アナログ管理から脱却！入金消込の業務フローを全体的に見直し、経理DXを実現！

導入の経緯
今まではないと思っていた入金消込特化ソリューション「V-ONEクラウド」を発見！

「入金消込に関しては導入効果の出そうなソリューションが無かったので顧客別に仮想口座を作って管理したり、独自に入金消込システムを開発するなどの対応を行って来ました。 そんな中、請求関連サービスの展示会に参加した時に、入金消込に特化しているV-ONEクラウドを見つけました。その後、経理担当者にV-ONEクラウドの説明を一緒に聴いてもらったところ、導入効果がありそうという評価だったので、自社商材、社内利用の両方での検討を行いました。」

導入前の課題
入金消込業務が属人化しており、分割入金が大きな業務負担に

当初、同社の入金消込担当は1名で以下のフローで行われていました。

導入前の入金消込周辺システム構成図

１．入金データを「Office Bank」（銀行のEBサービス）から紙で出力
２．販売管理システムに紙の入金リストを手動入力し、データ化
３．販売管理システムで、請求データと照合できた入金データを消込
４．消込データをダブルチェック
５．消込が完了した入金データは、仕訳データとして、伝票管理システムに登録
６．仕訳データが月次で会計システムへ送られる

入金件数は、毎月1,200件ほどあり、入金データはOffice Bank（EBサービス）から、一旦紙で出力して、販売管理システムの請求明細と目検でチェックします。その後、入金額を入力、データ化していく必要がありました。

また、入金消込業務は月末を含む五・十日に集中するため、ピーク時は約半日程度割かれてしまい、特に月末は他業務でも多忙を極めるため、入金消込業務で時間が取られてしまうことが大きな業務負担となっていました。

また、公共団体や自治体などのお客様が多いため、分割入金が非常に多く発生しています。お客様別の分割入金傾向を業務経験として積んでいくと、どのお客様の入金かを判断ができるようにはなるものの、新しく担当になると最初はかなり苦労することも多く、担当変更が難しい属人化した業務となっていました。

特に照合がかなり大変で、請求書明細と入金明細を見ながら、金額をパズルのように組み合わせる部分に慣れや経験が必要な業務になっていました。

たとえば以下のような例です。

上記のような形になり、請求と入金の組み合わせを考えるだけでもかなりの手間になります。

このように、紙出力の入金明細と請求データを目視でチェックしながら組み合わせを探し出すことや、販売管理システムに手入力するなど、入力誤り等が出やすい業務環境となっていました。

導入の決め手①
導入検討時に注目したのはAI（機械学習）による請求・入金データの高い照合率

V-ONEクラウドには、AIを活用した機械学習機能によって、入金消込を行うとその入金元と請求先を記憶する機能があります。再度、同様の請求先から入金があった際には、自動で照合が可能になります。

CCS社は検討段階で、実際の照合率を検証しました。ある月の請求・入金データを一度、記憶させ、次月の請求・入金データで照合したところ、80％の照合率となりました。これにより、機械学習機能で入金消込業務が効率化できることに確信が得られたとお話しいただきました。

導入の決め手②
セキュリティー基準がクリアできたことも導入への大きな要因

CCS社でシステムを導入する際も厳しいセキュリティ基準を設定していることはもちろんですが、V-ONEクラウドをCCS社の取り扱い製品としても検討していたため、お客様へ提供することを加味して、導入、取り扱いが可能か否かは慎重に検討されました。

一般法人取引先の95％が金融機関のお客様となっているCCS社では、 クラウドサービスを検討する際には、セキュリティ面での不安要素があってはならない、また、V-ONEクラウド自体も金銭に関わるシステムのため、CCS社の基準をしっかり満たしているかのセキュリティチェックを実施しています。

導入の決め手③
Money Forward グループなのでサービス継続性に安心感があった

V-ONEクラウドを提供するR＆ACは、Money Forwardグループの一員でもある部分も、「事業継続性がしっかり担保できるMoney Forwardが母体である部分は、安心感がありました。」と蔭山様からお話しいただきました。

これらのポイントがV-ONEクラウドを採用する決め手となっています。 それでは、現在の入金消込フローがV-ONEクラウドを導入し、どうなったのかみていきましょう。

導入後の業務フロー
アナログ管理からデジタル管理で目視や入力作業を軽減

もともとの入金情報の紙出力、販売管理システムとの目視確認、手入力などがシステム化され、会計システムへの仕訳計上までが一連のフローとして運用できるようになりました。

導入後の入金消込周辺システム構成図

１．請求データを販売管理システムよりAPI連携で取り込み。
２．入金データをOffice BankよりCSVでダウンロードし、V-ONEクラウドへ取り込み。
３．V-ONEクラウドで請求データと入金データを自動照合、入金消込。
４．請求額と入金額が合わないものだけ、組み合わせをチェックし、手動消込。
５．消込済のデータを販売管理システムへAPIでデータ連携。
６．仕訳データが販売管理システムから伝票管理システムに連携。
７．最後に伝票管理システムから会計システムへ連携。

請求データと入金データがV-ONEクラウドへ集約されることで、債権管理を一元化することが可能になりました。

スライドできます

導入時のこだわりポイント
販売管理システムとV-ONEクラウドのAPI連携により1-Clickで請求データ取り込み

経理担当者の業務効率化・誤操作防止のため、V-ONEクラウド側で入金消込作業を集約するため、販売管理システムとV-ONEクラウドをAPIでデータ連携しました。

販売管理システム側の請求データをV-ONEクラウドへ連携し、入金消込済となったデータに関しては、販売管理システム側に戻すことで、販売管理システム内の残高が更新されます。さらに一連の流れで、仕訳データが販売管理システムから伝票管理システムに連携され、会計システムに仕訳データが登録されます。

API連携をすることで、請求データや消込済みデータファイルの加工修正などの手作業を回避し、ボタンをクリックすれば、データ連携ができる仕様となりました。

システム導入により、自動化できる部分をシステムに任せ、手作業中心の業務から、システムを活用した入金消込作業にシフトしました。

また、長引くコロナ禍で、以前は紙で入金明細を出力する必要があったので、必ず出社しなければならなかったのですが、データだけで作業が進められるようになったので、テレワークでの業務が可能になり、社員の安全・安心にもつながりました。

導入後の効果
入金消込業務の月間作業時間を62％削減に成功

CCS社では、「入金消込業務における月間作業時間を導入前より72％削減（30時間→8.5時間）する」と設定し、稼働から1年足らずで62％（30時間→11.5時間）まで削減できています。

「以前は手作業が中心となっていたので、どうしても発生してしまう入力ミスがありました。V-ONEクラウド導入後はシステム上で入金消込の作業が完結するため、手作業での入力が不要となり、業務精度が向上しました。複数分割入金に関しては、システムだけではどうしても解決できない部分が大きいのですが、V-ONEクラウドは手動での消込操作も優れているため助かっています。紙の入金明細と販売管理システムのデータを見ながら組み合わせを考えていた以前と比べ、V-ONEクラウドは画面上で請求と入金が横並びで一覧化されるので、組み合わせもアテがつけやすく、手動消込も含めて消込作業が大幅に楽になりました。また、専任のサポート担当のおかげで、スムーズに導入プロジェクトを進めていくことができました。業務の効率化、精度向上、運用定着に関しても、非常に有意義なプロジェクトであったと考えています。」とコメントをいただきました。

まとめ

ペーパーレス志向や電子押印など、DXがバックオフィスのトレンドとなっている中で、入金消込業務もまだまだアナログな管理で処理に時間がかかっている企業様はCCS社のデジタルシフト事例をぜひ参考になさってください。

自社で活用いただいた結果を元に現在も販売パートナーとして、V-ONEクラウドの拡販にご協力いただいているCCS社の入金消込のDX事例でした。