口座自動振替のやり方｜導入することで顧客満足度を上げる

口座振替(口座自動振替)とは？

「口座振替」とは、銀行口座から支払代金が自動で引き落とされる決済サービスのことです。商品・サービスを購入した顧客の口座からそれを販売した事業者の口座に、支払代金分が移されます。

口座振替を導入すれば、現金でのやり取りが必要ありません。料金が自動的に回収されるため、事業者側は時間と手間を節約できます。
また、定期的な支払いを自動的に行うため、支払い漏れや不足、遅延が起こるリスクを減らすことができます。

「口座振替」と似た言葉に「口座振込」があります。顧客が能動的に振込み行為を行う口座振込に対して、口座振替は銀行側が自動で振込みを行う点に違いがあります。

口座振替のやり方4STEP

口座振替の申し込みをする場合、大きくわけて以下の4つの段階があります。

1. 各種機関との契約
2. 顧客から書類を受け取る
3. 書類を送付する
4. 引き落とし結果を待つ

では、それぞれ詳しく解説していきます。

①各種機関との契約

口座振替を利用するには、事前に金融機関、もしくは多数の金融機関と提携関係にある決済代行会社・信販会社と契約を結ぶ必要があります。

金融機関と契約を結ぶ場合、金融機関ごとに審査を受け、契約書を交わし、口座振替を行います。

一方、顧客数が多くなってくると、契約を締結すべき金融機関の数が増えてきて、事業者側の事務負担も増加します。その際、多数の金融機関と契約を結んでいる決済代行会社・信販会社を利用すると、事業者側は審査、契約、口座振替、入金管理の一本化が可能です。

決済代行会社・信販会社を利用すれば、複数の金融機関と契約を結ばなくても済むため、事務負担は軽減できます。ただし、金融機関に支払う手数料に加え、決済代行会社・信販会社に対する導入費用、月額利用料や手数料なども追加で発生します。

②顧客から書類を受け取る

金融機関もしくは決済代行会社・信販会社との契約が終わったら、顧客に口座振替依頼書の記入を依頼します。記入が必要なのは、金融機関名、口座番号、普通預金か当座預金かの選択、口座人の名義とそのフリガナ、住所、電話番号などです。口座人の名義については、法人の場合は代表者名とその役職を記入してもらいます。

また、金融機関に届け出をしている印鑑による捺印も必要です。口座振替依頼書は一般的に3枚つづりになっていて、1枚目に記入すると2枚目と3枚目にも転写されるカーボン用紙が使用されます。しかし印鑑は手作業で3枚ともに押す必要があり、押し忘れがないかのチェックが必要です。なお、3枚目は顧客側が保管するため、確認の必要があるのは2枚です。

③書類を送付する

顧客に書いてもらった口座振替依頼書は、指定の金融機関もしくは決済代行会社・信販会社に郵送します。その際は、到着期限をチェックすることと、口座振替依頼書のコピーを取っておくことの2点、注意が必要です。

到着期限については指定した振替日によって変わってきます。金融機関または決済代行会社・信販会社が公表しているスケジュール表で確認し、到着期限がいつになるのかチェックしておくことが大事です。

また、口座振替依頼書をコピーしておくこともポイントです。口座振替を設定する際に口座情報の入力が必要になるため、控えは保管しておく必要があります。

④引き落とし結果を待つ

口座振替が行われたことは、振替日から数日後にチェックできる金融機関、決済代行会社・信販会社が多いです。もし顧客側の原因で引き落としがされなかった際、問い合わせや督促がどのように行われるのかは、金融機関、決済代行会社・信販会社によって異なるため、事前に確かめておくのが望ましいです。

口座振替を導入する際に確認しておくべき4つのポイント

実際に口座振替を導入する場合、事前の確認を疎かにすると手痛い失敗をする可能性があります。導入後に問題が発覚して混乱することがないように、この項目で解説する3つの確認ポイントに目を通して必ず事前チェックをするようにしましょう。

お客様情報の管理を徹底できるか

口座振替を利用するためには、お客様の銀行口座情報が必要です。この情報を適切に管理することが、情報漏洩や不正利用の防止につながります。また、口座情報の更新や変更など、お客様とのコミュニケーションを円滑に行うことが重要です。

他の決済手段と一元で管理できるか

口座振替のみならず、銀行振込やクレジットカード決済なども並行して行う場合、合計の入金額を自動で集計して一元管理できるかどうかの確認が必要です。もし一元管理できず、管理システム・管理画面が別々になってしまう場合、管理が複雑になり決済管理における事務負担が増えてしまいます。

一元管理システムの導入には、費用や運用負荷などが発生するため、導入前にしっかりと検討することが必要です。しかし、複数の決済手段を導入している場合には、一元管理システムの導入は管理の効率化や運用負荷の削減につながりますので、検討してみる価値があります。

口座振替依頼書のデータ化はできるか

口座振替依頼書の送付をペーパーで行う場合、郵送料がかかることに加え、事務負担も発生します。口座振替依頼書をデータ化し、ペーパーレスで送付できれば、事務作業は簡略化可能です。また、顧客情報を口座番号込みで管理できるため、連絡する際の手間も減らせます。

もしデータ化ができない場合、顧客数が増えるとそのたびに口座振替依頼書の送付作業が発生するため、データ化できるかどうかは重要なチェック事項です。

口座振替のメリット｜事業者側

顧客の支払手段として口座振替を提供する事業者には数多くのメリットがあります。代表的なメリットとして以下のようなものが挙げられます。

支払い漏れリスクの低減

口座振替を設定した場合、代金が自動的に引き落とされるため、顧客が支払いを忘れたり、支払いが遅れたりすることがありません。これにより、事業者側の未入金リスクが低減され、安定した収益を確保することができます。

また、良くも悪くも顧客が支払いの意識をすることなく振替が行われるため、中途解約のリスクを減らせる側面もあります。

コスト削減

口座振替は、請求書に関する業務のコストを削減できます。
請求金額が顧客の口座から自動的に引き落とされる仕組みなので、請求書を作成する業務など人的コストの削減が可能です。

キャッシュフローの安定化

口座振替を利用することで、キャッシュフローの安定化が期待できます。口座振替を設定することで、定期的な支払いが確実に行われるため、事業者側は将来的な収益を予測しやすくなります。これにより、事業の安定的な成長を支援することができます。

一方、口座振替をされる顧客側のメリットとしては、代金の支払いに手間がかからないこと、支払い忘れがなくなること、クレジットカード決済のようなセキュリティ面へのリスクを負わなくて済むこと、などが挙げられます。

口座振替のデメリット｜事業者側

口座振替における事業者側のデメリットとしては、初回引き落としを行うまでの工程の複雑さ、顧客の預金残高がなければ代金未回収となること、振替依頼から入金までに数日～10日ほどのタイムラグが発生することなどがあります。

口座振替にはメリットだけではなく、デメリットも存在します。ここでは事業者側にとって代表的なデメリットをいくつか紹介します。

取引手数料が発生する

銀行口座との連携や、口座振替システムの利用には取引手数料が発生するため、コストがかかることがあります。これにより、事業者側のコストが増加する可能性があります。

振替依頼から入金までに数日のラグがある

支払いが行われた後、銀行の処理や休日などの影響により、口座への入金に数日かかる場合があります。このため、事業者側は入金のタイミングを調整し、資金繰りに影響が出ないようにする必要があります。

一方、口座振替の顧客側のデメリットとしては、口座振替が開始されるまでの期間は振込作業が必要となり手間がかかること、登録した口座が残高不足にならないようにチェックが必要なことなどが挙げられるでしょう。

口座振替が向いている4業種

口座振替の導入に向いている業界は、定期的な支払が発生する業種に向いています。具体的には以下の4つが挙げられます。

ECサイト

ECサイトでは、商品・サービスをサブスク・定額制により販売する形態が一般的となりつつあります。口座振替は継続した支払いが必要となる際に便利な決済手法なので、ECサイトとの相性がよいです。

不動産賃貸

毎月一定額の支払いが発生する場合に向いている口座振替は、不動産賃貸の代金回収・支払いにも最適です。支払い忘れによる家賃滞納のリスクを避けられます。振込手数料よりも振替手数料の方が安いため、その点でもメリットが大きいです。

介護系

要介護認定を受けた高齢者に行った介護保険サービスの自己負担額は、基本的に利用者本人の存命中は必ず発生します。口座振替としておくことで、顧客にとっては支払い・振込作業の手間を省き、支払い忘れを防げます。介護サービス提供事業者側としても代金未回収のリスクを避けられるため、メリットは大きいです。

オンラインサービス系

オンラインサービスとは、オンラインショッピング、オンラインミーティング、オンラインゲーム、オンライン予約、オンライン授業などにおけるサービス業を指します。現地・店舗に出向かなくてもサービス利用ができ、今や一般的となりつつあるサービス形態です。

これらオンラインサービスでは、一回のみのサービス利用で終わることは少なく、継続利用されることが多いです。そのため、毎月自動で引き落としが行われる口座振替の決済方式が向いています。

近年では、金融機関、決済代行会社・信販会社の「オンライン口座振替」への対応が一般的となりつつあり、その場合は口座振替依頼書などによる手続き自体もオンラインで設定可能です。商品・サービスの購入から口座振替の申し込みまで、すべてオンライン上で行えるようになっています。

まとめ

「口座振替」とは、銀行口座から支払代金が自動で引き落とされる決済サービスのことで、逐一顧客が振込作業を行う「口座振込」に比べて、手数料の安さ、顧客の支払い忘れを防げることなど利点が多いです。ただし、口座振替を開始するまでの手続きが必要で時間がかかること、顧客の口座の残高がなければ自動的に支払い不可になることなどのデメリットもあるため、事業者側・顧客側の双方ともに注意が必要です。

特に注意が必要なのが口座振替を導入する前に、以下のことを徹底できるかどうかです。もう一度「口座振替を導入する際に確認しておくべき4つのポイント」をチェックしておきましょう。

1. お客様情報の管理を徹底できるか：お客様の銀行口座情報を適切に管理することで情報漏洩や不正利用を防止し、口座情報の更新や変更に対応することが重要。
2. 他の決済手段と一元で管理できるか：複数の決済手段を導入している場合には、一元管理システムの導入が管理の効率化や運用負荷の削減につながり、検討する価値がある。
3. 自動継続システムは搭載されているか：自動継続システムが導入されていれば、引き落としごとに作業が生じることを防止し、経理部の事務負担の軽減が可能。
4. 口座振替依頼書のデータ化はできるか：口座振替依頼書をデータ化し、ペーパーレスで送付できると事務作業を簡略化でき、顧客情報を口座番号込みで管理できるため、連絡する際の手間も減らせる。

現在、口座振替との相性がよいECサイトやオンラインサービス、介護サービスなどは市場規模が大きくなりつつあります。クレジットカード決済にはないメリットなどを考慮すると、口座振替は将来的に高いニーズが継続し続ける決済手段といえます。