コンビニ決済の導入と併せてVictory-ONE【決済管理】を採用！ 未回収ステータスに応じた督促管理を実現

定額制プランの提供開始に伴いDSK社のコンビニ決済を導入
カラーはがきの採用で銀行振込と比べ未回収リスクを低減

──この度、コンビニ決済を新たに導入されたと伺っていますが、貴社のどの事業で活用しているのでしょうか？

仲眞様： 当社では病院や施設、あるいは個人向けに紙おむつなどの介護用品・福祉用品を提供しています。
その中でも、病院に入院されているお客様向けに月々定額制のプランを提供開始することになり、その請求にDSK社のコンビニ決済を導入いたしました。

（沖縄介護サービス 仲眞様）
※本インタビューは2021年11月に行われており、新型コロナウイルス感染拡大防止のためオンラインにて実施しました。

──以前はどのように請求されていたのですか？

仲眞様： 月々のご購入分をまとめて請求書を発送し、銀行振込で代金を回収していました。当社目線では売上額の集計や請求書の発送そのものが大変でしたし、お客様目線では使用した分だけ支払が発生するので支出の予定が立て辛く、定額プランと比べると利便性が悪かったと考えています。

──定額プランの請求手段をコンビニ決済に決めた理由を教えてください。

仲眞様： 当社も限られたリソースの中で進める必要がありましたので、可能な限り作業負担を抑えることを念頭に検討していました。

銀行振込は先ほどの理由に加えて未入金の発生度合いが高いことが懸念でした。口座振替も検討しましたが、依頼書回収に手間がかかりますし、短期入院などで利用が短期間だった場合のことも考えるとコンビニ決済がベストと判断しました。

──DSK社のコンビニ収納代行サービスを採用した決め手を教えてください。

仲眞様： コンビニ収納代行サービスの提供だけでなく、払込票の作成からお客様への発送までアウトソーシングが可能など、当社側の作業負担が軽減できそうだったのが一番の決め手でしょうか。また、業界のパイオニア企業だったのも大きいです。

平田様： 沖縄介護サービスさんは、当社のカラーはがきタイプの払込票をご利用いただいております。カラーはがきで作成から発送までのアウトソースが可能で、比較的安価に提供できる点は業界でも珍しく、モノクロはがきや封書などと比べて特徴がでるため、お客様に届いた際に目立つので支払遅延防止にも役立つと考えています。
また、はがきの色を3色(青・緑・赤)から選択することもできますので、督促用のはがきは警告色の赤にするなど、お客様への請求ステータスによって使い分けていただくことで、代金の未回収リスクを低減できます。会社ロゴを掲載してより視認性をあげることも可能です。

実際、カラーはがきでのコンビニ収納を始めてみて、代金の未回収は減りましたか？

仲眞様： そうですね、当社は送付回数順に青→緑→赤とはがきの色を変えるルールを設けていますが、導入してからまだ赤まで行ったことはありません。 銀行振込だった当時と比べて未納は確実に減ったと思います。

※請求書(カラーハガキタイプ)イメージ

依頼データの作成や入金消込・未回収管理を目的に、
Victory-ONE【決済管理】を採用

――ありがとうございます。それではここからはVictory-ONE【決済管理】のお話を伺わせてください。コンビニ決済と同時にVictory-ONE【決済管理】を導入した理由を教えていただけますか？

仲眞様： Victory-ONEを導入した目的は２点あります。
１点目は、DSK社とのデータのやり取りのためです。
払込票はがきを送付するには、まずDSK社に請求書作成依頼データを作成・WEB管理画面上でアップロードしなければなりませんが、そのデータ作成は手作業だと煩雑になりミスが発生しそうでしたし、CSVファイルのデータレイアウトやルールが多少難しいので、私以外の担当者が作成する場合のことも考えてシステム化したほうが良いだろうと考えていました。これは収納データ(入金結果)の受信の際も同様です。

２点目は、もちろん消込と未入金管理のためですね。日々発生する新規の払込票に加えて、未納分の再発行や督促も同時に行わなければならないので、例えばエクセルなどで賄おうとすると確実に抜け漏れが発生しそうでした。

コンビニ決済の導入にあたり、こういった懸念点をDSK社に相談したところ、請求書作成依頼データの出力とコンビニ決済の入金消込が標準連携しているVictory-ONEをご紹介いただき、導入することになりました。

──導入期間中に大変だったことや気をつけた箇所があれば教えて下さい。

仲眞様： Victory-ONEへの請求データのインポート、またVictory-ONEから出力した請求書作成依頼データをDSKと連携するところに注意しましたね。
本番前に何度かテストをさせていただいたのですが、初めはどうしてもうまくDSKにデータを送ることができずにエラーが発生していました。ですが、貴社のサポート担当の方が親身になって補助をしていただいたおかけで、最初の請求の際にはスムーズにデータ送信ができましたね。

業務フローイメージ図

未回収状況の早期可視化で、全社的な業務効率化に寄与
今後予想される件数の増加にも作業負担が増えない体制を構築

──それでは導入から約１年がたった現在の状況や効果について教えてください。

仲眞様： おかげさまで安定稼働できています。 Victory-ONEを使えば一瞬で消込ができ、未回収の状況が一目でわかるので、督促のご連絡にも早く取り組めています。
加えて、先ほども申し上げましたがコンビニ決済とあわせて導入した結果未回収の件数自体が減ったので、全社的な効率化やキャッシュフローの改善にもつながっています。

──無事に効果が出ているようで何よりです！最後に、今後の決済周りの展望などがあれば教えていただけますか？

仲眞様： 新型コロナウィルスの影響でなかなか進められていなかったのですが、コンビニ決済を提供する事業範囲をもっと広げようと考えています。Victory-ONEが無ければ、単純に処理件数が増えて作業ボリュームが大きくなってしまうところですが、 Victory-ONEが有れば件数が増えても作業負担はほとんど増えないので、今後に向けて大きなメリットだと考えています。

本日は、お忙しいところインタビューにご協力いただき、誠にありがとうございました！