課題はサブスクサービスの伸長による入金・債権管理フローの煩雑化

月末月初は1分でも惜しいのに、サブスクリプション特有の前受金処理などに工数が取られる

「入金・債権管理フローが課題となることは予測をしていた」と語る樋口様ですが、「特にここ数年はサブスク販売が伸長することによる処理件数が増えてきたので、月末月初でサブスクの入金処理に手間がかかっていた」とのこと。

ここで、「V-ONEクラウド」導入前のエムオーテックス社の入金・債権管理フローを見てみましょう。

導入前はサブスクの年間契約一括支払に関する前受管理が大変だった

「V-ONEクラウド」 導入前のフロー図

同社の債権回収フローは、salesforceを販売管理システムとして利用し、salesforce上にて入金入力・債権管理を行っていました。また、販売代理店によって、請求形態も様々で、検収完了後にすぐに入金をいただくケースや請求書が不要となるケースなど、販売代理店様のニーズに併せて、債権回収フローが設計されていました。しかし、当時は債権先の数もそれほど多くは無く、滞留債権管理を担当されているメンバー1名がExcelでできてしまうほどで、そこまで大きな負担ではありませんでした。

作業負担が大きくなっていたのは、前受金振替の処理でした。サブスクサービスを展開している企業様ではよく抱えているお悩みですが、請求に関しては顧客によって年額請求か月額請求かの大きく２パターンがあり、特に年額一括払いの場合には前受金管理が必要で、毎月前受金を売上に振り替える作業が必要となります。
もともと年間保守サービス等で前受金処理は発生していましたが、サブスクサービス販売強化に伴い、より前受金処理が負担となっていました。

例えば、以下のような条件でサブスクサービスが契約された場合は、

• 年間利用料\120,000のサービス
• 2022年1月～2022年12月の期間契約
• 2021年12月末に年額を請求し、2022年1月末に入金

下図のような仕訳イメージとなります。

同社のサブスクサービスの仕訳方法

毎月月末に仕訳データを作成する際は、当月発生した売上に対し、すでに年額受領済みの案件を抜き出し、前受金と売掛金の相殺仕訳を入力する必要がありました。この作業を行うため、salesforce内の膨大な過去データをエクスポートし、Excelの数式を駆使して金額を算出しており、大きな負担となっていました。

システム検討段階で、入金消込・債権管理は一元管理できるものを探していた

同社では販売管理システムのsalesforceで入金管理をしていますが、サブスク商材は管理しづらい状態でした。そこで、サブスクの販売管理はsalesforceと相性のよいZuoraを導入しました。salesforceからZuoraへサブスクの請求データを連携し、全請求データはsalesforceで一括管理しています。

課題となっていた前受金の管理は、salesforce上にある全請求データを「V-ONEクラウド」へデータを取り込むことで、

• 振込先銀行からの入金データ自動取得
• 入金消込
• AI（機械学習）による振込名義人/合算入金/振込手数料計算の自動化
• 前受金管理
• 滞留債権管理

などの手動になっていた入金・債権管理一元化を実現しています。

「V-ONEクラウド」 導入後のフロー図

「V-ONEクラウド」の前受金管理機能で処理が1日から数十分へ短縮

導入前に悩みの種であったサブスクの前受処理は、「V-ONEクラウド」の前受金管理機能を使って劇的に改善しました。

入金消込・債権管理担当者は１人なので、サブスクの処理が増えてきた近年では、前述のように入金消込作業、前受金管理、滞留債権の洗い出しに1日を費やしていました。

V-ONEクラウドを導入してからは、システムがこれらの作業を自動行ってくれるため、処理が数十分でできるようになっています。

サポートのレスポンスが非常に早いので、システムに慣れてなくても安心

チャットサポート画面

「V-ONEクラウドでは、操作がわからない時にすぐに問い合わせができるチャット機能がついていますが、いつもレスポンスが早く、すぐに返信があるので、非常に便利に感じています。」と樋口様からご評価いただきました。

まだまだ、手作業や手動、目視などが多いバックオフィス業務ですが、人口減少を起因とした人材不足が続いていくことが予測されています。ノンコア業務から本来の職種の役割を果たす環境を用意するDXを推進していくことは、これからの業務基盤を整える中で、非常に重要なトピックスと言えるでしょう。

経理業務DXで業務効率化に成功したエムオーテックス社の事例のご紹介でした。