自動消込率9割を達成し、業務工数が1/4に。WebViewerの活用で強固な債権管理体制を構築！

導入前は手作業での消込。月間業務の半分は入金周辺業務に費やしていた

（株式会社ヒガシトゥエンティワン 経理部 課長 鍵さん）

Victory-ONEの導入を検討することになった背景を教えてください。

鍵さん：当時、長く使用していたオフコンシステムから業務を少しずつ別システムに移行していくプロジェクトが動いていました。販売管理や会計システムと同時期に、入金消込・債権管理分野においても検討を開始しました。

当時は入金業務においてどのような課題があり、システム入れ替えによってどう改善しようと考えていましたか？

青山さん：当時の入金処理は、オフコンに月間1,000件程の入金データをインポートし、1件1件請求書データと突き合わせ作業、つまり消込をしていました。
カナの学習は都度マスタ登録申請をしなければならなかったりと手作業が多く、4人がかりで毎月の業務時間の半分、都合2人月は入金消込から債権管理業務に費やしている状況でしたので、その工数の削減が一番の目的でした。

（株式会社ヒガシトゥエンティワン 経理部 主任 青山さん）

入金消込・債権管理は専門システムで効率化するという選択

そのような状況でどのような解決手段を検討されましたか？

鍵さん：会計システムの入れ替えと同時期でしたので、会計システム内での消込も考えなくはなかったですが、債権管理という特殊な分野はやはり専門的にやっているベンダーやシステムに任せたほうが効果は高いだろうという考えがありましたので、専門特化しているシステムを探したところVictory-ONEに出会いました。
実際にデモを見せていただきましたが、細かい所まで経理目線で作りこみがされており、評価は高かったです。
もちろんコスト面も優れていました。

また、システムを組み合わせて業務を構築する場合、ネックになるのはデータ連携ですが、Victory-ONEは新会計システムと同様に入出力が柔軟にできたので、問題にはなりませんでした。

９割が自動消込され、工数が1/4まで削減

稼働後どのような効果がでていますか？

青山さん：一番効果が出ているのはやはり時間面です。入金の９割が自動消込出来るようになったこともあり、一連の作業時間が１／４まで削減されました。
それまで毎日確認しなければ追いつかなかった入金情報の取得も、今は週１回で間に合っています。

また、以前は営業所に確認をしてから消込を開始していましたが、現在は経理主導で消込をし、内容が不明なもののみ営業所に確認するというフローに変わりました。ですので、問題の解決も早くなりましたね。

鍵さん：現場による確認という側面では、滞留債権の営業現場展開にWebViewer※を導入しました。

30日以上未入金となっている顧客に対しては、担当営業所にWebViewerから必ずコメントを入れてもらっています。滞留のステータスに関してはWebViewerで細かく設定することができ、当社では「先方問合せ中」「特別な入金条件」「入金確約済み」「消込照会中」などのステータスを付け、管理しています。

これまでの紙ベースのやり取りと比べ、経理と営業所でお互いに滞留債権の情報共有・連絡が密になり、経理部から最新状況がすぐ把握できるようになったことは債権管理上とても意味があります。
※WebViewerはVictory-ONE内の滞留債権・不明入金・消込結果情報をWebから閲覧できるようにするオプション機能

現場の営業所からはどのような声が出ていますか？

鍵さん：これまでの紙ベースと比べ、一覧性があるので見やすくなったとの意見が出ています。滞留債権の情報は全社に共有されるので、いい意味でプレッシャーにもなっていると思います。

弊社の導入担当者の対応はいかがでしたか？

青山さん：スピーディに対応いただけた印象があります。他システムのリプレース状況でV-ONEの導入スケジュールも少しずれてしまったのですが、変わらずご対応いただけました。
また、細かな要望に関しても実装して頂けたのでありがたく思っています。

ありがとうございます。それでは今後に向けての展望などがあれば教えてください。

鍵さん：内部統制の観点で、各システム間のデータ連携をもっと自動化していきたいと考えています。特に、入金データの自動取得に関して興味をもっています。
また、子会社の入金業務もV-ONEを活用しているのですが、親会社と比べてまだまだ合理化の余地がありますので、そちらも相談に乗っていただけますと幸いです。

鍵さん、青山さん、本日はご協力いただきありがとうございました！

（大阪本社　エントランスにて）