作業時間が50時間から10時間まで削減！迅速な情報伝達で社内の債権回収意識も向上

アナログな消込業務が続き、属人化が進行
タイムリーさに欠け、営業の回収意識も低下していた

──V-ONEクラウドを導入する前の消込業務は、どのように行われていましたか？

浅井様： 毎月の締め作業に間に合うように、入金が為される都度その金額を販売管理システムに入力していました。請求書と照らし合わせ、未入金や過入金を発見するいわゆる消込作業は、正直締め後に取り掛かるような状況でした。
お恥ずかしい話ではあるんですが、当時は消込作業をタイムリーに行うという意識が薄かったんです。

（経営戦略室 室長 浅井様）
※本インタビューは2021年7月に行われており、新型コロナウイルス感染拡大防止のためマスクを着用して頂いております。

──だいたいの入金件数と、消込にかかっていた時間をお聞かせ願えますか？

浅井様： 月間入金件数は1,300~1,500件程度で、2人がかりで毎月40~50時間を消込作業にかけていました。

――そのような状況で、どのような課題感を持たれていましたか？

浅井様： 売上が20~30億円程度だった時代は、アナログなやり方でも正直業務は回っていましたが、売上や取引先が増えてくるにつれ、入金の方法やお客様ごとのルールも多くなってきました。しかし当時からやり方や業務フローを変えてきたわけではなく、ずっと経理担当の頭の中で管理している状態で、完全に属人化していました。

そういう経緯もあり、経理と社内での情報連携もあまりうまく機能していませんでした。入金が確認できなかった場合には、督促のために経理から営業に連絡をしますが、正確な情報がタイムリーに連携されていなかったので、お客様にすれ違いで督促をしてしまうなどのトラブルが起こる要因となっていました。

こうした情報連携の弱さから、営業側の債権回収に対する意識も薄くなっていた、というところも課題でした。

──このタイミングで消込業務のシステム化に踏み切ったきっかけがあれば、教えてください。

浅井様： 業績が拡大し取引先も増えてくる中で、改めて社内の体制を見直そうとなったことがきっかけです。ただ売上が伸びるだけで良いのかというと、それだけではないなと考えています。従業員の雇用を守りつつ事業を継続していくことが重要で、そのためにはキャッシュフローをより確実に管理し、会計面での信用や信頼を高めていく必要があると考えたからです。

その視点で社内の経理を見た際に、精度の良し悪しもさることながら、次世代への継承が出来ない状態、というところが問題でした。
これまで経理管理はほぼ1名で行ってきており、業務量が非常に多いうえに属人化が進んだ状況でした。そのため引継ぎを行おうとしても、現状の業務に追われていて教える時間を確保できず、マニュアル等も整備されていないため世代交代は急務でした。
これはもうシステムでも入れて大きく変革しないといけないなと考え、検討を始めた形です。

──消込のシステム化にあたって、V-ONEクラウド以外の方法は検討されましたか？

浅井様： 当時V-ONEクラウドのほかに二社ほど、消込機能があるシステムのお話を伺いました。
その中でもV-ONEクラウドは自由度が高く、基幹システムとの連携も簡単に行えそうだなと感じていました。また経営目線としても、必要な情報が豊富で帳票出力も容易だということで、この辺りが決め手になりました。

操作もとても簡単でしたね。トライアル期間に私の方で触ってみたのですが、2、3日もあれば大体操作できるようになっていました。

──V-ONEクラウドの導入中、気を使われたことや苦労されたことはありましたか？

浅井様： 弊社の業務に対するルール・考え方に合わせてV-ONEクラウドをどのように運用するか、という所のすり合わせに苦労しました。

一般的に「システム」といえば、アプリやシステムそのものを指す言葉かと思います。ただ、私がイメージする「システム」はそうではなくて、会社がやりたいことを実現するためのツール、仕組みだと考えています。
ですので、我々ユーザーが業務を行う上での言葉や思惑とシステムの言葉が異なっていると、重要な情報が得られなかったり作業精度が低くなったりしてしまい、システムに対する拒否反応が出てしまいかねません。

その点、V-ONEクラウドは導入期間をしっかり確保でき、導入サポートも手厚く対応してくれましたので、業務に合わせてどう運用するか、または業務を見直すかという部分を十分に検討することができました。

大体3カ月ほど導入に時間をかけたと思うのですが、その間に並行して新しい経理への世代交代も行っており、消込業務未経験の担当者に慣れてもらう時間も確保できたことは大きいですね。

作業時間が40～50時間から10時間まで削減され、精度も大幅に向上
V-ONEクラウドの成功体験が次のシステム化へのきっかけに

――V-ONEクラウドを導入してみていかがでしょうか？
作業時間はどの程度削減されましたか？

浅井様： ストレートに言えば、「めちゃくちゃイイ」システムだと思っています。
今では消込担当が一人になり、作業時間も4～50時間かかっていたところが10時間まで削減されました。

――これは特に役に立っているというポイントがあれば、教えてください。

浅井様： 滞留債権についての情報が細かく出せるところですね。どのお客様の、何月何日の何円分が未入金ということが簡単にわかるので、営業への情報共有も正確かつスムーズに行えるようになりました。

――その他、V-ONEクラウドの導入で、何か副次的な効果はありましたか？

浅井様： 営業側の意識改革も出来ました。V-ONEクラウドを導入した後は、未入金の情報がすぐに営業まで伝達されるため、債権回収の当事者意識がこれまで以上に増したと感じています。
営業側では、こうしたお客様とのコミュニケーションをきっかけに、販売のヒントを得たり、見え方が変わったりということがあったようです。

――ありがとうございます。
最後に、貴社のバックオフィスシステムにおける展望を教えてください。

浅井様： これまでは、基幹システム側でスクラッチ開発をかけて機能を足していくことが主流だったかと思います。ただこうしたスクラッチ開発は自社仕様に出来る反面、業務変化に気づけない・対応できない恐れがあると考えます。

今では経費精算や消込など、それぞれの業務に特化したクラウド型システムが出てきています。
だからこそ、システムの中心となる基幹システムはなるべくコンパクトに抑えて、こうした業務特化型のシステムとコラボしていく仕組みづくりが、今後は重要だと考えています。

今回、V-ONEクラウドの導入により効果がしっかりと出てきたことで、バートルとしても「システム導入による成功体験」を積むことが出来ました。
これまでの「業務さえこなせればいい」という感覚を乗り越えて、他の業務のシステム化に踏み切るきっかけになったことは大きいですね。

今回はインタビューにご協力いただき、ありがとうございました！