部署をまたいだ非効率な決済照合業務をVictory-ONE【決済管理】で一本化！食品業のEC決済照合効率化事例

事業の成長に伴い照合件数が増加
社内のリソースが不足し対応が難しい状況に

──本日はインタビューにご対応いただき、ありがとうございます。
早速ですが、当時「決済照合」という業務をどのようにされていたか、教えてください。

川瀬さん： 当社にはEC営業専用の「受注管理システム」と、EC営業を含めたすべての販売情報が計上される「基幹システム」の２つの販売管理系システムが存在するのですが、まず、我々EC営業側で「受注管理システム」と「基幹システム」の売上データを照合し差額を修正します。
次に、経理のほうで「基幹システム」の売上データとモールや決済代行会社からの決済結果データを受注明細単位で照合していました。
そこで差額が発生していた場合は、経理から我々に確認や調査依頼が届き、入力ミスや入力漏れの修正を行う、という流れでした。
経理と営業の拠点がそれぞれ長野と東京にあるため、やり取りの手間が結構かかっていました。

（EC営業部 川瀬さん）
※本インタビューは2021年10月に行われており、新型コロナウイルス感染拡大防止のためオンラインにて実施しました。

──受注管理システムと基幹システムの売上データ照合を行っている理由を教えてください。

川瀬さん： 今は受注管理システムをリプレイスしたので改善されたのですが、当初は受注管理システムと基幹システムのデータ連携ができておらず、EC営業の売上は基幹システムへ手入力していました。
手作業ですのでどうしても入力ミスが発生しやすく、また注文キャンセルなどが発生した際もリアルタイムで反映できないため、受注管理システムと基幹システムの売上額に差異が出る原因となっていました。
そのため、受注管理システムと基幹システムの照合をする必要がありました。

──売上額と決済額の照合についてですが、決済合計額を基準にグロスで売上額を訂正するのではなく、あえて明細照合を行い訂正すべき売上明細を特定している理由を教えて頂けますか？

川瀬さん： 売上計上ミスが発生した際に修正すべき売掛が明確になるよう、お客様単位での計上を基本としており、決済合計額を基準にグロスで売上額を訂正するということをしていません。そのため、以前は照合で特定しきれなかった不明売掛金を雑損として処理することがありました。そして、ご注文件数が増えるにつれ照合の工数と不明売掛金が増えたことから、月ごとに明細レベルで照合を行い、決済額と売上額の不整合を正していく必要がありました。

――当時の決済照合業務には、どのような課題がありましたか？

川瀬さん： 数年前は月1,000件程度の照合件数だったので、まだ経理の方で照合作業は回せていました。
ただ事業の成長に伴い、御社にご相談した時点で照合件数が3~5,000件まで増えてきておりまして、経理の方ではかなり無理をして照合作業に時間をとっている状況でした。

また照合作業の内容面についてですが、5店舗を運営しているため、店舗毎に決済のリードタイムが異なっていたことも照合作業を煩雑にさせている原因でした。例えば、売上の入金は月に一度まとめてくるのですが、クーポンやポイント、広告費等の相殺についてはECモールごとに入金のタイミングが異なり、月ズレや不整合を起こす原因となっていました。

こうした作業の複雑さもあって、経理だけでは対応が難しくなり、EC営業側で照合作業をできないかという相談を受けました。現状は我々で照合作業を行うことになりましたが、どちらが作業するにせよシステムを導入して効率化しないと立ち行かない状況にはなっていました。

──Victory-ONE【決済管理】の導入の背景と決め手を教えてください

川瀬さん： ECモールに出品している企業は他にも沢山あり、同じような悩みを抱えた企業も少なくないだろうと思っていました。ですので、何か決済照合や入金照合のような作業を効率化できるシステムがあるだろうと思い、ネットで検索して御社にお問い合わせした次第です。

ですが、ピンポイントでこの業務を効率化するシステムがVictory-ONE【決済管理】以外に意外と存在しなく、相談した他の会計システムベンダーからも、業務要件を伝えると御社をお勧めされた記憶があります（笑）。

──導入中、何か苦労したことや気を付けたことはありましたか？

駒形さん： Victory-ONE【決済管理】導入を機にこれまで経理で照合していたデータを我々EC営業で確認することになりましたので、Victory-ONE【決済管理】で照合すべきデータ内容の理解や確認が大変でした。そのため、設定作業などの多くは御社サポート担当の方にお力添えをいただきまして、運用部分や最終系の確認などは経理にも入ってもらいながら、業務フローの構築・導入作業を進めました。

決済照合が一部門で完結し、全社的な業務効率化に貢献
合理的なシステム化によって差異の発生も抑制

──それでは最後に、導入後の運用や効果について伺わせてください。

川瀬さん： 今までは、売上計上と照合作業の担当部署が分かれておりましたので、どうしても差異が発生した場合のコミュニケーションに時間が取られており非効率でしたが、我々EC事業側で売上～照合までまとめて行うことで全社的には作業工数が削減できたと思います。

駒形さん： Victory-ONE【決済管理】の導入後に、ECモールの追加や自社サイト上のオンラインショップ開設を行ったのですが、これらの対応もスムーズにいきました。
Victory-ONE【決済管理】を導入していなければ単純に作業ボリュームが増えてしまうところでしたが、御社サポート担当の方に照合データの追加設定いただけ、モールの追加にも対応できていますので助かっています。

（EC営業部　駒形さん）

――Victory-ONE【決済管理】で正確に照合を行うことで、調査を行うべきデータは減りましたか？

駒形さん： そうですね。今ではシステムの制約上どうしても毎月アンマッチになってしまう数件を除いて、ほぼすべての売上が一括で照合できています。

川瀬さん： Victory-ONE【決済管理】の導入と同時期に、受注管理システムの入れ替えも行いました。そのタイミングで基幹システムとの連携を行えるようにしたり、これまで差異の原因となっていた部分を調整したりしたこともあって、差異が発生する件数自体大きく減少しましたね。
今では経理と差異の確認を行うこともほとんどなくなり、経理の電話口の声も心なしか明るくなった気がします（笑）。

今回はインタビューにご協力いただき、ありがとうございました！