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課題はサブスクサービスの伸長による入金・債権管理フローの煩雑化

エムオーテックス株式会社 様

導入製品:V-ONEクラウド

業種:IT・インターネット

課題:消込システムの新規導入 | エクセルからの脱却 | 債権管理体制の強化

課題はサブスクサービスの伸長による入金・債権管理フローの煩雑化

ネットワークセキュリティーサービスを展開するエムオーテックス株式会社は、販売代理店を経由した製品販売が中心となっていましたが、近年のクラウドサービスやサブスク人気に伴い、企業としてサブスクサービスの販売にも力を入れはじめました。

以前は、年間保守費用等に関する販売代理店様20~30社程度の入金消込・債権管理が中心でしたが、「LANSCOPEシリーズ」を中心としてサブスクサービスの直接契約件数も増加し始めたため、サブスク契約における入金・債権管理が煩雑になっていました。

経理部門では、チームとしてノンコア業務が自動化できるように経理業務のDXを意識し、サブスク管理を効率的に処理できる仕組みが作れないか模索されていた中、入金・債権管理が一元化できる「V-ONEクラウド」を導入いただきました。

ご導入いただいた経緯や「V-ONEクラウド」を導入する決め手となったポイントを総務本部 経営管理部 経営管理課 グループ長 樋口様に伺いました。

月末月初は1分でも惜しいのに、サブスクリプション特有の前受金処理などに工数が取られる

エムオーテックス様

「入金・債権管理フローが課題となることは予測をしていた」と語る樋口様ですが、「特にここ数年はサブスク販売が伸長することによる処理件数が増えてきたので、月末月初でサブスクの入金処理に手間がかかっていた」とのこと。

ここで、「V-ONEクラウド」導入前のエムオーテックス社の入金・債権管理フローを見てみましょう。

導入前はサブスクの年間契約一括支払に関する前受管理が大変だった

「V-ONEクラウド」 導入前のフロー図

エムオーテックス様導入前フロー図

同社の債権回収フローは、salesforceを販売管理システムとして利用し、salesforce上にて入金入力・債権管理を行っていました。また、販売代理店によって、請求形態も様々で、検収完了後にすぐに入金をいただくケースや請求書が不要となるケースなど、販売代理店様のニーズに併せて、債権回収フローが設計されていました。しかし、当時は債権先の数もそれほど多くは無く、滞留債権管理を担当されているメンバー1名がExcelでできてしまうほどで、そこまで大きな負担ではありませんでした。

作業負担が大きくなっていたのは、前受金振替の処理でした。サブスクサービスを展開している企業様ではよく抱えているお悩みですが、請求に関しては顧客によって年額請求か月額請求かの大きく2パターンがあり、特に年額一括払いの場合には前受金管理が必要で、毎月前受金を売上に振り替える作業が必要となります。
もともと年間保守サービス等で前受金処理は発生していましたが、サブスクサービス販売強化に伴い、より前受金処理が負担となっていました。

例えば、以下のような条件でサブスクサービスが契約された場合は、

  • 年間利用料\120,000のサービス
  • 2022年1月~2022年12月の期間契約
  • 2021年12月末に年額を請求し、2022年1月末に入金

下図のような仕訳イメージとなります。

同社のサブスクサービスの仕訳方法

仕訳方法_エムオーテックス様

毎月月末に仕訳データを作成する際は、当月発生した売上に対し、すでに年額受領済みの案件を抜き出し、前受金と売掛金の相殺仕訳を入力する必要がありました。この作業を行うため、salesforce内の膨大な過去データをエクスポートし、Excelの数式を駆使して金額を算出しており、大きな負担となっていました。

システム検討段階で、入金消込・債権管理は一元管理できるものを探していた

同社では販売管理システムのsalesforceで入金管理をしていますが、サブスク商材は管理しづらい状態でした。そこで、サブスクの販売管理はsalesforceと相性のよいZuoraを導入しました。salesforceからZuoraへサブスクの請求データを連携し、全請求データはsalesforceで一括管理しています。

課題となっていた前受金の管理は、salesforce上にある全請求データを「V-ONEクラウド」へデータを取り込むことで、

  • 振込先銀行からの入金データ自動取得
  • 入金消込
  • AI(機械学習)による振込名義人/合算入金/振込手数料計算の自動化
  • 前受金管理
  • 滞留債権管理

などの手動になっていた入金・債権管理一元化を実現しています。

「V-ONEクラウド」 導入後のフロー図

エムオーテックス様導入後フロー図_1400×800.png

「V-ONEクラウド」の前受金管理機能で処理が1日から数十分へ短縮

導入前に悩みの種であったサブスクの前受処理は、「V-ONEクラウド」の前受金管理機能を使って劇的に改善しました。

前受け金管理表_エムオーテックス様

入金消込・債権管理担当者は1人なので、サブスクの処理が増えてきた近年では、前述のように入金消込作業、前受金管理、滞留債権の洗い出しに1日を費やしていました。

V-ONEクラウドを導入してからは、システムがこれらの作業を自動行ってくれるため、処理が数十分でできるようになっています。

サポートのレスポンスが非常に早いので、システムに慣れてなくても安心

チャットサポート画面

エムオーテックス様_チャット画面

「V-ONEクラウドでは、操作がわからない時にすぐに問い合わせができるチャット機能がついていますが、いつもレスポンスが早く、すぐに返信があるので、非常に便利に感じています。」と樋口様からご評価いただきました。

まだまだ、手作業や手動、目視などが多いバックオフィス業務ですが、人口減少を起因とした人材不足が続いていくことが予測されています。ノンコア業務から本来の職種の役割を果たす環境を用意するDXを推進していくことは、これからの業務基盤を整える中で、非常に重要なトピックスと言えるでしょう。

経理業務DXで業務効率化に成功したエムオーテックス社の事例のご紹介でした。

ClientProfile

エムオーテックス株式会社
会社名 エムオーテックス株式会社
住所 大阪市淀川区西中島5-12-12 エムオーテックス新大阪ビル
設立 1990年7月
事業概要 ・自社パッケージ製品の企画・設計・開発・販売
・セキュリティサービス事業
企業URL https://www.motex.co.jp/

※特記のない限り上記情報は2022年3月末時点のものとなります。

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