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入金消込とは?読み方から作業の流れまで簡潔に解説

入金消込とは?読み方から作業の流れまで簡潔に解説

会計処理の中でも最も重要な作業の1つが消込です。

消込(けしこみ)とは、売掛金などの債権や、買掛金などの債務の勘定科目の残高を消していく作業のことです。消込は大きく2つに分けることができます。1つは、取引先への請求金額と実際の入金額とを照合し、誤りがないことを確認する「入金消込」です。もう1つは、取引先からの請求金額と実際の出金額を照合し、誤りがないことを確認する「支払消込」です。

消込作業は正確性が求められますが、ミスが起きやすい作業でもあります。この記事では、消込作業の一般的な流れや作業の進め方を解説します。また、よくあるミスと解決策をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 

目次

消込とは?読み方と入金消込と支払消込も解説

消込とは?読み方と入金消込と支払消込も解説

企業間の取引では、商品の受け渡しの時点で、都度金銭のやり取りをすることは少なく、あらかじめ決めておいた期日にまとめて支払いをする掛取引が一般的です。「入金消込」とは、実際に入金された額と取引先に請求した金額、または実際に出金した額と取引先からの請求金額を照合し、売掛金・買掛金などの残高を消していく作業のことをいいます。ちなみに、消込を英語では「reconciliation(レコンシリエイション)」といいますが、これは調和や一致を表す言葉です。また「clearing(クリアリング)」という表現を使う場合もあります。
 
消込は、以下の2つの作業に分けられます。
 

入金消込(にゅうきんけしこみ:receipt reconciliation)

売掛金に対する消込のことで、取引先に請求した金額と、実際に取引先から入金された金額とを照合し、間違いがなければ会計帳簿の売掛金等を消していく作業です。

支払期限内に入金がない場合は、営業担当者から取引先に確認を入れます。それでも入金されない場合は催促を行います。

入金消込についての詳細はこちらの記事をご覧ください。

 

 

支払消込(しはらいけしこみ:payment reconciliation)

買掛金に対する消込のことで、取引先からの請求金額と、実際に支払った金額とを照合し、間違いがなければ会計帳簿の買掛金を消していく作業です。

ただし消込は取引の数が多いほどミスが起こる可能性も高まります。そのミスが、取引先との信用問題に発展するリスクもあるため、丁寧で正確な作業が求められるのです。

 

入金消込の流れ

消込作業の基本的な流れについて、入金消込を一例に解説します。ある取引先に10万円の商品を納品した場合、帳簿上には「借方/売掛金100,000円」「貸方/売上100,000円」で仕訳します。

 

借方 貸方
売掛金 100,000 売上 100,000

次に支払い期日が来て、その取引先から入金があったとします。データを照合した結果に間違いがなければ、「借方/普通預金(または当座預金)100,000円」「貸方/売掛金100,000円」で仕訳し、売掛金を消して消込作業が完了します。支払消込の場合も、勘定科目が異なりますが流れはほとんど同じです。

 

借方 貸方
普通預金 100,000 売掛金 100,000

 

消込作業を行う方法

入金管理表で消込作業を行う

ここでは、エクセルで消込作業を行うポイントを紹介します。

エクセルでの消込作業の流れ

入金消込を行う際は、入金管理表に基づいて行います。入金管理表とは、いつ、どの取引先からいくら入金されるのかを管理するための表のことです。はじめて入金消込作業を行う場合は、無料で公開しているサイトもありますので、自社に適したテンプレートを試用するといいでしょう。

次に、入金データを確認するために、銀行の通帳を用意し入金日と入金金額、入金名義など通帳に記載されている情報をひと通りエクセルに記録します。最後に、銀行の入金データと売掛金を照合して、間違いがないように消込作業を進めます。

 

便利な機能の活用

消込の件数が多いと、手間がかかる上にミスも発生しやすくなります。エクセルでは、複雑な計算を自動処理できる関数機能や、同じ作業を繰り返すことができるマクロ機能などを利用できます。

 

エクセル利用の注意点

エクセルに入金情報を入力する作業や、入金データと請求データの突合をする作業は、どちらも目視で確認を行わなければなりません。似たような金額の取引が複数件発生する場合もあり、間違えやすいポイントですので、ダブルチェックを行うとよいでしょう。

また、最終的な会計処理はエクセルで行った消込を会計ソフトに反映させなければ完了しません。この時、会計ソフトへの入力を手で行うと時間がかかり、ミスが発生しやすいポイントの一つですので、注意が必要です。

 

消込作業の注意すべきケース|ミスが増えるポイント

消込作業の注意すべきケース|ミスが増えるポイント

丁寧に作業を進めていても、消込作業ではミスが起きやすいポイントがあります。その中から、とくに注意すべきケースを5つ紹介しておきます。

 

入金予定日に入金がない場合

取引先から期日になっても入金されない場合があります。そのままでは未回収債権になってしまうため、速やかに取引先に問い合わせる必要があります。
その際、実際は入金があるにもかかわらず、見落としにより督促をしてしまうと取引先との信用問題になりかねないため、再度チェックを行いましょう。

 

入金日や支払いサイトが取引先ごとに異なる場合

入金日や支払いサイトが取引先別に異なる場合もあり、適切に管理する必要があります。

 

1つの取引先で複数の取引が存在する場合

ある取引先に複数の商品やサービスを提供する場合、請求書も複数になるケースがあります。これらが別々に入金されると、請求と金額の照合でミスが起きやすくなります。

 

複数の請求書をまとめて一括で振り込む場合

取引先が複数の請求分を一括で入金する場合にも、それぞれの請求金額と合計金額をチェックする必要があり、件数が多くなると消込の際にミスが発生しやすくなります。

エクセルなどで消込を行う場合、担当者が目視で確認する作業が非常に多くなります。また、よく似た名前の取引先が複数存在したり、取引先の名義と振り込みの名義が異なったりして、エラーが生じやすい状態になります。

 

入金消込の作業をシステム化してミスを減らそう

入金消込の作業をシステム化してミスを減らそう

前述したように、人の手によって消込作業を行っていると、どれほど注意を重ねてもミスのリスクをゼロにはできません。取引先が多くなることに比例して消込作業も増えると、手作業には限界があるかもしれません。

そうなった場合は、自動化ツール導入の検討をおすすめします。R&ACが提供する債権管理・入金消込システム「V-ONEクラウド」なら、正確な消込作業が可能です。ここでは、主な機能を紹介しましょう。

V-ONEクラウドロゴ便利な主要機能:債権計上機能・入金消込機能・回収予定管理機能・督促管理機能

一括入金消込機能

これまで手作業で行ってきた消込作業を、AIによる自動照合に一本化できます。入金データと請求データの照合がワンクリックで瞬時に完了。入金管理表などへの消込結果の反映が自動で行われます。消込業務にかかる時間と手間を、大幅に軽減することが可能です。

 

入金データ自動連携機能

複数の金融機関からの入金情報収集も、V-ONEクラウドで自動化できます。入金データを自動で取得するため、データは常に最新の状態に更新されます。

 

API連携機能

主な経理関連システムとのAPI連携が可能なため、販売管理システムや会計システムともスムーズにデータのやり取りができます。データ取り込みの手間もかからず、仕訳の二重入力などのミスも防げます。

 

債権管理帳票機能

V-ONEクラウドなら、10種類以上の帳票を自動で作成して出力できます。エクセルファイルをもとに、複数回入力を繰り返すような手間は必要ありません。

 

債権代表者グループ機能

取引先の子会社への請求が、親会社から一括で入金されるケースや、1つの請求に対して分割で入金されるケースなどでも、自動で紐づけして照合できます。

こうした機能以外にも、V-ONEクラウドは以下のような機能を備えています。

 

  • 消込仕訳出力
  • 入金方法毎処理設定
  • 消込組合せレコメンド
  • メールチャット連携
  • 滞留明細一覧(督促管理)

 

V-ONEクラウドを導入することで、消込作業にかかる時間は大幅に短縮できます。また経理担当者は自動化した業務以外の、より高度な業務に集中できるでしょう。

入金消込、債権管理業務に必要な機能を特化しているV-ONEクラウドは販売管理システムやERP、会計システムなど経理周辺のさまざまなシステムとの連携も可能です。そのためシステムをコンパクトにでき、大幅にコストを抑えることが可能で、他部署やステークホルダーとの調整が必要となってくる請求関連のシステムとくらべ、経理部門だけでシステム導入が完結するので、導入期間も短く、効果もすぐに得やすいことが大きなメリットです。

 

まとめ

入金消込の作業をシステム化まとめ

消込作業は、非常に重要なプロセスですが、ミスが発生しやすい業務でもあります。重要な3つのポイントを最後にまとめます。

 

  • 消込作業は決まった流れに沿って行います。しかし、正確さと慎重さが求められるため、作業件数が増えると担当者の負担が大きくなり、かかる時間と手間も増大します。
  • 消込作業にはミスが発生しやすいポイントがあります。その点に注意しながら、ミスを防ぎつつ迅速な作業が求められますが、作業量が増えるとミスのリスクも高まります。
  • 正確な消込作業と効率性を両立させるなら、自動化ツールを検討する必要があります。ミスを回避できるだけでなく、作業の時間と手間を削減することが可能です。

 

自動化ツールなら、機能性とコストパフォーマンスに優れたV-ONEクラウドがおすすめです。経理業務の効率化にとどまらず、経営効率化にも貢献するでしょう。

今回は消込について解説しましたが、ほかにも経理に関するさまざまな記事を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

V-ONEクラウドの詳細はこちら

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