自動消込率9割を達成し、業務工数が1/4に。WebViewerの活用で強固な債権管理体制を構築！

手作業の入金消込で周辺業務も含め、半月も取られていた

＜ヒガシホールディングス　経理部 鍵部長＞

「長年利用していたオフコンシステムから、業務を別システムへ移行するプロジェクトが進行していました。販売管理や会計システムと同時期に、入金消込・債権管理分野においても検討を開始しました。当時、入金消込はオフコンに月間1,000件程の入金データをインポートし、1件毎に請求と入金を消し込みしていました。」（鍵部長）
 
実際に現場では、振込名義のカナは都度マスター登録申請をしなければならず、手入力が大きな負担となっていました。4人がかりで毎月の業務時間の半分を費やし、2人月は入金消込作業に割かれるため、工数削減を一番の目的として導入を検討されたとのことです。

UI・UXは入金消込に特化したシステムならでは社内でも高評価

「会計システムの入れ替えと同時期でしたので、会計システム内での消込も検討しました。しかし、債権管理という特殊な分野はやはり専門的にやっているベンダーやシステムに任せたほうが効果は高いだろうという考えがありましたので、専門特化しているシステムを探したところVictory-ONEに出会いました。
 
実際にデモを見せていただきましたが、細部まで経理目線で作り込まれており、評価は高かったです。もちろんコスト面も優れていました。また、システムを組み合わせて業務を構築する場合、ネックになるのはデータ連携ですが、Victory-ONEは新会計システムと同様に入出力が柔軟にできたので、問題にはなりませんでした。」（鍵部長）

9割が自動消込され、工数が1/4まで削減

「一番効果が出たのはやはり作業時間です。入金の9割が自動で消し込みできるようになり、一連の作業時間が75％まで削減されました。それまで毎日確認しなければ追いつかなかった入金情報の取得も、今は週1回になりました。また、以前は営業所に確認してから消込作業を開始していましたが、現在は経理部門での消込作業後に内容が不明な入金や未入金のみ営業所に確認するというフローに変わりました。滞留債権に関する解決も早くなりましたね。
 
営業現場での滞留債権の確認は、営業担当がどこにいてもWeb上で確認できるよう、Victory-ONE内の滞留債権・不明入金・消込結果情報をWebから閲覧できるオプション機能「WebViewer（ウェブビューアー）」を導入しました。

＜WebViewerのサンプル＞

30日以上未入金となっている顧客に対しては、担当営業所にWebViewerから必ずコメントを入れてもらっています。滞留債権の対応状況に関してはWebViewerで細かく設定することができ、当社では『先方問合せ中』『特別な入金条件』『入金確約済み』『消込照会中』などのステータスで管理しています。これまでの紙ベースのやり取りと比べ、経理と営業所でお互いに滞留債権の情報共有・連絡が密になり、経理部で最新状況をすぐに把握できるようになったことは、債権管理上非常に意義深いことです。」（鍵部長）

営業現場では「管理帳票が見やすくなった」との声

「これまでの紙ベースと比べ、一覧性があるので見やすくなったとの意見が出ています。滞留債権の情報は全社に共有されるので、いい意味でプレッシャーにもなっていると思います。」（鍵部長）

導入担当者がスピーディーで柔軟に対応

「スピーディーに対応いただけた印象です。他システムのリプレース状況でV-ONEの導入スケジュールも少しずれてしまったのですが、変わらずご対応いただけました。また、細かな要望に関しても実装して頂けたのでありがたく思っています。」（鍵部長）

今後は、内部統制の強化と業務の自動化を更に推進

「内部統制の観点で、各システム間のデータ連携をもっと自動化していきたいと考えています。特に、入金データの自動取得に強い関心を持っています。また、子会社の入金業務もV-ONEを活用しているのですが、親会社と比べ、まだ合理化の余地が大きいため、今後ご相談させていただけますと幸いです。」（鍵部長）