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株式会社ホットリンク 様

導入製品V-ONEクラウド

5時間かかっていた消込作業が1/5以下に!上場BtoB企業の消込効率化事例

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今回事例取材にご協力いただいたホットリンク様は、「データとAIで意思決定をサポートする」ことをミッションとし、ソーシャルメディア分析ツール「クチコミ@係長」の提供を中心に、クライアント企業のインターネットマーケティング活動をソーシャルビッグデータおよびAI先端技術で支援するエージェントテクノロジーカンパニーです。

今回は、V-ONEクラウドの導入を検討することになったきっかけや、どのような業務に活用されているのかについて、財務経理部 村田様にお話しを伺いました。

月間400件の入金を目視で照合
消込業務改善は長年の課題だった

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(ホットリンク 財務経理部 村田様)

――V-ONEクラウドの導入前は、どのように消込業務をされていましたか?

村田さん:当時は毎月300~400件程度の振込入金を、EXCELを使って手作業で消し込みしていました。
流れとしては、銀行から入金明細をダウンロードし、顧客管理システムから出力した請求データとEXCELを使って突き合わせていたイメージです。
基本的には月末に入金が集中するので、月末の夜や月初の1、2営業日を使って一気に消込をしていました。

――作業には大体どの程度の時間がかかっていましたか?

村田さん:入金情報と請求情報の突き合わせだけで、最低でも4時間はかかっていましたね。
実際には不明な入金や請求額と一致しない入金などの調査などもあるので、5時間程度かかることがほとんどでした。
また、営業への確認や会計システムへの仕訳連携などこの時間に含まれない作業もあったので、さらに時間を取られていました。

――月初の貴重な時間を5時間も取られるのは、なかなか厳しいですね。
資料作成もされていたとのことですが、具体的にはどのような内容でしょうか?

村田さん:消込で使う作業用シートとは別に会計システム向けの仕訳データ作成用シートを作って、そこに消込結果を書き込んでいました。
さらに、営業向けに遅延している債権情報をまとめてメールで送り、遅延した理由や内容を確認していました。

――なるほど、細かな作業で二度手間、三度手間がかかっていたんですね。
御社は上場されているので締めのタイミングも早いかと存じますが、、、

村田さん:ベストは第1営業日に終わらせる事でしたね。
ただ、先ほど申し上げたように債権と入金の突き合わせ作業以外にも時間が掛かっていましたので、入金業務すべてが終わるのは第4営業日くらいでした。

もちろん締日までには終わらせる必要があったので、とにかく休日出勤する勢いで、絶対に間に合わせるようにしていました(笑)


──消込業務の改善は長年の課題だったと伺いました。
V-ONEクラウド以外には、どのようなシステムや手段を検討されましたか?

村田さん:請求書発行システムも同時に探していたので、最初は消込機能の付いた電子請求書サービスを検討しましたが、消込がメインではないため消込周りの機能がどうしても弱く、見送りとなりました。
また、外部に業務委託という形も検討しましたが、入金金額が合わなかったり不明な入金があったりすると外部の方では判断がつけられないため、結局は確認作業が発生してしまい時間を取られると考え、こちらも断念しました。
そういった経緯もあり、代替手段を探しているうちに、V-ONEクラウドを見つけてお問い合わせした形です。

──V-ONEクラウドの導入を決定する前後で、ギャップ等はありませんでしたか?

村田さん:特にギャップのようなものは感じませんでした。
もちろん細かいところのフィット&ギャップ分析を行うこともありましたが、担当していただいたエンジニアさんのサポートもあって、スムーズに導入することができたと感じています。



自動消込率は9割以上!
作業時間は当初から1/5以下に!


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──それでは、導入後の効果についてお話をお聞かせください。
以前と比べて、消込業務はどのように変わりましたか?

村田さん:これまでは全ての入金情報を目視で確認する必要があったのですが、V-ONEクラウドの一括消込機能のおかげでイレギュラーな入金のみ確認すれば良くなったため、数時間の消込業務が削減できました。
入金データのうち約9割は自動で消込ができてしまうので、消込や確認作業にかかる時間は当初から1/5以下まで短くなりました。

――1/5以下に!大きな効果が出ているようで嬉しいです。
導入前は、資料作成など照合作業以外の付随業務にもかなりの手間と時間をかけていた印象を受けたのですが、その点はいかがですか?

村田さん:V-ONEクラウドから出力した仕訳データはそのまま会計システムに連携することができるので、ここにかかる時間がほぼゼロになりました。
また、営業と共有するための資料には、V-ONEクラウドからワンボタンで出力できる滞留明細一覧を活用しています。消込後の資料作成の手間もほとんど無くなりました。

──それでは最後に、V-ONEクラウドに今後期待することや要望があればお願いします!

村田さん:現在利用中の販売管理システムの更新時や新規事業が発足した際などにも、V-ONEクラウドを使い続けられるようまたサポートをお願いしたいですね。

本日はお忙しい中ご協力いただき、ありがとうございました!
引き続きV-ONEクラウドをよろしくお願いします!

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(本社 エントランスにて)

ClientProfile

  • 会社名

    株式会社ホットリンク

  • 住所

    東京都千代田区富士見一丁目3番11号 富士見デュープレックスビズ 5階

  • 設立

    2000年6月26日

  • 事業概要

    SNSマーケティング事業(ソリューション、SaaS)

  • URL

    https://www.hottolink.co.jp/

※特記のない限り上記情報は2019年11月末時点のものとなります。

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