月次決算とは？目的と流れを徹底解説！ミスを減らすためのコツはチェックリストにあり

月次決算とは？目的とメリットも解説

すべての法人は、事業年度ごとに年次決算を行うことが義務づけられています。年次決算によって1年間の収益と費用、資産と負債などを集計して決算書を作成します。その決算書をもとに税務申告をしたり、株主に経営状況を報告したりします。
 
それに対して月次決算は法律による義務はなく、実行するかはそれぞれの法人の任意です。
しかし、月次決算を行うと経営成績や財務状況を月ごとに確認できるため、経営の現状を分析し、方針を決定するうえでの指標にもなります。効率的に企業運営をするためには、重要な業務だといえるでしょう。

早期の経営判断が可能になる

月次決算を継続して行うことにより、売上や利益など事業の状況をリアルタイムで把握でき、その情報をもとに経営者が迅速に経営判断をくだすこともできます。また、資金繰り状況をタイムリーに把握できるため、資金計画も修正しやすくなります。
 
つまり、月次決算を行う一番の目的は、自社の経営成績・財務状況を把握し、経営戦略を立案する情報を経営層にタイムリーに提供することです。それ以外にも、月次決算を実行すると、次に挙げるようなメリットが生じます。

年次決算の精度を高められる

月次決算は、1カ月ごとに年次決算に向けて準備する役割も持っています。誤りがあった場合、タイムリーに仕訳を修正しておくことで、決算見込みの精度を上げることができます。

金融機関からの融資が受けやすくなる

資金が必要になった場合、融資の申込みをしてからしばらくは、調査や審査を待たなければなりません。しかし、月次の決算書を提出できれば、金融機関の判断材料になるため、融資決定までの期間を短縮できる可能性もあります。

月次決算の流れとスケジュール

月次決算は、年次決算とまったく同じ内容で進める必要はありません。スケジュールがタイトになるため、以下のように大きく3つのステップに分けて作業を進めます。

決算整理

決算整理では、主に以下の作業が必要です。

• 現金と預金残高の確認
• 棚卸資産の確認
• 仮払金や仮受金など仮勘定の整理
• 未払費用や前払費用など経過勘定の計上
• 減価償却費や引当金の計上
• 売掛金・買掛金を計上する

月次報告資料の作成

月次決算で必要となる書類は企業によって異なります。一般的には以下のものを作成します。

• 損益計算書
• 貸借対照表
• 資金繰り表
• その他資料（予算実績対比表、売上高推移表、売掛金残高表など）

事業報告

月次決算として株主への報告などは必要ないので、決算書をまとめたら経営陣に事業報告を行います。

月次決算のポイント

月次決算全体のスケジュールは、まず月末などを締め日として設定し、締め日から2～3日以内に請求書の取りまとめや、経費の精算を済ませます。その後、決算書を作成し、翌月10営業日までには月次の会議等で報告ができるとよいでしょう。
 
年次決算のように時間をかけることはできないので、スケジュール管理を徹底して、決められた手順に従い効率的に進める必要があります。重要なのはスピードと正確さです。
 
毎月繰り返す業務になるため、社内で統一されたプロセスを構築しておけば、締め日から報告までの期間を短縮でき、同時に決算内容の精度を高められる可能性があります。
 
正確さを追求するためには、勘定科目を整理することと、請求書や経費などの申請をスムーズに行うことが重要になります。事前に社内での包括的なルールを決めておき、月次決算用の業務フローも作成しておくとよいでしょう。必要に応じてチェックリストを作り各部門で共有すれば、手順の進め方が分かりミスを減らせます。
 
月次決算の内容は業種ごとに異なります。複雑な処理が必要になる場合は、業務フローを自動化するのも1つの方法です。また、業務の負担が大き過ぎる場合は、会計システム全体で自動化ツールを導入するとよいかもしれません。

月次決算の課題

月次決算の実行にはメリットもありますが、課題もあります。

経費の計上に時間がかかる

会社の規模が大きくなると、部署や支店、プロジェクトチームが複数存在する場合があります。経費の出どころが複数にわたると、期日までに適切に経費申請されず、精算のスケジュールが遅延することがあります。

仕訳と証憑の確認に時間がかかる

証憑の確認や整理を手作業で行っていると、処理作業に多くの時間がかかることがあります。
また、請求関連業務や経費精算業務が月次決算と重なるため、ミスが発生しやすくなります。

月次決算の課題と解決策

月次決算では、時間や手間がかかり人的ミスが発生しやすいという課題があります。その課題を解消するカギを握るのは、人的ミスを防ぐ業務の自動化にあるといえるでしょう。最も効率的な解決策は、ツールを導入することです。
 
人の手による処理では対応できるデータの量にも限界があるため、大量の処理が発生する場合には業務効率の改善が期待できます。
 
日々進化する最先端の技術とクラウドサービスを組み合わせると、販売管理、入金管理、在庫管理、金融機関との取引などを、すべて統合したシステムとして運用することもできます。
 
このように、ツールを導入することで、より効率的で精度の高い月次決算が可能になります。最終的には年次決算にも多大なメリットをもたらし、経営全体の効率化にもつながるでしょう。

まとめ

月次決算を実行することは、年次決算をサポートするだけではありません。最後に、月次決算を活用するためのポイントをまとめておきましょう。

• 月次決算を行う目的は、リアルタイムで経営状況を把握し、今後の経営方針を決定、経営戦略を立案すること
• 月次決算は、決算整理～決算書作成～事業報告の手順で進められ、基本的には締め日から10営業日を目安に経営陣に報告する

月次決算は数字をまとめて資料を作ることが目的ではなく、短期的な企業の経営状況を把握することが目的です。業務の目的を見失わないように、日々の業務で見直すべき部分を迅速に改善することが、企業にとって大きな利益となるでしょう。