複数システムでバラバラに入金消込！効率改善と事業拡大にはシステムの整理が必要だった

自社のサービスに特化した自社開発システム。ただし拡張性に問題があった

株式会社ユニクエストは2006年の創業以来、お葬式に関わるさまざまなサービスを手がけてきました。必要最小限にパッケージ化した葬儀サービスである「小さなお葬式」やお坊さんの定額手配サービス「てらくる」、葬祭物品ECサイトの「ユニコレ」などです。

同社の代表的なサービスである「小さなお葬式」は、日本全国の葬儀社と提携し、電話で葬儀の依頼を顧客から受け付け、依頼内容に適した葬儀社に葬儀を委託するサービスとなっています。お客様が提携葬儀社に支払った葬儀代金から、施行代金を差し引いた金額が同社に支払われます。

同社では、これらのサービスの販売管理や請求書発行を2020年まで自社開発のシステムで運用しており、使い勝手は良かったものの拡張性に問題があったといいます。

「特に小さなお葬式のシステムは自社のエンジニアがガッチリと作り上げていて、販売管理システムと債権管理システムが一体化していました。そうなると新しい事業を組み込むような場合、すべてのシステムを改修する必要が出るなど改修費用と開発期間が問題になりました。専用システムは使い勝手は良いのですが、請求書発行や債権管理に関して拡張性に問題があったのです（古川氏）」

同社が自社で丹念に作り上げてきたシステムは、いつの間にか新規事業展開の足かせになってしまっていたのです。

複数の請求がまとめて振り込まれる！システムをまたがると入金消込も困難を極めた

またこの自社システムは、入金消込にも問題がありました。たとえば「小さなお葬式」で葬儀の委託を行うと同時に、「ユニコレ」で同じ葬儀社に葬祭物品の販売をしたとすると、葬儀社に対しては2枚の請求書が発行されることになります。請求書を受け取った葬儀社は、当然のこととして一括で葬儀の請求額と葬祭物品の料金を振り込んでくるのですが、同社としては違うシステムで売り上げた代金が同じ口座に入ることになってしまうのです。

「小さなお葬式のシステムにも入金消込の機能はありました。ただし自社システムで消し込めるのは完全一致のときだけ。このような場合は、小さなお葬式のシステムで消しきれなかった入金を吐き出し、別にスプレッドシートで管理しているユニコレの債権については人の手で消し込みを行っていたのです（古川氏）」

複数の事業を複数のシステムで運用していると、販売管理や請求書発行、入金消込などがすべて複数となってしまい、業務の効率に大きな影響を与えてしまいます。

「私の入社よりもっと前に、上からの指示でコールセンターのメンバーが手が空いている時間に消し込み作業を行っていたこともあるようです（笑）やはり、途中からは精度の問題も出てきたのですが（古川氏）」

V-ONEクラウド導入前フロー図

その後は請求専門の担当者を置き、入金確認に仮想口座（※1）を利用するなど入金消込の手間を省く工夫を続けていましたが、今では入金件数が月平均1,500〜2,000件にもなり消し込み精度の向上が課題となっていました。

「私の独断ではありましたが、この状況をなんとかしたかった。すぐに変えないと、業務が回らないとも思いました。また自社システムを利用していて、受注・販売管理のシステムと請求システムを切り離すのはマストだと考えていました（古川氏）」

このような経緯から、同社では自社開発システムの置き換えを行うと同時に、入金・債権管理が一元化できる「V-ONEクラウド」も導入することになりました。

※1：仮想口座とは、事業者の法人口座に複数紐付けられる振込専用の口座。仮想口座には固有の口座番号が割り当てられるので、事業者は顧客ごとにこの口座を用意すれば入金の照合を円滑に行うことができる。

マネーフォワードと連携できるV-ONEクラウドの選択は大正解だった。業務時間の効率化だけでなく、すばやい債権回収も実現

同社は、会計と請求管理（請求書発行）に「マネーフォワード」、自社販売管理システムとマネーフォワードとの連携に「Kintone」、入金と債権管理に「V-ONEクラウド」を導入し、システムの置き換えを行いました。

「全体がガチガチになってしまうERPは入れたくありませんでした。顧客のことを考え、請求管理には請求書のフォーマットに自由度の高いマネーフォワードを選択。請求書発行と入金消込は分けた方が使い勝手が良いと考えていたので、マネーフォワードと相性の良いV-ONEクラウドを導入しました。結果的には大正解でしたね（古川氏）」

「V-ONEクラウド」の導入により、請求担当者は入金消込に費やしていた時間のうち月30時間程度の効率化（時間の節約）が可能になりました。

V-ONEクラウド導入後フロー図

また、今まで消し込めなかった入金はサービスごとのスプレッドシートに振り分けを行っていたため、入金から消し込みまで一気通貫した記録が残っていませんでした。「V-ONEクラウド」導入後は銀行に振り込みがあった事実から入金消込まですべての記録が残るので、これも導入してよかったと感じるポイントとなっているようです。

「似通った振込に関しては以前から仮想口座で消し込みを行っていましたが、V-ONEクラウド導入後は精度が上がりました。両方使うことで効果を最大化できたのです。また債権回収にも効果がありました。以前はシステムがバラバラだったので債権確認に時間がかかった。これを一括管理できるようになったので、早期に債権回収のアクションが起こせます。取引先にも今頃？と言われなくなったので担当者が喜んでいましたね（笑）

あとは万が一、何か問題が起きたときの対処でしょうか。あとから会計システムと入金を突き合わせるにしても、V-ONEクラウドはすべての履歴に残るのでとても追いやすくなりました。もし問題が起きた時にも原因の究明は早くなりそうです（古川氏）」

自社システムの入れ替えと「V-ONEクラウド」の導入は、キレイな債権管理を実現してくれた

業務の効率化はもちろん、今後の事業拡大のためにも自社システム置き換えの必要性を強く感じていた古川氏。思いきって行った大規模なシステム入れ替えは、着実な効果を生み始めています。

「自社システムから他社システム（クラウドシステム）への置き換えは、事業を大きくするためには必要なことでした。結果として分断されていた販売、請求、会計、入金消込のフローがうまくつながって、業務効率化に効果を発揮しています。また企業にとって販売はもちろんですが、対価の回収はとても大切なプロセスです。今回、V-ONEクラウドを導入したことによって、弊社ではキレイな債権管理が実現できたと考えています。各種システムの入れ替え効果と合わせて、これからも事業拡大のフェーズに合わせた債権管理、業務時間の削減、社内の活性化などに効果を発揮してくれるものと期待しています（古川氏）」

事業に関わる業務プロセスは、それぞれが過度に一体化することなく、また孤立せずシームレスに運用されていることが重要です。株式会社ユニクエストは過去の資産に固執せず、思いきった改革で事業拡大と業務効率向上への舵を切りました。各システムの相乗効果に着目した同社の取り組みは、当初の期待以上に効果を発揮しているようです。

自社システムの置き換えと同時に「V-ONEクラウド」を導入し、販売、請求、会計、入金消込の業務効率化に成功した株式会社ユニクエストの事例紹介でした。