経理業務の効率化を後回しにせず、今すぐ進めるべき理由とは？

なぜ、経理業務の効率化は後回しにされるのか？

多くの企業にとって、「売上を伸ばす」ことは大きな目標です。特に起業から間もない時期は、売上に直結する「営業」や「企画」など、いわゆるフロントオフィスの人員や業務フローの改善に注力することでしょう。
一方で、「総務」や「経理」などのバックオフィスは、事業に欠かせない業務であるにも関わらず、「事業が成長した”後に”改善しよう」と考えられがちです。

たとえば社員数10人未満のスタートアップなど、これから取引先を開拓していくステージの企業の場合、「とりあえず税務申告に必要な経理で十分」と考え、Excelなどを用いて、手作業による人海戦術で経理業務を回す場合もあるでしょう。

しかし、企業は常に成長過程にあるため、いったん後回しにした経理業務の改善に、いつまでたっても着手できないということになりがちです。結局、経理業務を本格的に見直すのは、企業がある程度成長し、会計士の監査や株式上場の審査をクリアする必要に迫られ、初めて着手するということにもなりかねません。
このように経理業務の改善を後回しにすることは、企業の成長を長い目で見ると、決して賢い選択とは言えないのです。

経理業務の効率化を後回しにすることによる弊害

なぜ、非効率な経理業務を続けるべきではないのでしょうか？それは、企業が成長するほどに取引先が増え、経理業務が複雑化することで、従来の方法ではいずれ対応が困難になることが明らかだからです。

債権管理は、取引件数の増加に伴って必要な作業量が増加していきます。たとえば、債権管理の代表的な業務である「入金消込」では、自社の請求情報を把握し、通帳などで入金情報と突き合わせてチェックすることになります。当然ながら、請求書や通帳などをチェックする手間は増え、取引先によって異なる支払いの運用ルールを1つひとつ把握しておく必要もあります。

A社は請求した翌月末の支払い、B社は翌月15日払い、C社は翌月20日払いといった取引先ごとの運用ルールを把握しておかないと、「支払いが遅れているのかどうか」を正確に判断することができないからです。

取引者数の増加に伴い、作業の量も煩雑さも増え、従来のようなExcelでの管理は、すぐに限界を迎えてしまいます。その結果、経理業務全体に遅れが発生し、やがては「リアルタイムな経営管理を困難にする」という問題を引き起こします。経理業務の遅れから、自社の経営状態を20日遅れでしか把握できないとすれば、その20日間にすべきであった経営判断が手遅れになってしまうということも生じ得るのです。

もちろん、こうした経理業務を税理士などにアウトソーシングする企業もあるでしょう。しかし、税務申告と経営管理では必要とする情報は似て非なるもの。やはり、経営管理に活用するためには、自社の経理業務を改善し、より効率的な仕組みを構築することが欠かせません。

このように、非効率な経理業務は適切な経営管理の阻害要因となるだけでなく、経理業務の増加に伴う経理部門社員の人件費の増加などが積み重なり、企業の業績にダメージを与えます。特に、株式上場を目指す場合、会計士の監査や証券会社などの上場審査をクリアにしなくてはなりませんから、さらに、精緻な経理が求められ、入金消込などの業務を効率化する必要があります。しかし、いきなり対応するのは難しいため、いち早く効率化に着手すべきだと言えるでしょう。

経理業務の効率化を目指すなら、”システム導入”がおススメ

それでは、どのように経理業務の効率化を進めていけば良いのでしょうか？その1つの答えが、”債権管理に特化した”システムの導入です。

一般に、経理業務の中でも「経費の精算」など、一部のものについて、既にシステムを導入している企業もあります。ところが、債権管理については、これまでシステム導入が一般に進んでいませんでした。なぜなら、債権管理は「売上」と「入金」の情報を扱うものであり、上記で説明したように、取引先ごとに異なる支払いのタイミングなどの運用ルールに合わせざるを得ないという事情があることから、あらゆる取引先の運用ルールに対応する汎用的なシステムを作るのが難しかったからです。

実際、既に導入している会計システムのオプション機能を使って債権管理を行う企業もありますが、情報を入力する段階で「どうしたらいいのか？」と迷う場面はどうしても生じがちです。たとえば、複数の請求書に対してまとめて入金があったり、請求額と入金額の差額があったりというイレギュラーなケースがあると、その都度、経理担当者は頭を抱えることになり、スピーディーに業務を進めることができません。

また、販売管理システムを利用している企業もありますが、こちらは在庫の管理など、いわゆる”モノの動き”をベースとしたシステムであるため、お金の動きを追う債権管理においては十分に機能しないということもあり得ます。

こうした背景により、債権管理に関してはシステム化が遅れ、200人を超える中規模になっても、創業期と同様にExcelなどで個別入力を続ける企業も少なからずあります。取引件数が増え、ますます経理業務が複雑化しているにも関わらず、非効率な方法を続けるわけですから、フロントオフィスに本来割くべき社員を経理部門に配置する必要が生じるなど、業績を圧迫することにもなりかねません。

そこで求められるのが、債権管理の業務を”自動化できる”システムの導入なのです。人の判断がなくとも、経理処理をこなせるシステムを導入しておけば、上記の問題を未然に防ぎ、傷口が広がるのを抑えることができます。取引件数がまだ十分に伸びていない段階の企業であっても、早期にシステムを導入しておくことで、既存の経理業務の仕組みを変更するために生じる「取引データの移行」や「社員に操作要領を指導する」などの負担も軽く済みますし、いずれ取引先が増えてからも経理業務をスマートに続けることができるでしょう。

経理業務の効率化は、結果として決算の早期化につながり、さらに、これまで経理部門に割いていた人員を、営業などフロントオフィスに回すといったことも考えられます。先手先手で「売上UPのための施策」の立案し、実行可能となるのです。

“債権管理業務に特化した”システムが、事業の成長スピードを早める

従来、新たなシステムを導入する際には、コストがネックとなることもありました。しかし昨今は、コストのかからないクラウドサービスが出ており、無理なく導入できます。これらのクラウドシステムの中でも、特に債権管理を得意とするシステムが「V-ONEクラウド」です。

たとえば、V-ONEクラウドには、「請求情報」と「入金情報」を照合し、入金消込業務を自動化する機能があります。「請求金額と入金額に誤差がある」「取引先と異なる名義から振込がされている」といったイレギュラーなケースも、独自の学習機能により処理可能ですから、人の手で仕訳を手入力せずとも、適切に経理処理を行い、経営管理に必要な情報を速やかに確認できるようになります。

このように、債権管理をシステムにより効率化することで、経理業務全体をスピードアップでき、リアルタイムな経営管理を可能とします。それが、ひいては事業の成長スピードそのものを早めることにもつながるでしょう。企業が成長した後にも、株式上場後の会計監査への対応など、上乗せされる業務に対してもスムーズに対応できるようになります。