アラジンオフィスとの連携により明細レベルでの自動消込を実現！

導入の背景

販売・在庫・管理パッケージ「アラジンオフィス」を中心に、中小企業の課題を 解決するソリューションを提供している同社。 バックオフィスの入金管理分野において、手作業での業務に限界を感じておりました。 そこで同社は、自社でも活用する「アラジンオフィス」と柔軟にシステム連携ができ、 且つ入金消込を効率化できるシステムを探しました。

※アラジンオフィスは中堅・中小企業向けの、販売・在庫管理が可能な基幹業務パッケージシステムです。 ファッション・食品・鉄鋼・ねじ・医療業界をはじめ、幅広い業界の商習慣に特化した標準機能を備えている上、 企業様ごとの業務に合わせてカスタマイズが柔軟に可能です。

導入システムの構成

ケーススタディ

担当者様へのインタビュー

実際にシステム導入に携わった、経営管理部経理部 小倉様、中居様、三上様にお話を伺いました。

社内システムとの相互データ連携が導入の必須条件

Q.消込業務を効率化しようと思ったきっかけは何でしたか？

A.当時は完全に手作業で消込作業を行っており、 会社の成長とともに入金件数も増え限界を感じていました。 とはいえ経理を増員するわけにもいかないので、抜本的な見直しを考えていました。 （小倉氏）

Q.当時はどのように消込業務をされていましたか？

A.EBから入金明細を紙で出力し、目視で相手先の特定と金額の確認を行って、 自社販売管理システムに手入力していました。（中居氏）

Q.月間の入金件数と業務時間はどれほどでしたか？

A.入金件数は2,000件ほどです。 当時は３〜４名で、月末は9時〜18時まで作業していましたので 約３０時間掛かっていました。 当社は月末日にすべての入金処理をしなければならない為、 経理メンバーをフル動員していましたね（笑）（中居氏）

Q.Victory ONE以外にどのような効率化手段を検討しましたか？ またVictory ONE導入の決め手は？

A.他システムに消込オプションがあることや銀行が提供しているツールの存在も 知ってはいましたが、当社は入金処理が複雑で且つ社内システムとの連携が 必須要件でしたので、汎用パッケージでニーズを叶えられるのか不安でした。 消込のキーとなる情報を数千件のお客様の入力に依存するのではなく、 顧客名での消込で、かつ学習機能を持つというV-ONEの機能面には期待が持てました。 また、社内的に消込業務の効率化は課題となっておりましたので、稟議もスムーズでした。 （中居氏）

作業工数が半分以下に。人を増やすことなく浮いた時間を他業務に活用！

Q.本稼働から約半年が経とうとしていますが、効果のほどはいかがですか？

A.それまでが手作業でしたので、とても効果を感じています。 マッチングに関しても、約７割は自動消込ができています。 特殊な入金もあり、金額一致しないこともありますが、得意先の特定という意味では 完全に自動化できていますね。（三上氏）

Q.実際に操作されてみて、機能面でどのような点が優れていますか？

A.少し細かくなってしまいますが、データの削除など一括処理に優れている点や、 内部統制用の帳票が充実しているなど出力面でも助かっています。（三上氏）

Q.業務面ではいかがですか？

A.業務量も工数も確実に半分以下にはなりました。 浮いた時間を確認業務に回したり、入金以外の業務にも回せるようになりました。 今後入金件数が増えても、人を増やすことなく対応出来そうです。（中居氏）

お忙しいところ、導入事例にご協力頂きありがとうございました！