消込システムのピンポイントな入れ替えを実現。柔軟な連携やサポート体制を評価

消込業務に特化して連携も柔軟な点を評価し、V-ONEクラウドを選択

（株式会社リザーブリンク コーポレートセクション 大塚さん）

──V-ONEクラウドの導入前はどのように消込作業をされていましたか？

大塚さん：V-ONEクラウドの導入前は、クラウド型請求書作成システムにバンドルされていた消込サービスを利用していました。
その消込サービスの提供が終了してしまったため、システムリプレイスを検討しました。

──サービスの終了が決まり、焦ったと思いますが、、、

大塚さん：そうですね（笑）当社は月間に400件程度の入金がありますので、さすがに手作業の消込になるのは避けたかったです（笑）
また当時経理を担当していた社員が育児休暇に入ることも分かっていた為、尚更V-ONEクラウドに出会えてよかったです。

──V-ONEクラウド以外にどのようなシステムを検討されましたか？

大塚さん：同じように他の請求書作成システムに付属している消込オプションや、会計システムも含めてシステムの全面的な入れ替えも検討しました。
しかし、なかなか当社の求める機能を網羅しているシステムに出会えなかった為、ピンポイントでリプレイスが実行でき、当社の請求書作成システムとも連携が可能なV-ONEクラウドを選択しました。

──システムでの消込作業が当たり前になると、手作業には戻れないですよね（笑）
     急ピッチでシステム移行をされたということですが、順調に進みましたか？

大塚さん：移行前にすべての不安要素を解決するのは難しいと理解していましたので、とりあえずV-ONEクラウドで走り出し、不明点を導入サポート担当さんと一つ一つ解決していきましたね。
何度も何度も電話させていただきました（笑）

システム間の連携には正確性と即時性を求めた

──もう少し入れ替え時のお話を詳しくお訊きしたいのですが、特に注意した点などはありますか？

大塚さん：やはり運用フローの再構築にはとても頭を使いました。
これまでは請求書発行から会計システムまでをシリーズ製品で業務していましたが、消込業務が別システムになることを念頭に置いて、まずは当時の運用フローを一から見直しました。
消込はどれくらいの頻度でやる必要があるのか、システム間の連携はうまく整合性が取れるのか、仕訳に問題は発生しないか、などです。

──他のユーザー様でもシステム間の連携には注意したというお声をよく聞きます。貴社の場合はいかがでしたか？

大塚さん：当社の場合、消込をした結果の入金状況を請求書作成システムに反映し、請求書作成システムからお客様の予約管理システム上へ入金状況を通知したり、滞留情報を社内ツールで営業に通知したりしています。
ですのでいくつものシステムが関係してきますし、正確性はもちろんのこと即時性も求められます。
その点、V-ONEクラウドは当社の請求書作成システムとAPI連携もできましたので、色々苦労もしましたが最終的には当初目指していたシステム構成を実現できています。

（ホワイトボードを使い分かりやすく説明していただいた大塚さん）

合算入金への対応機能や導入時のサポート体制を評価

──さて、それでは現在の活用状況や効果について教えてください。

大塚さん：稼働しておよそ半年が経ちますが、おかげさまで現在は安定稼働していますね。
機能面で特に助かっているのは合算入金に対応できる点です。特に、店舗や関係会社が多い企業様で当社の予約管理システムをご利用いただいている場合、契約や請求は各店舗・関係会社に行っても、実際の入金は統括している本社等から一括で入金されてくることがよくあります。

V-ONEは複数店舗をグルーピングする機能や、消込画面で各請求が一覧で見られますので、N対Nの照合ができるのはもちろんのこと、未入金が発生した際もどの請求が未入金なのかすぐ探せるためとても楽になりました。
照合率も使うほどにどんどん向上しています！

──ありがとうございます！サポート面はいかがでしたか？

大塚さん：導入時の話になりますが、旧システムのベンターさんとデータ連携の仕様について直接やり取りして頂けたのはとても助かりましたね。
新システムなので使い勝手に慣れるまでは大変でしたが、サポート担当さんにはとても丁寧にご対応して頂きました。専任のサポート担当がいる、というのは心強く安心しました。
バージョンアップ要望も親身にヒアリングしていただき、対応いただけました。

──それでは最後になりますが、今後について展望などがあれば教えてください。

大塚さん：入金情報の自動取込が出来るようになるとますます効率化が進むと思います。また口座振替決済に関しても、データ連携の部分にまだ改善の余地があると考えておりますので、引き続きご相談に乗っていただけますと嬉しいです。

大塚さん、本日はご協力いただきありがとうございました！