| 会社名 | 株式会社キズキ |
|---|---|
| 住所 | 東京都渋谷区代々木1-46-1 キハラビル 4階 |
| 設立 | 2015年7月13日 |
| 事業概要 | 学習支援事業部 ＜キズキ共育塾 ・家庭教師キズキ家学 ＞、就労支援事業部 ＜キズキビジネスカレッジ ＞、公民連携事業 |
| 企業URL | https://kizuki-corp.com/ |
※特記のない限り上記情報は2023年12月末時点のものとなります。
拠点の増加で手作業に限界！V-ONEクラウド導入で1日かかっていた消込作業が1/3まで減少！
株式会社キズキ 様
導入製品：V-ONEクラウド
業種：福祉
課題：消込システムの新規導入 | エクセルからの脱却
「事業を通じた社会的包摂」というミッションのもと、株式会社キズキは不登校や中退の方の学習支援事業やうつや障害による離職者の就労支援事業など、生きづらさを抱えている方たちに寄り添うサービスを展開して、近年の社会課題解決に向け、尽力しています。
2015年に設立して以来、2023年12月現在では従業員数も600名を越えるなど、急成長している当社ですが、メイン事業の1つである就労支援事業の拡大に伴い、拠点が増化しました。経理業務は本社に集約しており、拠点の増加に比例して、手入力・目視が中心のアナログな入金消込作業も増加し、人の手で行うオペレーションが限界を迎えていました。そのため、入金消込特化型システムのV-ONEクラウドを導入し、大幅に工数を削減することに成功しています。
それでは、どのように課題を解決したのか、V-ONEクラウド導入前の課題と導入後の効果を見ていきましょう。
目次
課題は煩雑な就労支援サービス特有の入金処理を解消すること
株式会社キズキが展開する就労支援サービス「キズキビジネスカレッジ」は、うつや発達障害などの方々のためのビジネススクールです。そのコンセプトは「うつや発達障害による離職期間に高度なビジネススキルを手に入れる」であり、「もう一度働きたい」という思いに応えています。
障害者総合支援法に基づく就労移行支援事業として運営しており、その仕組みの関係で入金は「国民健康保険団体連合会」と「サービスを契約しているお客様」の両方からあります。入金管理のオペレーションも２つに分かれており、消込作業が複雑になっていました。消込件数としては、お客様からの入金が月40件程度、国民健康保険団体連合会からの入金では、お客様ごとに請求管理をしている都合により月130件程度となっていました。
V-ONEクラウド導入前のお客様向け運用フロー図
V-ONEクラウド導入前の国民健康保険団体連合会向け運用フロー図
| お客様からの入金処理フロー | 国民健康保険団体連合会からの入金処理フロー |
|---|---|
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目視・手入力が中心の消込作業が非効率
上図を見ると、それぞれの作業工程で請求・入金の抽出方法や登録方法などが異なります。また、一件ずつ目視で確認し、手入力で入金消込の結果や会計システムへの転記を行っていたため、アナログで非効率になっていました。また、実際に発生はしていませんが、消込先の誤入力などの人的ミスにより督促の誤りが発生するリスクがある状態のため、体制として危惧をしていました。
作業が属人化し、担当者が休むと業務遅延のリスクがある状態
表計算ソフトを利用した消込業務のため、マニュアルが存在せず、担当者にノウハウが蓄積する業務となっており、経理担当の方以外にはわからない作業の属人化が起こっていました。それ故、担当者の方がお休みをすると業務が遅延するリスクも抱えていました。
消込作業の非効率・属人化のリスクを解消できるV-ONEクラウドを発見
消込業務を効率化し、属人化のリスクを解消できるツールがないか探していたところ、V-ONEクラウドを見つけました。導入の決め手となったのは以下3点です。
- AI（機械学習）による自動照合で消込作業が大幅に削減されることが想定できたこと
- お客様からの入金と国民健康保険団体連合会の入金を統一したフローで消込できること
- 販売管理システムや会計システムへの手動転記を減らせること
V-ONEクラウドで消込作業と消込後の仕訳・計上処理を効率化
V-ONEクラウドを導入したことで、もともと目視・手入力となっていた消込業務がシステム化され、業務も大幅に効率化しています。また、販売管理システムや会計システムへの手入力による転記作業もV-ONEクラウドから仕訳データを出力し、各システムへインポートできるようになるなど、アナログ作業が削減されています。
V-ONEクラウド導入後の運用フロー図
入金消込作業の手順
- 販売管理システムから請求データを出力
- お客様向けと国民健康保険団体連合会向けの請求データを分けてV-ONEクラウドへ取り込む
- 「一括消込」で照合をかけ、請求情報と入金情報の合致内容が妥当か目検で確認しつつ、入金消込を行う
- V-ONEクラウドから消込済みの入金実績を出力し、販売管理システムに一括で入金登録する
- 会計システムへの仕訳用のCSVファイルをV-ONEクラウドから出力し、一括で仕訳登録
V-ONEクラウド導入前は、お客様と国民健康保険団体連合会を分けて消し込まなければならなかったのですが、導入後は、両方の入金情報をまとめて一括で消し込めるようになっており、この部分でも大幅に作業工数が削減できています。また、目視での照合ではなく、あくまでシステムが照合を行い、内容が妥当かを確認するだけで済むため、手動の入力作業ミス等のリスクもなくなっています。
販売管理システムへの入金実績の取り込みや会計システムへの仕訳登録も手入力から、CSVでの一括登録ができるようになったことで、工数、入力ミスの削減も実現できています。
アナログ管理からシステム管理に経理DXを実現し、属人化解消
入金消込業務が経理担当者1名にノウハウがたまり、アナログ管理になっていた当社ですが、V-ONEクラウドを活用し、入金消込業務をシステムにより標準化させたことで、属人化のリスクや非効率となっていた業務を大幅に効率化することができています。実際に1日を要していた消込業務は1/3程度に圧縮、1名で経理業務を担当する方のリソースも大幅に改善でき、空いた時間を他の業務に有効活用できるようになります。
株式会社キズキのように、システムをうまく活用することで、本来、経理担当者が時間を使いたい業務に集中することができます。入金の件数がそこまで多くない状態でも1人で複数業務を担当している場合は、システムが大きな下支えになります。同じような状況となっている場合は、ぜひV-ONEクラウドの活用をご検討ください。
ClientProfile
