検収照合業務の効率化で月末業務を大幅削減！上場電子機器メーカーのシステム刷新事例

出荷明細と検収明細を目視で照合
照合作業だけで35時間を要していた

──この度は、Victory-ONE【検収照合】の事例取材にご協力いただき、ありがとうございます。
早速ですが、まずはシステム導入前のお話を伺いたいと思います。
当時は、どのような課題がありましたか？

舩山さん： 自社開発の販売管理システムで出荷情報と検収結果の照合を行なっていたのですが、そのシステムでは顧客から受領する検収データを取り込んで照合する機能がありませんでした。
そのため、紙ベースで届く検収通知書だけでなく、データで届いた検収明細も全て目視と手作業で照合する必要があり、かなり時間がかかっていました。
また、システム間の連携がうまく出来ておらず、検収照合作業や入金確認、仕訳入力等を行うたびに一度入力したデータを別システムに二重登録する手間が発生していました。
システムこそありましたが、データの管理にはエクセルや紙が多く残っており、手作業の部分も多かったというのが実態です。

（株式会社メイコー　舩山さん）

──今回のシステム刷新の対象になった業務について、当時の作業を流れに沿って具体的に教えて頂けますでしょうか？

薬真寺さん： まず、顧客から弊社の製品出荷実績に対する検収通知が明細レベルでデータや紙で届きます。その後、販売管理システム上の出荷明細とその検収通知を目視で照らし合わせ、数量や単価などが間違っていなければ手入力で販売管理システムに登録をします。
違算が発生したものについてもどのような違算が発生しているのかシステムに登録し、その情報を紙に出力して社内メール便で各地の営業所に送付し、営業所で確認してもらっていました。

──明細ごとに目視で確認するのは、想像しただけで大変そうです。

薬真寺さん： はい、処理しなければならない量が単純に多いのはもちろんですが、顧客によって注文番号の表記や単価の小数点などのルールがバラバラなので、経験と集中力を要する複雑な作業でした。

（株式会社メイコー 薬真寺さん）

――検収作業の終了後、今度は顧客から実際に入金があるかと思いますが、その入金消込作業については、どのように行っていたのですか？

舩山さん： 検収照合を行うもの以外にも、こちらが請求書を発行してお支払いを頂く顧客もおり、それと合わせて消込作業を行っていました。
具体的には、銀行のEBデータを紙に出力し、それをエクセルに転記して消込を行い、結果を仕訳として会計システムへ手入力していく形でした。
特に入金が集中する月末は、大量の入金情報や仕訳を手入力することになり、この作業に関してもかなりの負担になっていました。

──検収照合から入金消込作業、仕訳の入力まで、おおよそどれほどの時間がかかっていましたか？

舩山さん： 当時は4名で業務を回していましたが、検収照合業務だけで月間35時間はかかっていたと思います。
入金消込から仕訳入力までは25時間程度でしょうか。

――ありがとうございます。そんな状況の中、実際にVictory-ONE【検収照合】の導入を検討し始めたきっかけを教えて頂けますか？

舩山さん： この業務に限った話ではないのですが、システム間の連携がうまく出来ていないことによるムダな工数の発生は、当時社内で問題視されていました。
また、働き方改革を全社的に検討していく中で、検収や消込のシステムも改善し効率化しようという話になり、それならVictory-ONEというサービスがあるということを本部長の本多から聞き、お問い合わせをしました。

大変だった照合パターンの洗い出しも
豊富な支援実績のあるR&ACが伴走

──Victory-ONE【検収照合】の導入に際して、苦労した点や気を付けたことなどがあれば教えてください。

舩山さん： 照合をシステム化するためのロジックを組み立てる所が一番大変でしたね。
検収データのレイアウトや記載方法は顧客ごとに千差万別なので、あるパターンでは照合出来ても他方では出来なかったりと、想定していたよりも複雑でした。
要件定義の時点で全てのケースを洗い出すことは難しかったため、既存システムとVictory-ONEを並行稼働させながらロジックを設定していくことになりました。

薬真寺さん： 最初の頃は操作感が既存システムと異なったり、エラーが出たりしたので、「これはもう出来ないんじゃないか」とも思いました（笑）
ただ、R&ACさんのエンジニアさんが辛抱強くパターンの洗い出しや設定に付き合ってくださったので、ここまで来れたと思います。

舩山さん： 入金消込部分については、Victory-ONEを導入するまでまったくシステム化をしていなかった部分なので分からないことも多く不安でしたが、豊富な支援実績のあるR&ACさんにアドバイスを頂きながらシステム化をしていきました。

月末の業務量が大幅改善。
アナログ管理を脱却し、システム間の連携もスムーズに

──それでは、導入後の効果についてお話をお聞かせください。

薬真寺さん： データで検収明細をいただける顧客の場合、以前は照合に3～4時間かかっていたところが、自動照合機能によって数分で終わるようになりました。
また、入金消込についても、以前はEBデータを印刷してからシステムに手入力する必要がありましたが、今はCSVファイルで取り込めば自動で消込と仕訳作成まで出来てしまうので、ここも大幅に効率化出来ました。
元々月末は残業が発生してしまっていましたが、Victory-ONEを導入してからは大分減りました。

舩山さん： 本稼働から半年程度経ちますが、時間が経つほど効率化度合いが高まっているなという実感を持っています。
以前課題のあったシステム間連携も改善されたため、エクセルや紙で管理する必要がなくなり、Victory-ONE上でほぼ完結できています。
いま振り返れば、Victory-ONEを導入してよかったと本当に思います。

──効果が出ているようで何よりです！
今後、さらに改善したいことやVictory-ONEに期待することがあれば教えてください。

舩山さん： 照合自体は効率化できましたが、違算が発生した際はまだ社内メール便で営業所に送付しているので、これをシステム上で完結できるようにしたいですね。
また、検収通知書を紙で頂く顧客に関しては、どうしても入力作業が必要になってしまうので、AI-OCRとの連携なども検討しています。
今後も要望はバンバンを出していきますので、その時はよろしくお願いします！

本日はお忙しい中ご協力いただき、ありがとうございました！

編集担当より：
メイコー様へのVictory-ONE導入プロジェクトにおいてご要望いただいた多数の機能については、現在製品の標準機能としてバージョンアップをさせていただいております。
これからもお客様よりいただいた要望を、いち早く製品に反映していく所存です！

（本社　エントランスにて）