未入金はSlackですぐに共有！消込作業70％削減でスピーディーな債権管理を実現

入金消込は完全に手作業！毎月、担当者1人の時間が消込に費やされた

V-ONEクラウドを導入する前（約6年前）の、BtoB事業の月次入金件数は約1,300～1,500件。同社では、販売管理・請求管理はスクラッチ開発した独自システムで運用しており、請求の元データはそこからCSVで出力していました。そして、入金消込の作業はすべてスプレッドシートによる完全な手作業。販売管理システムから出力された請求データをシートに貼り付け、各銀行それぞれの入出金明細をCSVでダウンロードして「入金情報シート」に手動転記する、という流れです。口座名義と顧客コードをひも付けるマスタも手作りで、そのマスタをベースに消込処理を行っていました。

V-ONEクラウド導入前のフロー

「月1,300件から1,500件の入金を、ほぼ1名の担当者が毎月すべての時間を費やして消し込みしていました。メガバンク以外のネット銀行はほぼ毎日入金があるため、実質的には月次ではなく日次で作業が発生します。担当者の負担は相当なものでした。しかも、そのスプレッドシートはいわば『職人技』によって成り立っているようなもので、他のメンバーがメンテナンスしようとしても難しい状態でした。その作業量はもちろん、業務の属人化も非常に深刻な問題になっていました」（嶋倉様）

加えて、月中入金や前払い対応の取引先も複数存在していたため、イレギュラーな入金が頻繁に発生していました。たとえば、営業担当者がクライアントと個別交渉し、事前入金や前受金のような形で想定外の入金が発生することがありました。経理側が把握していない入金が突然発生すると、「この入金は何か」を営業に確認する必要があり、そのたびに余計な手間がかかります。

また、とくに頭を悩ませたのが、口座名義と社名が一致しないケースです。社名変更前の口座情報のまま新しい社名から振り込まれるパターンなどがあり、こうしたひも付けには相当な時間がかかっていました。不明入金は、毎月全体の約20%にのぼっていたといいます。そのたびに経理から営業や事業部へ確認連絡が発生し、コミュニケーションコストはかさむ一方でした。滞留債権の状況もリアルタイムでは把握できず、確認が必要なたびに個別の資料を一から作らなければなりません。管理帳票の作成自体にも相当な工数がかかっており、経理業務全体が慢性的に逼迫した状態が続いていました。

「当社の事業は順調に伸びていて、それは喜ばしい限りだったのですが、債権管理については何か対策を打たないと、いずれ破綻してしまうことは明らかでした」（嶋倉様）

スプレッドシートでの運用は限界！属人化を解消し、業務のデジタル化と効率化が必須だった

会社の規模が大きくなり、事業は順調に拡大中。スプレッドシートでの運用にいずれ限界が来ることは、経理グループ全員の共通認識でした。何より、1名の担当者に業務が集中している状態は、組織として健全とはいえません。また、その担当者が異動や退職になった瞬間に業務が止まってしまうリスクも、長年にわたって存在していました。

「そこで『入金消込ツール』をWeb検索し、複数のベンダーに問い合わせてツールの比較検討を始めました。比較のポイントは、入金照合率や各ベンダーの特色、導入コスト、運用コストの4点です。最終的にV-ONEクラウドを選んだ決め手は、入金照合率の高さでした。照合率が低いままでは、せっかくシステムを導入しても手作業の負担がほとんど変わらない、という懸念がありました。照合率が高ければ一括消込が実現できて、工数削減に直結する。この判断が決め手になりました」（嶋倉様）

「入金消込ツールに期待した効果は、大きく4つです。まず、月次消込工数の大幅削減。次に、属人化を解消してチームの誰もが操作できる体制の構築。そして、滞留債権の状況をリアルタイムで『見える化』すること。最後に、入金認識の漏れによるヒューマンエラーをなくすことです。これらがすべてまとめて解決できるなら、というのが導入への後押しになりました」（渡邉様）

こうしてクラウドワークスは、R&ACのV-ONEクラウドを導入。属人化の解消と業務のデジタル化、効率化へと舵を切ったのです。

消込業務全体で約70%の工数削減に！属人化も解消され、誰でも操作・運用できる体制になった

V-ONEクラウドの導入前は、請求データと入金データを1件1件手作業で突合・消込をしていましたが、導入後はボタン1つで一括処理できるようになりました。消込後の未入金企業一覧も自動でまとまるため、手作業で資料を作る必要もありません。

V-ONEクラウド導入後のフロー

「具体的な数字でいうと、月末の消込作業にかかる時間が最大14時間から約4時間へと短縮されました（約70％削減）。担当者にとっては、「月の業務が激変した」という実感があります。属人化の問題も解消され、特定の1人に頼らずに誰でも操作・運用できる体制が整いました。これは組織として、本当に大きな変化だったと思います。導入当初は、入金情報と取引先のひも付けをその都度学習させる必要があり、多少の手間はありました。ただ、導入から約半年後にAI検索機能などの新機能がリリースされてからは、候補の検索・確認作業が大幅に楽になりました。AI機能の活用により不明入金候補の精度が上がり、照合の確認工数もかなり減っています。V-ONEクラウドの入金消込機能は、使い続けるほど精度が高まっていく点が心強いです」（中澤様）

入金消込はもちろん、未入金の情報共有や回収までを効率化する取り組み

「実は導入当初は、Slack連携機能をあまり使えていませんでした。本格的に活用し始めたのは、複数チャンネルへの一斉通知ができるようになったタイミングです。それからは運用がガラっと変わりました。今は月末に消込が完了した後、月初に「営業通知機能」を使って全事業部のSlackチャンネルへ一斉に通知を送っています。通知の内容は「消込完了・未入金企業情報の更新」で、今では営業担当が各自でV-ONEクラウドにアクセスして内容を確認する、という流れが定着しています。以前は未入金の情報を経理から営業へ個別に連絡する手間がかかっていましたが、今はその必要がありません。V-ONEクラウドを経理と営業の共通プラットフォームとして位置づけることで、情報共有のスピードと精度が大きく向上しました」（渡邉様）

※ビジネスチャットツールとの連携は、Chatwork、Microsoft Teamsでも可能

グループ会社にもV-ONEクラウドを導入！管理工数の最小化をめざす

クラウドワークスでは、グループ会社（子会社）にもV-ONEクラウドを導入し、経理業務をシェアード形式で集約しています。同一ツールを運用することで管理工数を最小化できるため、経理チームが管理するグループ会社へも積極的に活用を進めています。

「当社がV-ONEクラウドを導入したのは約6年前で、当時の月次入金件数は1,300件から1,500件ほどでした。それが今では約2,700件と、ほぼ倍に増えています。それでも手作業を増やすことなく対応できているのは、V-ONEクラウドの入金消込機能のおかげです。もし今もスプレッドシートで運用していたら、と考えるとちょっと怖くなりますね（笑）」（渡邉様）

入金消込や債権管理は、件数が増えれば増えるほど確認作業や属人的な対応が膨らんでいく業務ともいえます。Excelやスプレッドシートでの手作業は、確認漏れや対応遅延などのリスクをはらんでいます。「今はなんとか回っているから大丈夫」と思っていても、気づいたときには手がつけられない状態になっていることが多々あるのです。

「業務量が増える前に仕組み化しておくことは、非常に大切だと実感しています。V-ONEクラウドを使うことで、消込状況の可視化や検索、自動化が一気に整い、業務負担が体感でわかるほど変わりました。取引先数や入金件数が増えている成長フェーズの企業ほど、導入のメリットを強く感じられると思います。『まだ早いかな』ではなく『今が動き時』と、前向きに検討することが重要だと思います」（中澤様）

V-ONEクラウドの導入で課題解決につながった機能や特徴

公式マスコットキャラクター「クービット（Cwbit）」

今回の株式会社クラウドワークス様のV-ONEクラウド導入では、以下のような導入の工夫やシステムの機能が課題解決につながったといえるでしょう。

• スムーズに導入できるクラウド版の採用
• AIによる自動入金消込機能
• Slack連携機能の活用
• R&ACによる既存システムとのAPI開発