大手ECサイト運営会社との取引で発生する大量の出荷明細と検収明細の消込を自動化！

導入の背景

支払データの構造が特殊なため、Excelを使った手作業に依存し、確認作業に時間がかかる

医療衛生用品、ベビー用品、日用雑貨用品等の卸事業を中心に展開するピップ様。近年はドラッグストア、量販店、スーパーマーケットなどの小売店ばかりでなく、eコマース事業者への卸販売も増えています。大手ECサイト（以下、ECサイト）もそのひとつで、卸の取引全体の数％を占めるといいます。

Victory-ONEの導入以前から、一般的な取引先からの支払データは自社の照合システムを用いて請求明細と照合していますが、本ECサイトから受け取る支払データは、構造が特殊なために既存システムでは対応ができていませんでした。

具体的な対応方法は、ECサイトから数回に分けて送られてくるベタ打ちのテキストメールを手作業でExcelに貼り付け、1件1件に「通常」「前月」「返品」「値引」などの分類項目を付加して支払データとして作業用PCに保存。その後、Accessで作った独自のプログラムで請求明細データと照合し、マッチング処理を実行していました。ECサイトとの取引で発生する請求明細は月に数十万件に達し、毎月膨大な処理が発生します。

2016年12月より作業を担当していたピップビジネスアソシエ株式会社 経理部 売掛・与信管理課の佐藤可奈氏は、
―「ほとんどの処理を手作業で行うために時間がかかり、月に10日間はECサイトからの入金消込業務に占有されていました。計算ミスや入力ミスが発生するリスクも高く、何度も確認しなければなりません。特殊な処理のために業務も属人化し、私が休むと業務自体が回らなくなります。精神的なプレッシャーも大きく、早期の改善が求められていました」と振り返ります。

支払データと請求明細を照合後、結果に違算がある場合はピップのEC担当者がECサイトに連絡して対処する必要があるといいます。
例えば、請求金額に対して入金額が少ない、誤った返品の処理がされている、販売促進費の相殺金額に誤りがあるといった場合には、ECサイトに対してマイナスのインボイスを添付して再請求するなどの処理を実施しなければなりません。

ピップ株式会社 広域第三支社 ECサポート課長の杉村晶氏は、
ー「取引先に根拠を持って反証するためにも、正しい照合結果を短期間に得ることが必要でした」と語ります。

導入の経緯

入金消込・債権管理に特化したソリューションと、担当者の深い業務理解度を評価

これらの課題に対応するために同社は、2017年11月頃から新たな照合システムの導入を検討。
複数の製品を比較した中から最終的に選んだのが、導入サポートパートナーであるさくらケーシーエス社から提案を受けた「Victory-ONE」でした。

その理由についてピップビジネスアソシエ株式会社 経理部 売掛・与信管理課長の原子哲也氏は、
ー「入金消込・債権管理に特化したソリューションであったことが最大の決め手です。R&ACの担当者と商談した際、債権管理に非常に詳しいことも理解できましたので、迷うことなく採用を決めました」と語ります。

システム構築は、2018年3月より着手。概要構築、詳細設計、過去データの取り込みなどを経て2018年9月より本稼働を開始しました。
構築に当たっては、ECサイトからテキストメールで送られてくる支払データを、自動的にExcelに取り込むためのRPAツールを新たに導入。ただし、正確な情報を自動的に取得するための条件設定には苦労したといいます。特に支払のタイミングや、単価がイレギュラーに変わることが多いため、明確に分かるように設定しました。
ー「手作業を自動化してもミスがあっては意味がありません。そこで過去2年間の支払データを用いてあらゆるパターンで検証し、取り込み時の条件設定にヌケ・モレがないことを確認しました。導入後も支払条件を変更するリクエストが来ることを想定し、急な変更も視野に入れた柔軟性の高い設計にしています」（佐藤氏）

RPAツールを使った自動取り込み機能は先行して2018年6月より稼働を開始し、旧プログラムと、Victory-ONEを用いた新システムを並行稼働して検証を実施しました。6月から8月までの並行稼働で得られる結果に差異がないことを確認後、9月より新システムに切り替えています。

プロジェクト全体を振り返り杉村氏はR&ACを次のように評価しています。
ー「R&ACの担当者は、複雑な売掛金管理に対する理解が早く、プロジェクトはスムーズに進みました。当社の担当者とも綿密な打ち合わせを重ね、不安点をひとつひとつ解消していただけたことも助かりました。画面レイアウトなどの細部についても要望をヒアリングいただき、満足のいくシステムが構築できたと思います」

導入効果

エビデンスの正確性も向上！月16時間の作業時間短縮も実現！

Victory-ONEの導入により、手作業の部分は全体で約70％削減され、作業工数も月に約16時間の短縮が実現しました。属人化の解消も進み、徐々に別のスタッフで対応ができるようになりつつあるといいます。

佐藤氏は、
―「別の業務にも対応が可能になり、部門全体の効率化が進んでいます。作業ミスのリスクが排除されたことで、担当者のメンタル面での不安も解消されました。特定の担当者への依存やExcelデータが破損する不安もなくなり、事業の継続性も確保されています」と述べています。

マッチングの正確な結果が早期に取得できるようになったことでECサイトに対する反証スパンも短縮されています。
杉村氏は、
ー「ECサイトに再請求する際、今までは数値の正確性に多少の不安はありました。Victory-ONEに切り替えてからは、以前より早いタイミングで、かつ自信を持って再請求などの対応ができています」と語ります。

全社的にもエビデンスの正確性が向上し、コンプライアンスの強化が実現したことも見逃せません。
原子氏は、
ー「従来は取引で不明瞭な部分もあり、年1回の会計監査で監査法人から指摘を受けることもありました。Victory-ONEの導入後は、違算金に対して明確なエビデンスが示せるようになり、監査品質も向上しています」と話しています。

今後の展望

多くの担当者が活用することで属人化を解消し、違算自体の根本的な削減へ

（インタビューにご協力いただいた皆さま　エントランス前にて）

Victory-ONEが稼働したばかりということもあり、ピップでは今後も操作マニュアルを整備しながら、照合処理をジョブローテーションできるように活用レベルを高めていく考えです。
杉村氏は、
ー「活用を深めることで、違算自体の数を根本的に削減していけたらと思っています」と展望を明かにしています。

また、今回のプロジェクトをきっかけに導入したRPAの適用範囲を拡大し、データのアップロードなどさまざまな業務を自動化することも構想中です。
原子氏はR&ACに対して
ー「今後も業務の効率化や自動化に向けて、さまざまな支援をお願いします」と期待を寄せています。