自社経理システムとの同時利用で、入金消込業務の効率化を実現！大手専門商社におけるクラウドサービス活用事例

二重入力や目視作業など、属人化していた入金消込業務

小野寺様

──本日はインタビューにご協力いただきましてありがとうございます。 まず、皆さまが入金消込業務においてどのような役割分担をされていたのか教えてください。

小野寺様：当社は全国に本支社を構えており、入金消込業務も支社毎に担当者がいるのですが、我々の部署では東京と北日本の2拠点の消込を担当しています。作業人数は4名で、そのうち3名が入金消込の実務を行い、1名が伝票の承認担当者という割り振りになっています。

──月間の入金件数と作業時間についてお聞かせください。

小野寺様： 東京、北日本を合わせた月間入金件数は1,200件ほどですね。4名でおおよそ130時間ほど入金消込業務に費やしていました。

──V-ONEクラウドご導入前の業務フローを教えてください。

山田様： まず、前提として自社の営業システムから経理システムへ入金予定データが連携されています。

具体的な業務としては、

1．銀行から取得した入金明細を印刷
2．紙の入金明細1件1件を経理システムで入金予定データ検索
3．目視で突合したあと、入金額を経理システムに手入力
4．経理システム内で仕訳データを自動作成
5．印刷した上で承認担当者が1件ずつ承認

といった流れでした。

V-ONEクラウド導入前の入金消込処理フロー

──1件1件の目視での作業が多かったのですね。作業自体も大変だったとは思いますが、そこからどのような問題が生じていましたか？

小野寺様：当社では入金確認を毎日行っているので、なるべく当日中に当日分の消込作業を終わらせるように努力しています。特に20日や月末の振込入金が集中する日は、入金消込以外の業務に手が回らなくなり、残業が発生してしまう勤務体制が問題になっていました。
加えて、もともと入金消込の実務担当は銀行ごとに分かれていて、この銀行にどの得意先がどんな名義で入金してくるのかなど、属人的な知識と作業になっていたことも、課題として感じていました。

スクラッチ開発は多大なコスト負担
クラウド型システムの検討を開始

山田様

――導入前は自社開発の経理システム改修を検討されていたとのことですが、自社開発ではなく、外部システムの導入に踏み出したきっかけを聞かせてください。

山田様： おっしゃる通り初めは社内システムの改修を検討しました。しかし、社内リソースにも限りがありますし、かなりのコストがかかるため、断念しました。
2，3年ほど前から外部システムの導入を検討し始めたのですが、色々なシステムを見た上で、当社の業務に合った入金消込システムは『V-ONEクラウド』以外ありませんでした。

──V-ONEクラウドのどのような点を評価いただけたのでしょうか？

山田様：『V-ONEクラウド』は入金消込に特化しているだけあって、学習機能や手数料計上機能など、経理が本当に欲しい細かい機能が充実していて効率化が期待できました。後はグルーピング機能*ですね。
*おまとめ入金に対応する機能。複数請求書やグループ会社をまたいだ合算入金がある際に債権先をグルーピングする機能。

また、営業の方からデモを見せていただいた際に、当社の入金処理フローにうまくフィットすることが想定できました。導入前にテスト環境を用意して頂き、そこで行った入金照合でも約90％の照合率となったことも導入の決め手になりました。

9割の振込入金を『V-ONEクラウド』で自動消込
クラウドサービスを活用できた好事例に

遠藤様

──V-ONEクラウドの導入後、入金消込業務の時間は削減されましたか？

遠藤様：これまでは１件１件入金消込をしていましたが、入金の9割を『V-ONEクラウド』で自動照合・消込できるようになりました。
入金予定データがない等の社内の事情で、自動照合・消込できないものが残るものの、課題となっていた入金消込業務の時間は導入前の半分程度に減っています。

山田様：『V-ONEクラウド』の機械学習機能が入金情報と取引先を自動で紐づけしてくれることが大きいです。これまで担当者の頭の中だけに存在していた情報を『V-ONEクラウド』が覚えてくれることで、属人性が解消され大変助かっております。

V-ONEクラウド導入後の入金消込処理フロー

一括消込機能画面

──ありがとうございます。その他に導入の効果があれば教えてください。

遠藤様：以前は仕訳の承認を全件、人が目視で行っていました。システム導入後も、承認行為自体は必要なのですが、人の判断が必要な入金消込の仕訳のみにチェックポイントを絞って承認することができるようになりました。つまり、『V-ONEクラウド』で自動消込できた入金仕訳のチェック作業は大幅に簡易化され、承認者にとっても業務負担の軽減になっています。

山田様：正直、この時代に入金消込という大事な作業を目視・手作業で行うことに違和感がありましたので、導入することができてよかったです。書類の印刷・保存も格段に減りました。
また、『V-ONEクラウド』による時間削減で、電子帳簿保存法への対応やインボイス制度など、新しい業務に時間が割けるようになったのはありがたいですね。

小野寺様： 今後も社内システムを刷新していくことは多いと思いますが、スクラッチで開発するのではなく、クラウドサービスを活用できた良い事例になったと思います。
まだ『V-ONEクラウド』を導入できていない支社にも早く広げていきたいですし、別業務においても『V-ONEクラウド』の成功体験を生かしていきたいですね。

本日は、お忙しいところインタビューにご協力いただき、誠にありがとうございました！