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債権管理が重要な理由とシステム化のメリット

債権管理が重要な理由とシステム化のメリット

企業間取引の多くは、商品やサービスを「売掛」で販売しているため、「債権管理」は多くの企業で欠かせない業務となっています。債権管理を疎かにすると、会社の収益にも大きな影響がでてしまうため、会社を維持するためにも非常に重要な業務です。

こちらの記事では、債権管理の基本から債権管理のよくある課題を解決するための方法までを詳しく解説します。

目次

債権管理とは?

請求書管理のイメージ画像.jpeg

日本の企業間取引では、商品やサービスを提供した時点で代金を受領することはほとんどありません。多くの場合、請求書を渡し、「売掛金」や「未収入金」という債権として会計処理をした上で入金を待つという手順を踏むのが一般的です。

ここで必要になる業務が、「債権管理」です。債権管理の目的は、売上に見合った代金が適切に支払われているかを管理することであり、入金を確認できなければ取引先に督促を行わなくてはなりません。この自社の請求情報と顧客からの入金情報を照合する作業を「入金消込」といいます。

債権管理が重要な理由

もし、請求した代金が支払われなければ、商品やサービスをいくら提供しても収入を得られないため、コストばかりがかさみ、収益が減少するという事態に陥ってしまいます。適切な債権管理は、会社の業務には欠かせない重要な業務なのです。

債権管理の流れ

債権管理には大きく分けて三つのフェーズがあります。一つ目は回収すべき売掛金や未収入金を、金額や回収予定日、回収手段などと共に管理するフェーズ。二つ目は前述で作成した回収予定リストをもとに、回収期日に取引先から入金がちゃんと為されているかを確認する「入金消込」フェーズ。そして最後は、入金消込の結果回収が遅延している債権を把握し、社内に情報を展開したり取引先に督促をしたりするフェーズです。

債権管理のよくある課題

債権管理業務の書類イメージ.jpeg

上記のように、企業にとって非常に重要な債権管理ですが、間違いが許されないため、経理担当者にとってはプレッシャーが大きく、確認のための作業量も膨大です。

1.入金消込の課題

取引先に対して誤った督促行為をしてしまえば、信用問題に発展しかねないため、連絡をする前に入金処理に間違いがないかしっかりチェックをする必要があります。そして、「請求書が正しく送付されているのか」「自社の営業担当と取引先の間でどのようなやりとりがされているのか」など、自社の関係するセクションに対する確認作業も欠かせません。

また、きちんと取引先が代金を振り込んでいたとしても、入金消込が難しい場合もあります。よくあるケースとして、取引の多い会社から、複数の請求書に対して1回にまとめて支払われることがあります。この場合、どの請求書に対する入金なのかを検証しなくてはなりません。さらに、振込手数料や消費税などが原因となり、請求額と入金額に誤差が生じることも多く、やはり注意が必要です。

2.手作業による課題

こういった作業を、紙と電卓を片手に手作業ですべて行うと正確性の点で不安が残り、何度も繰り返し確認作業を行うことになります。入金消込に多くの時間をかけると、会計の締めが遅れ、リアルタイムに会社の経営状態を把握できなくなってしまいます。加えて、会計監査や税務申告など、法的な期限のある業務に影響が出るなど、さらなる大きな問題にも発展しかねません。

3.エクセルの限界

多くの場合、債権管理に用いるExcelデータは、Excelに詳しい経理担当者が独自に作成しているものです。ですから、この担当者が異動や退職をし、十分な引き継ぎがないまま後任者が業務を受け持つと、その後の業務が滞ってしまうリスクが生じます。

また、一般に債権管理のためのExcelデータは、1ヶ月ごとにシートを作成されているものが多く、1年分など、長期間の推移を確認する上では一覧性に欠けるデメリットもあります。さらに、入金情報を個別に入力していくため、入力の手間や打ち間違いのリスクがあります。前月分のExcelシートに記載された情報をコピーして使用する場合、その1つの入力ミスが、その後の月にも影響を及ぼす恐れもあるでしょう。

Excelを用いる手法において、何よりも恐ろしいのがデータの紛失や破損トラブルです。バックアップも人任せになるため不十分なことが多く、データを修復できなければ、再び最初から債権管理のためのファイルを作成することになります。

債権管理の課題解決に役立つシステム化

経理業務イメージ.jpeg

これまで説明した債権管理の手法が抱える問題点は、「システム化」により業務を自動化することで解決することができます。

1.信用できる回収リストの作成

一度債権管理システムに正しい残高を登録してしまえば、翌月からは新規で発生した売上データや請求データを投入することでシステムが締め支払いのサイクルなどのマスタ情報から回収予定日を算出し、正確な回収予定リストを作成することが可能になります。

これにより、資金繰りなどに使用する帳票をリアルタイムで出力することができるようになるでしょう。

2.入金消込業務の大幅な効率化

債権管理業務に特化したシステムであれば、金融機関から入金情報を自動で取得し、前述の回収予定リストと自動で紐付けを行い入金消込を実施。早期に入金遅延を発見すること可能になります。

3.債権管理に必要な帳票の自動作成

債権管理は企業にとって非常に重要な業務であり、経理部はさまざまな角度の帳票作成を求められているでしょう。前述の回収予定リストの作成や入金消込作業が正確に行えていれば、債権管理システムからいつでも残高年齢表(エイジングリスト)や滞留一覧、回収予定表などを出力することが可能になります。

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独自の機械学習機能により、異なる名義での振込やおまとめ入金、振込手数料までも学習することで高い照合率を実現します。また、入金データは金融機関に接続して自動で取得が可能。日々の入金確認の手間を削減します。

さらに、残高年齢表(エイジングリスト)や滞留一覧表をワンボタンで出力することも可能です。回収状況や滞留状況を営業部門にメール/チャット通知することで、全社的な債権回収意識の向上にも寄与します。

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