導入で電子化し、なるべく人の手を介さない方式に変えていきます。そして担当者の定年で最も問題となっていた入金消込も、R&ACのV-ONEクラウドを導入し、属人化解消と作業の標準化を進めることになりました。向井珍味堂は、インボイス制度への対応をきっかけに、大きくDXへと舵を切ることになったのです。

紙文化からの転換と属人化の解消が大きな問題となっていた

向井珍味堂がDXへと一気に舵を切る経緯を、もう少し詳細に見ていきましょう。先述のように、同社はインボイス対応の他にも、業務プロセスの中に大きな問題が残っていました。まずは請求書の発行業務です。

株式会社向井珍味堂　管理部部長　星様

「当社では毎月約300通の請求書を発送しており、封入や発送準備といった作業に多くの時間と手間がかかっていました。これらの業務は担当者の負担が大きく、請求書発送のための作業が残業の発生要因になることも少なくありませんでした。さらに、郵便料金の値上がりも重なり、紙による請求書運用を続けることのコストメリットも低下していきました。こうした状況を受けて、請求書の電子化を進めることにしたのです」（星様）

新しい販売・在庫・生産管理システムの導入と共に請求書発行システムも導入し、同社の請求書のほとんどが電子データで発行されるようになりました。お客様からは「なぜ今までやってくれていたことができなくなるのか」や「紙のままがよい」という声も上がりましたが、取引先ごとに電話説明を行うなど丁寧なフォローを実施して定着しています。

「あともう一つ。大きな問題が残っていました。それは入金確認と消込業務です」（星様）

消込業務は、一人の担当者が長年専任で担っており、周囲の社員はその担当者がどのような作業を行っているのか、業務の全体像を十分に把握できていない状況でした。

消込方法は、まずExcelシートに支払通知明細などの情報を入力し、それを基に販売管理システムで入金処理を行うという方法がとられていましたが、シートの内容や項目などが担当者以外はわからず、属人化している状態でした。そのため、他の担当者が内容を確認しても業務を再現することが難しく、担当以外では消込業務が進まない状態でした。

「当時の入金消込は、Excelと支払通知明細を見比べながら行う、ほぼ目視中心の作業でした。しかも担当者はネットバンキングの権限を持っていなかったため、1〜2時間おきに入出金明細を出力してもらい、その内容を確認してExcelに転記。さらに販売管理システムで処理するという流れを繰り返していました。この担当者による入金確認作業には、月の稼働20日のうち16〜18日が費やされていました」（星様）

V-ONEクラウド導入前のフロー

入金処理はCSVでデータを取得したりシステム連携したりする仕組みではなく、担当者が目視でその都度内容を確認してExcelへ転記する運用だったので、入力ミスが起きるリスクも高かったといいます。また、請求書の発行は月末の入金処理が完了しないと進められない仕組みになっており、この入金処理が請求業務全体のボトルネックにもなっていました。

「そして何より問題だったのは、この担当者が定年退職間近だったことです。30年近く消込業務を担っており、他の社員で業務を行うことが難しい状況でした」（星様）

担当の方が退職してしまうと、消込が滞ってしまうリスクを抱えており属人化解消やジョブローテーション、他の社員でも業務ができる状態にするための業務標準化が急務でした。

属人化解消と業務標準化のためにV-ONEクラウドを導入！ 月16〜18日かかっていた作業は半日に

このような属人化問題を解決するため、また複雑な商習慣がもたらす突合の難易度を下げ、業務自体を標準化するためにV-ONEクラウドが導入されました。

「消込は単純な振り込みだけでなく、リベートや売上割戻し、相殺、月またぎの繰越処理、マイナス残の翌月持ち越しなど、食品業界特有の複雑な処理がありました。このため以前の担当者は何重にもチェックをかけながら、絶対に間違えないよう慎重に処理していました。ですから、月のうち16～18日間も入金消込に費やさねばならなかったのです」（川根様）

V-ONEクラウド導入後のフロー

「システムの導入にあたっては、R&ACのサポートの方がかなりの時間を割いて業務内容の聞き取りと標準化作業を手伝ってくれました。この導入作業には前の担当者も積極的に参加してくれたのですが、まわりが『もうそんなにR&ACさんに電話しなくていいんじゃない!? 』と心配するほど、毎日問い合わせと確認をしていましたね（笑）R&ACさんには、かなり手厚くサポートしてもらいました」（星様）

上記のようなサポートに加え、操作説明や設定説明の内容は録画共有され、担当者が後から見返して自習できる状態にもなっていました。そしてV-ONEクラウドの導入後、消込の業務は劇的に改善されました。

「V-ONEクラウドを導入してからは、単純な入金についてはまとめて自動で消込できるようになりました。現在、私が対応しているのは、リベートや月ずれの入金、繰越処理といったイレギュラーなケースが中心です。入金件数が最も多い月末でも、作業は半日ほどで終わるようになりました」（川根様）

人手の確保が簡単ではない時代。代わりになる仕組みがあるならすぐに取り入れるべき

「前任者のみが長年その業務を担っていたため、辞めたくても辞められない状況になってしまうことや、もし急に出社できなくなった場合に業務が止まってしまうリスクがある点はとても大きな問題です。人手の確保が簡単ではない時代だからこそ、人にしかできない形で業務を残しておくこと自体が経営上のリスクになると思います。ですから確かに人は大切だが、代わりになる仕組みがあるなら、それは積極的に取り入れるべきだと考えています」（髙見様）

今回の向井珍味堂様のシステム導入事例は、消込業務の効率化だけではなく、業務標準化や事業継続（属人化解消）、内部統制を一体で前進させた事例となりました。

V-ONEクラウドの導入で課題解決につながった機能や特徴

今回の株式会社向井珍味堂様のV-ONEクラウド導入では、以下のような導入の工夫やシステムの機能が課題解決につながったといえるでしょう。

• スムーズに導入できるクラウド版の採用
• AIによる自動入金消込機能
• 内部統制対応機能の活用
• R&ACが提供する導入支援プログラムの活用