売掛金管理表や入金予定表の作成工数を大幅に削減！情報の一元管理で欲しい情報がすぐ取り出せるように！

売掛金や入金の情報が複数箇所に散在
管理表作成の工数が課題に

──V-ONEクラウドの導入前は、入金消込作業にどのような課題がありましたか？

内山さん： 当時はスプレッドシートで入金の管理をしていました。当社では通常の月末請求/翌月末入金の他に、前請求や都度請求も頻繁に発生するため、管理がとても煩雑になっていました。

──前請求や都度請求が多いと、売掛金の管理が大変そうですね

内山さん： そうですね、すべての取引が売掛金として計上されるわけではありませんし、手作業が多かったので売掛金管理表の作成は気を遣っていました。また、キャッシュフロー管理のために別途入金予定表なども作成しています。Salesforceや複数のスプレッドシートから数字を拾ってさまざまなアウトプットを出している状況でした。

――どのくらいの頻度で管理表は作成していたのですか？

内山さん： 私のほうで、日単位・週単位・月単位すべてで管理表を作成し報告しています。先ほど申し上げたようにいろいろな箇所からデータを収集する必要があったので、どうしても抜け漏れが発生してしまい、時間が掛かってしまっていました。

（統括管理部 チーフ 内山さん）

導入前のQAやシミュレーションで、システム導入の不安を解消できた

――そんな状況の中、V-ONEクラウドを検討することになった背景を教えてください。

内山さん： 上長の紹介でV-ONEクラウドを知りました。この業務に時間が掛かっていることを上長も認識していたので、業務が改善されるようであれば具体的に検討しようということでまずはお話を伺いました。

――V-ONEクラウドの紹介を受けて、どのような印象をもちましたか？

内山さん： 先ほど申し上げたようにスプレッドシートがかなり複雑になっていたので、システムを使ったところで解決できるのかな？と正直ネガティブな気持ちでお打合せに臨んだ記憶があります(笑)
デモを見せて頂いた際に、このシステムならうまく行きそうだなという感想を持ったと同時に、V-ONEクラウドと社内用語との表現の違いなどを不安に思うこともありました。

ただ、その後のお打合せやメールのやりとりで、当社の実現したい事や不明点を多数お伝えするなかで、一つひとつ丁寧にご回答いただけましたし、利用前に実際のデータを使ってトライアルもさせて頂いたので不安は解消されました。

――V-ONEクラウドの他に比較したシステムはありましたか？

内山さん： 特に他社は検討しませんでしたね。やりたいことが実現できそうだったので、金額もネックにはなりませんでした。

V-ONEクラウドで入金回収状況を一元管理！
毎日の業務時間は1/15に、毎週の業務時間も1/4まで削減！

――ありがとうございます。それではV-ONEクラウド導入後の効果について伺わせてください

内山さん： まず、V-ONEクラウドのみで売掛金管理ができるようになったことが嬉しいです。
V-ONEクラウドを見に行けば、何日にいくら入金されて、残高はいくらで、と一覧で見れるので管理がとても楽になりました。

また、請求書システムとAPI連携もしているので、データの抜け漏れや入力ミスが無くなったことも大きいです。

――業務時間はどれほど削減されましたか？

内山さん： 毎日の業務が15～30分掛かっていたところが1～2分に、毎週の業務も2時間掛かっていたところが30分になりました。
上長から要望される数字もすぐに取り出せるようになりましたね。

――その他、副次的な効果はありますか？

内山さん： 毎朝入金予定一覧を全社に共有しているのですが、月に数件発生する入金遅延情報を担当営業に連携する際の、データ作成時間の削減や正確性が向上されたと思います。

無事効果が出ているようで安心しました。
お忙しいなかインタビューにご協力いただきありがとうございました！