5名×10日の消込業務を2名×半日まで短縮成功！税理士法人での活用事例！！

長く属人化していた入金消込業務
売上の増加に伴いシステム化が急務となっていた

──この度は、V-ONEクラウドの導入事例記事にご協力いただきありがとうございます！
早速ですが、まずはシステム導入前のお話を伺いたいと思います。
V-ONEクラウド導入のきっかけを教えて頂けますか？

金子さん： 実は初めから自社への導入を検討していたわけではありませんでした。
というのも、当時とあるクライアント様において入金消込や債権管理分野の課題に対しコンサルティング提案を行う必要があり、V-ONEクラウドに資料請求したのがきっかけです。
システム提案にご一緒いただく中で、もちろん自社の消込業務にもずっと課題は感じていたので、「自社でもV-ONEクラウドを活用できるはずだ」と改めて感じ、導入検討を始めました。

（朝日税理士法人 パートナー 金子さん）

──貴社では、当時どのような課題があったんですか？

金子さん： この業界には紙文化が依然残っており、かなりアナログな業務が続いていたのが正直なところです。

──具体的にどのような業務の流れだったのか、ご説明いただけますか？

鈴木さん： 紙ベースでの作業が中心でしたので、二重三重のチェック業務に多くの時間をついやしていました。
具体的には、得意先別元帳に入金明細を手作業で消し込み、さらに別の会計ソフトに入金金額を手入力し、最終的に上長報告の未収リストを作成するという流れでした。
目視と手入力の作業が多く、ミスの要因となり、そのひとつひとつの解決にも時間がかかりました。

──なるほど、、、当時の大変さが伝わってきました。
当時は業務が完了するまで何名体制でどれくらいの期間業務されていたのですか？

金子さん： 3～5名で10日は費やしていたと思います。
会社の売上も急激に増加していましたので、さらなる件数増への対策が急務でした。

（朝日税理士法人 総務 鈴木さん）

新システム導入にリソースを割くのは難しい状況のなか
カスタマーサクセスをうまく活用

──それでは、導入プロジェクト中のお話を聞かせてください。
金子さんはプロジェクト全体を、鈴木さんは実務担当としてプロジェクトに携わったと伺っておりますが、それぞれ注意した点や大変だった点を教えてください。

金子さん： まず当時の業務内容は長い間大きく変わっておらず、新しい業務が発生する都度つぎはぎで業務フローを追加していたので、属人性の塊でした。
担当者から一つひとつ業務をヒアリングして、それをまとめ、業務のBefore-Afterを可視化することに苦労しました。また同時期に販売管理システムと会計システムのリプレイスも進めていましたので、全てまとめるのに一ヵ月は費やしたと思います。

鈴木さん： 実務面では、金子が構想した業務の流れを新システムでどう構築していくか、という目線になるのですが、システム間の連携検証に一番時間がかかりました。
それまでがほぼ紙ベースでの業務でしたので、どのシステムからどんなレイアウトのデータが出力できるのかを確認したり、項目に不足が無いか、不足がある場合はどう運用回避するのかなど、入金金種やシステム毎にすべて調べました。

──通常業務でもお忙しい中、新システム導入にリソースを割くのはなかなか難しいという声をよく聞きますが、、

鈴木さん： その部分については、R&ACのカスタマーサクセスの方に伴走していただきました。データひとつひとつの検証からテストまで、本当に細かい所までアドバイスを頂き導入作業をすすめる事ができました。
カスタマーサクセスの方のご尽力には大変感謝しております。

金子さん： 導入のサポート面は、当初から期待していた部分ではありました。この業務に専門特化されているからこそ、担当の方の業務知識量も他社より頭一つ抜けていると感じており、一般的なクラウドサービスのサポートとは一線を画していると思いますね。

「3～5名×10日」の業務を「2名×半日」まで削減に成功

──ありがとうございます！
それでは、導入後の効果についてお話をお聞かせください。

金子さん： 工数面ではV-ONEクラウド導入前と比べて、3～5名×10日が、2名×半日まで削減出来ました。入金処理は1営業日の午前中で終わっています。また、浮いたリソースを他業務で活用できていることもうれしいですね。

鈴木さん： 学習機能というシステムの活躍もあり、８割以上の入金は自動消込が出来るようになっています。以前の紙&目視と比較すると劇的な時間短縮です！
これまで手作業で作成していた未入金リストなどの帳票類も、システムからワンボタンで出力できるようになりました。

金子さん： 未入金リストもそうですが、入金された事実をすぐ把握できるようになったことも大きいですね。これまでは入金状況を社内から聞かれても即答できないことがありましたが、今ではすぐに回答できるような態勢になっています。

──それでは最後に、V-ONEクラウドに今後期待することや要望があればお願いします！

金子さん： 連携製品をもっと増やしてほしいですね。例えば、未収の情報を営業担当にChatworkやSlackでチャットする機能があれば便利だと思います。普段外出が多い営業でもチャットであればすぐ見ると思いますので、コミュニケーションが円滑になります。

鈴木さん： V-ONEクラウドと既存システムのデータ連携面でまだ細かい要望がありますので、引き続きサポートして頂けると嬉しいです。

本日はお忙しい中ご協力いただき、ありがとうございました！
引き続きV-ONEクラウドをよろしくお願いします！

（城南支社　エントランスにて）